С легкостью создавайте стандартные письма с помощью этих инструкций
Необходимо сделать несколько шагов, прежде чем текстовый документ будет соответствовать заданным требованиям или вашим индивидуальным пожеланиям. Это может занять время. Но работа того стоит, если готовый файл в итоге выглядит привлекательно, а также убедителен с точки зрения содержания. Особенно, если вы хотите отправить документ разным получателям или вам он нужен в разных случаях, вы получите выгоду от функции Microsoft Word «Формы писем». Но как можно создать эти слияния?
Создание шаблонов писем в Word: Практический помощник в программе Office
Предположим, вы создали текст полностью в соответствии со своими идеями - формат и языковые настройки, а также графика, верхние и нижние колонтитулы и гиперссылки соответствуют соответствующим спецификациям. Вы также включили важные цитаты, уже подготовили оглавление и список источников и добавили их в текст. Файл готов, его нужно разослать длинному списку людей.
Если бы вам пришлось скорректировать текст для каждого получателя, важные настройки, такие как номера страниц или дата, могли бы сместиться или измениться автоматически. К счастью, на этом этапе Microsoft Word также имеет практические функции для создания шаблонов писем.
Такую функцию следует понимать как функцию, которая интегрирована в программу Office и доступна пользователю для редактирования текста. В дополнение к функции формы письма вы также можете, например, использовать макросы. С помощью определенной комбинации клавиш вы можете быстрее выполнять регулярно используемые команды. Функция «Найти и заменить» также является популярной функцией: вы можете использовать эту функцию для исправления типичных ошибок за один шаг.
Пошаговая инструкция по слиянию с рассылкой: инструкции и советы
Microsoft Word упрощает работу с текстовыми документами несколькими способами. Это также включает функцию серийного письма. Чтобы использовать это приложение, сначала щелкните вкладку «Программы» на ленте меню программы Office. Вы можете выбирать между различными вариантами: в дополнение к письмам, другие типы документов, например сообщения электронной почты или этикетки, также могут создаваться серийно. Даже адресную книгу можно использовать в качестве документа для слияния. Что делать, если вы хотите создать форму письма:
Откройте вкладку «Рассылки» в документе слияния.
Зайдите в «Начать слияние» и выберите, например, «Письмо».
После того, как Word произведет автоматические предварительные настройки, щелкните поле «Выбрать получателя».
Создайте новый список или используйте существующий список или контакты Outlook - Word автоматически создает индивидуальные бланки и т. Д. Для каждого адресата.
Проверьте все в предварительном просмотре и распечатайте письма вместе.
Это очень экономичный способ создания и печати стандартных писем. Сохраняя контакты, вы можете рассчитывать на индивидуальный пользовательский интерфейс со следующей буквой. Отправляйте сообщения коллегам, клиентам, друзьям и семье в кратчайшие сроки.
кончик: Доступ к мастеру слияния почты. Это поможет вам создать документ слияния почты за шесть шагов. Это автоматически обходит потенциальные проблемы при отправке серийных писем. Вы также можете избежать сообщений об ошибках, связанных с системой, задав определенные параметры.
Краткий обзор деталей: так вы следите за происходящим
Чтобы исправить ошибки, важно детально изучить документ. Поскольку вы готовите файл, который будет отправлен в виде письма множеству разных получателей, не только содержание, приветствие и строка приветствия должны быть правильными. При автоматическом создании текстовых элементов мастер использует ваш источник данных, содержащий данные получателя. Поэтому имена и адреса должны быть введены правильно, чтобы в конце не было неправильных блоков адресов.
Чтобы конец документа не содержал ошибок, также полезно учитывать формат источника данных. Например, если это файл Excel, вы должны отформатировать числа в полях слияния почты. Здесь требуется ваше внимание. Это означает, что нет проблем с информацией о валюте в стандартных письмах. Пошаговая поддержка мастера поможет вам при настройке соответствующей страницы.
Простой процесс: сохраняйте отдельные идеи и вызывайте их в любое время
В каждой компании и в соответствии с личными пожеланиями приветствие, данные получателя, строка приветствия, а также блок адреса могут быть расположены в разных местах документа. Если вы всегда используете одну и ту же структуру, вы можете, например, надежно закрепить позицию строки приветствия в бланке письма.
Кроме того, вы можете пронумеровать серийные буквы, которые были созданы последовательно, что обеспечит большую ясность. Требования и индивидуальные пожелания можно сохранить в шаблоне. Эта опция - одна из многих функций Word, которые можно использовать для упрощения и ускорения процесса написания.
Помимо возможности выбора полей слияния из ваших личных источников данных и интеграции их в текст всего за несколько шагов, вы также можете использовать Microsoft Word для вставки переводов или сохранения файла в формате PDF.
Корректировки и исправления - это так просто
Перед сохранением документа Word в формате PDF еще раз проверьте, хотите ли вы внести какие-либо изменения. Это поможет вам более конкретно найти поля слияния почты, выделив их. Различные функции полей программы Office могут использоваться для вставки элементов из разных источников данных: таблицы из Excel, текстовые поля из других данных и графики могут быть легко интегрированы в ваше слияние.
В предварительном просмотре вы можете увидеть, как новые модули впишутся в начальный документ. При необходимости соответствующие адреса или имена могут быть изменены.
Хорошо знать: Хотя вы можете создать документ бланка письма из обычного документа, этот процесс также можно реализовать в обратном направлении. И наоборот, документ слияния почты также можно преобразовать в обычный документ.
Последовательные письма: самый быстрый способ доставки большого количества почтовых отправлений
Формы писем позволяют быстро и эффективно создавать почтовые отправления для разных получателей. Благодаря настройкам, зависящим от программы, вы получаете выгоду от единообразного макета - независимо от того, пишете ли вы письма, делаете этикетки или выполняете еще одно слияние.
часто задаваемые вопросы
Зачем вам нужна форма письма?
Если документы должны быть отправлены разным получателям и используются похожие текстовые элементы, целесообразно использовать функцию последовательного письма. Здесь вы можете вставить отдельные блоки прямо в текст и получить доступ к источнику данных, который содержит адреса и имена получателей. Это экономит ваше время при создании индивидуальных сообщений.
Как я могу проверить, подходит ли заполненная форма?
С помощью функции предварительного просмотра содержание и формат серийного письма могут быть четко отображены и проверены в их окончательной версии.
