Внедрение видеоконференцсвязи, инструменты и правовая основа

Оставайтесь на связи с миром из дома

В последнее время с пандемией короны и связанным с ней домашним офисом видеоконференцсвязь стала неотъемлемой частью повседневной работы для многих сотрудников. Вот почему мы внимательно изучаем, какие технические требования необходимы, какие инструменты подходят и какие правовые условия применяются к видеоконференции.

Что такое видеоконференция?

Видеоконференция - это встреча двух или более людей, которая проходит виртуально через Интернет. Участники видеоконференции общаются через веб-камеру и микрофон.

Для организации видеоконференции необходим видеосервер, доступ к которому есть у всех участников. Во время видеовстречи все участники обычно видятся.

Приглашение участников на видеоконференцию и модерацию конференции часто берет на себя модератор, например, разрешив другим участникам освободить свой монитор или микрофон для выступления.

В зависимости от программного обеспечения для видеоконференции люди могут принять участие в мероприятии со своего компьютера или смартфона.

На рынке есть как бесплатные, так и платные инструменты для видеоконференцсвязи.

12 провайдеров для онлайн-встреч

1. Микого

Mikogo - немецкий провайдер онлайн-конференций и виртуальных презентаций. Особенностью Mikogo является то, что в видеоконференции используется только экран, но участники общаются друг с другом не напрямую через видео, а только через аудио.

Организатору встречи Mikogo необходимо создать учетную запись. Затем другие пользователи могут быть приглашены по электронной почте для совместного использования или управления экраном. Участие возможно через программу просмотра HTML через браузер со смартфона или компьютера.

Соединения через Mikogo зашифрованы с использованием 256 бит.

Дополнительная информация: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting разработан для видеоконференцсвязи высокой четкости. В зависимости от выбранного пакета в видеоконференции могут принять участие до 250 человек, а через видео можно подключить до 25 человек.

Настроить встречу легко, и ее можно провести спонтанно. Модераторы могут активировать отдельные функции для пользователей, такие как микрофон или совместное использование экрана.

Помимо участия через браузер или приложение, также можно позвонить по телефону.

Дополнительная информация: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer - это инструмент, который изначально был разработан для удаленного управления компьютерами. TeamViewer теперь предлагает собственный инструмент для видеоконференций с функцией «Встречи». Благодаря сквозному шифрованию программное обеспечение предлагает высокие стандарты безопасности и позволяет проводить спонтанные встречи, а также голосовые вызовы. Общение возможно напрямую через аудио или чат. В видеовстрече с TeamViewer могут принять участие до 300 человек.

Дополнительная информация: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

С помощью Google Hangouts Google предлагает компаниям платный инструмент как часть G-Suite. Это позволяет проводить видеоконференции напрямую. Кроме того, есть возможность проводить видеовстречи с помощью Google Meet. После этого у пользователей даже есть возможность добавить к разговорам субтитры или перевести их вживую. Однако функция перевода еще не полностью разработана.

Чтобы использовать Google Meet, пользователям потребуется учетная запись Google. Участие также возможно без приложения через браузер или Gmail. Одним из преимуществ инструмента видеоконференцсвязи Google является то, что все другие продукты Google, такие как электронные таблицы или документы и календари Google, можно легко комбинировать с этим инструментом.

Дополнительная информация: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex от Cisco предназначен для профессионального использования. Теоретически в собрании может принять участие до 40 000 человек, например, на крупных конференциях или выставках. Участие также возможно без соответствующей учетной записи через приглашение по ссылке. Однако у зарегистрированного пользователя есть дополнительные функции.

Дополнительная информация: www.webex.com

6. Масштаб

Zoom - один из самых популярных инструментов видеоконференцсвязи как в частной, так и в деловой сфере. Встречи можно синхронизировать и сразу же создавать в вашем собственном календаре. С согласия всех участников видеоконференции можно записывать очень легко. Еще одно преимущество состоит в том, что экраны могут использоваться несколькими участниками. Вы также можете, например, создать свои собственные конференц-залы.

Участие в конференциях возможно через приложение для ПК и смартфона, а также через браузер.

Дополнительная информация: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams является частью пакета Microsoft Office365. Инструмент специализируется в первую очередь на командной работе. Таким образом, это не только инструмент для видеоконференций, но и одновременно с этим предлагаются элементы управления проектами.

В собрании может участвовать до 10 000 человек.

Дополнительная информация: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Встречи Adobe Connect

Инструмент видеоконференцсвязи от Adobe был разработан в первую очередь для профессиональных пользователей. Например, переговорные комнаты можно оформить в корпоративном стиле. Инструмент также предлагает множество специальных функций, таких как анонимное участие в конференции.

Дополнительная информация: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Skype от Microsoft изначально был запущен как служба чата и видеозвонков. Этот инструмент существует с 2003 года. Но сейчас многие люди также используют Skype для видеоконференцсвязи. Это означает, что здесь также можно легко делиться файлами. Связь также возможна через встроенный мессенджер.

Дополнительная информация: www.skype.com

10. Встреча с джитси

Jitsi предлагает целую коллекцию бесплатного программного обеспечения для общения. Сюда также входит инструмент для видеоконференций Jitsi Meet. Видеовстречи можно начинать спонтанно, без приложения или регистрации. Присоединиться к встрече можно через индивидуально созданное приложение.

Встречи с помощью Jitsi можно планировать и организовывать с помощью общих календарей. Инструмент также можно подключить к программному обеспечению для управления проектами, например Slack.

Единственный минус: по заявлению производителя, в хорошем качестве могут общаться только до 35 участников.

Дополнительная информация: meet.jit.si

11. При этом

С помощью Whereby видеоконференции можно запускать прямо в браузере, без учетной записи или приложения. Участие легко возможно через смартфон или настольный компьютер.

Дополнительная информация: whereby.com

12. SocialHub Meet

Инструмент SocialHub Meet, разработанный в Германии, впечатляет прежде всего тем, что его реализация соответствует требованиям GDPR. Поэтому он подходит для компаний, которые высоко ценят защиту данных. Например, все службы размещены на серверах в Германии, а отдельные комнаты могут быть защищены паролями.

Дополнительная информация: socialhub.io

Важные критерии выбора инструмента для видеоконференцсвязи

Во-первых, вы должны подумать, каковы ваши требования к программному обеспечению для виртуальных встреч. Хотели бы вы использовать инструмент для поддержания связи с отсутствующими сотрудниками? Или вы хотите создать коммуникационную платформу для подробных обсуждений с клиентами? Чтобы сделать правильный выбор в соответствии с вашими потребностями, вы должны точно знать, что вам нужно. Важные моменты, которые следует учитывать при Диапазон функций Следует обратить внимание на следующие:

• Качество видео высокого или низкого разрешения,
• Максимальное количество потенциальных участников,
• Функция разделения экрана,
• Возможность совместной работы над документами,
• Шифрование данных и
• Цена и договор обязывающий.

Каковы преимущества платных инструментов видеоконференцсвязи?

Многие компании предлагают свои инструменты для видеоконференцсвязи бесплатно и даже без регистрации. Однако затем эти инструменты часто ограничены в своей функциональности. Кроме того, может случиться так, что бесплатные версии «оплачиваются» данными, которые собирают программы.

В случае с платной версией «голод по данным» инструментов обычно более ограничен.

Если компаниям нужны инструменты для видеоконференцсвязи на регулярной основе, лучше всего перейти на платные версии. Вы получаете выгоду от более высокой безопасности данных и всех необходимых функций.

Какое оборудование мне нужно для видеоконференции?

Для успешного проведения видеоконференции необходимо выполнение следующих технических требований:

• достаточно быстрое интернет-соединение
• камера с достаточно большим разрешением
• рабочий микрофон

Для проведения или участия в видеоконференции требуется минимальная пропускная способность 3 мегабита. Это гарантирует, что изображение будет видно без рывков. В любом случае, во время видеоконференции желательно выключить все программы, требующие большой пропускной способности. Во время видеовстречи не следует использовать даже потоковую передачу видео или музыки, если пропускная способность недостаточна.

Сетевой этикет на видеовстречах

Чтобы видеоконференции проходили без сбоев, участники должны придерживаться определенных правил. Модераторам лучше заранее сообщить правила встречи. Возможные правила:

• Без предварительного уведомления об этом не говорят. Иначе может случиться так, что все заговорят сразу.
• Когда один человек представляет, другие выключают свои микрофоны. Таким образом, лектора не беспокоят такие шумы, как шорох.
• Если все, у кого есть камеры, принимают участие, каждый должен также включить свои камеры. Все остальное было бы грубо.
• Каждый должен одеваться для видеовстречи, как для встречи на месте. В конце концов, никто не зайдет в офис в спортивном костюме.

Преимущества и недостатки видеоконференцсвязи

Есть много компаний, предлагающих видеоконференцсвязь. преимущества:

• Межсетевое общение без долгих путешествий
• Экономия на дорожных расходах
• более короткое время ответа
• оптимизированное общение и более быстрое принятие решений
• лучшее управление кризисами и проектами

Однако есть и недостаток как:

• более высокие технические усилия
• Общение возможно только со вспомогательными средствами
• снижение концентрации внимания на экране
• ни к чему не обязывающий характер, чем при живой встрече на месте

Юридические условия видеоконференцсвязи

Что касается закона о защите данных, видеоконференции подпадают под действие Общего регламента по защите данных. Соответственно, работодатели могут собирать и использовать данные о сотрудниках, если они служат «цели трудовых отношений» (раздел 26, абзац 1 BDSG) или если у работодателя есть «законный интерес» в этом (статья 6, абзац 1 f GDPR).

Интересы работодателя противопоставляются интересам сотрудников, которые заслуживают защиты. Это может быть опасно, например, если инструмент видеоконференции используется не только для встреч, но и для наблюдения за работой в домашнем офисе.

Избегайте усталости от видеоконференций

Теоретически видеоконференции можно начинать в любое время и в любом месте, но на практике скопление видеоконференций может привести к утомлению.

Одна из причин этого - высокая плотность стимулов, например, на встречах с большим количеством участников. В то же время на видеовстрече с включенной камерой никогда не знаешь, кто на тебя смотрит. Это чувство постоянного наблюдения может усугубить симптомы усталости. В конечном счете, постоянный взгляд на экран увеличивает усталость, не отвлекаясь.

Это можно исправить, сделав перерывы в более длительных видеоконференциях. Также может иметь смысл то, что участникам не нужно постоянно присутствовать на конференции со своим видео.

Запись видеоконференций - что можно?

Хотя запись видеоконференций кажется обычной практикой для многих, и многие инструменты предлагают эту возможность, существуют серьезные юридические проблемы.

Согласно СТГБ, запись непубличных разговоров или видеоконференций без разрешения может считаться уголовным преступлением. Действующие законы о защите данных также запрещают запись видеовстреч без согласия участников.

В принципе, закон рассматривает видеоконференции как замену живому совещанию. Любой, у кого нет видеозаписи, также сможет принять в ней участие.

Аргумент реализовать документирование видеовстречи с записью также не применим, потому что запись через текст также возможна в видеоконференции.

Для записи видеоконференции необходимо предоставить следующее:

• Добровольное согласие всех вовлеченных сторон, полученное до начала записи.
• Письменная форма согласия или документация согласия.
• Объяснение участникам значения и цели записи.
• Ссылка на право отзыва согласия.

Как правило, ни модераторы, ни участники не должны записывать видеоконференции без согласия других видеоконференций. Это также не применяется, если запись должна быть сделана для простых целей документирования.

Какой инструмент подходит для моей видеоконференцсвязи?

Сегодня видеоконференции в компаниях являются частью повседневной жизни. Рынок соответствующих инструментов велик, поэтому вы можете быстро потерять из виду. Следующие вопросы помогут вам выбрать подходящее программное обеспечение:

• Сколько людей в среднем принимает участие в моих видеоконференциях?
• Нужен ли мне «только» инструмент для видеозвонков или он должен содержать другие функции, такие как мессенджер, функции управления проектами и т. Д.?
• Можно ли интегрировать встречи для видеоконференций прямо в календарь?
• Вы хотите, чтобы серверы инструмента находились в Германии?
• Есть ли способ записать встречу?
• Могу ли я создать несколько конференц-залов?
• Можно ли участвовать во встречах через браузер?
• Сколько у меня денег в месяц на инструмент для видеовстреч?
• Я уже использую такие инструменты, как G-Suite, Adobe или Microsoft?

На практике перед тем, как оформить платную подписку, стоит сначала опробовать различные инструменты. Большинство провайдеров работают с бесплатным пробным периодом от 14 дней и более. За это время вы можете всесторонне протестировать инструменты с помощью различных видеоконференций и убедиться в соответствующих преимуществах.

Как и с другим программным обеспечением, вы и ваши команды в конечном итоге будете работать с ним. Поэтому компании должны привлекать своих сотрудников к процессу принятия решений, чтобы совместно найти консенсус в отношении инструмента, который в конечном итоге будет использоваться.