Чтобы вы всегда знали текущее статус-кво после делегирования задач через Outlook, вы можете указать, что хотите получать отчет о статусе переданных задач. Это также может быть полезно, особенно для сложных задач.
Делегируйте задачи
Чтобы делегировать задачу, вызовите команду в Outlook 2013 или более поздней версии. Начало - Новые элементы - Запрос задачи в Outlook 2010 Начало - новые элементы - дальнейшие элементы - запрос задачи, в Outlook 2003/2007 New - Новый запрос задачи. Затем введите данные и адрес электронной почты сотрудника, которому вы хотите передать задачу, и отправьте задачу. Но что, если вы ввели задачу один раз в свой планировщик задач и только позже поняли, что у вас недостаточно времени на нее и что вам лучше делегировать ее? Затем действуйте следующим образом:
- Щелкните правой кнопкой мыши задачу в планировщике задач и вызовите Назначить задачу на.
- Затем введите адрес электронной почты человека, которому вы хотите передать задачу, напишите короткое сообщение и отрегулируйте срок выполнения, чтобы у вас еще было время проверить результат.
- Убедитесь, что у вас есть два варианта Сохраните обновленную копию этой задачи в моем списке задач а также Отправить мне отчет о статусе, как только задача будет выполнена включены. В противном случае задача не появится в вашем планировщике задач; кроме того, вы не получите автоматического уведомления о завершении задачи.
- Отправьте запрос задачи.
Таким образом, вы автоматически получаете информацию о прогрессе.
Чтобы делегированные задачи всегда отображались в вашем планировщике задач и вы получали уведомление, когда задача выполнена, в Outlook должны быть активированы два параметра, упомянутые в шаге 3. Тогда вам не всегда нужно помнить о включении параметров из шага 3 из предыдущего раздела при делегировании. Параметры включены по умолчанию, но лучше проверить их на всякий случай:
- В Outlook 2010 или более поздней версии вызовите команду Файл - Параметры - Задачи в Outlook 2003/2007 Инструменты - Параметры - Параметры задачи.
- В Outlook 2010 и более поздних версиях включите следующие параметры: Пополнять мой список дел копиями задач, которые я назначаю другим людям а также Отправить отчет о статусе, когда я выполнил поставленную задачу А..
- В Outlook 2003/2007 включите две опции Обновлять назначенные задачи в списке задач а также Отправлять отчет о состоянии, когда поставленные задачи выполнены а.
- Закройте диалоги.
Вот как вы можете отобразить статус завершения и ответственность
В списке занятий (просмотреть Простой список) столбец отсутствует % завершенныйчто в представлении Список деталей появляется. Если вы часто делегируете сложные задачи и ваши сотрудники регулярно документируют в Outlook, какой процент задач они уже выполнили, то я рекомендую вам использовать % завершенный также в представлении Простой список вставить. Это будет держать вас в курсе прогресса. Для этого действуйте следующим образом:
- Выберите представление в планировщике задач Простой список: Просмотр команд - Изменить вид - Простой список.
- Щелкните правой кнопкой мыши один из заголовков столбцов, например, на ссылка или в более старых версиях Тема заданияи вызвать команду Выбор поля на.
- Перетащите кнопку % завершенный Б. из диалога при нажатой левой кнопке мыши на строку с заголовками столбцов. Мое предложение: перетащите его в позицию справа от заголовка столбца Подлежит исполнению в. Красная стрелка показывает, где % завершенный вставляется как заголовок нового столбца С.. Как только кнопка окажется в желаемом положении, отпустите кнопку мыши.
- Если в представлении нет столбца Ответственный отображается, вставьте его, как только что описано. Ответственный можно найти в самом конце списка в диалоге Выбор поля.
- Затем закройте диалог Выбор поля.
