Контакты Outlook - настройки, советы и рекомендации

Станьте профессионалом Outlook всего за несколько шагов

Всем известны ситуации, в которых они ищут номер телефона, адрес электронной почты или контактную информацию и не могут их найти. Поиск в адресной книге с рукописными заметками или в «беспорядке с бумагами» может особенно нервировать, особенно в критические моменты. Стресс и беспокойство при поиске контактов, адресов или номеров телефонов остались в прошлом с Microsoft Outlook. Помимо профессиональной отправки электронной почты, Outlook включает стандартную функцию контактов, с помощью которой можно управлять различными цифровыми адресными книгами, списками контактов и списками рассылки.

Вы можете открыть адресную книгу Outlook, нажав кнопку адресной книги. Его можно узнать по тому факту, что он представляет двух человек. Кроме того, вы можете ввести слово для поиска «адресная книга» в поле поиска в верхней части Outlook. Это также приведет вас к области хранения ваших контактов.

Microsoft Outlook предлагает пользователям различные функции для импорта, обновления и резервного копирования контактов. Помимо возможности ручного ввода контактных данных в адресную книгу, есть другие опции, с помощью которых контакты могут быть четко отображены и заархивированы.

Краткий обзор функции контактов в Outlook

Если вы посмотрите на функцию контактов в Microsoft Outlook, вы сразу заметите, что программа предлагает больше возможностей, чем просто сохранение или удаление контактов.

Например, у вас есть возможность создавать свои собственные группы контактов, чтобы пересылать электронные письма кругу друзей или определенной группе людей. Использование списков контактов исключает ручной и подверженный ошибкам поиск отдельных контактов, когда сообщение отправляется нескольким людям. В подпункте «Новые элементы» вы можете отправить электронное письмо прямо из функции контакта, позвонить на собрание или создать личную задачу. Это также работает в разделе «Связь».

Подпункт «Изменить вид» тоже интересен и практичен, здесь вы найдете несколько вариантов отображения ваших контактов. Например, вы можете найти свои контакты в:

• Форма списка,
• Как визитную карточку или
• Обычай

дисплей для обеспечения четкости. С опцией View всегда есть возможность:

• Вывод конкретных списков контактов,
• Сохранить как PDF или
• Распечатать.

Особенно в бизнесе, а также в частном секторе бывают ситуации, когда вам нужно одним щелчком мыши передать контактную информацию другому человеку. Это работает в записи «Освободить» через пункт меню «Переслать контакт». В открывшемся окне вы можете ввести контактные данные:

• Как визитки Outlook или
• Отправить как контакт Outlook.

Затем получатель может одним щелчком мыши перенести полученные личные данные в свою личную адресную книгу в Microsoft Outlook.

Если вы хотите предоставить общий доступ к своей адресной книге, вы можете сделать это, щелкнув пункт меню «Поделиться контактами». Вы также можете использовать полученные внешние адресные книги через пункт «Открыть общие контакты».

Microsoft Outlook позволяет пользователям совместно использовать адреса, личные данные и полные адресные книги в команде, создавать контакты, вставлять их и делиться ими. Это особенно интересно в компаниях или клубах. Совместное использование также может быть выгодным в семейной зоне.

В пункте меню «Категории» вы можете классифицировать свои контакты по цвету с помощью четких кнопок или пометить их как личные. Вы также можете использовать функцию поиска в адресных книгах, чтобы легко находить отдельные контакты по имени или другой контактной информации. Функция поиска с разными полями особенно интересна, когда нужно управлять большим количеством контактов.

Таким образом, Microsoft Outlook предлагает множество вариантов для организации и архивирования личных контактов и обмена контактами с другими.

В Microsoft Outlook вы можете управлять разными адресными книгами, чтобы архивировать контакты отдельно друг от друга. Это важно, например, если вы хотите профессионально разделить деловые и личные контакты. Вы можете:

• Стандартная адресная книга или
• Коллекция адресных книг или списков адресов,

Используйте для сохранения и архивирования имен, адресов электронной почты и другой информации. Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange Server, по умолчанию создается глобальный список адресов (GAL). Это необходимо для того, чтобы все пользователи Exchange, например в компании, могли получить доступ к одним и тем же контактам.

Создавайте адресные книги в Outlook

Если вы хотите создать другую цифровую адресную книгу помимо существующих адресных книг, это работает в соответствии со следующими инструкциями:

1. В меню «Файл» перейдите к подпункту «Настройки учетной записи».

   

2. В разделе «Добавить или удалить учетные записи или изменить существующие настройки подключения» вы попадете в новый раздел, в котором вы можете создать другую адресную книгу в диалоговом окне.

   

3. Щелкните «Создать» и выберите, хотите ли вы интегрировать другую адресную книгу или службу каталогов LDAP. Интернет-каталог LDAP - это служба, которая выполняет поиск в каталогах на других серверах, чтобы найти имена, контакты или другую информацию. Пользователи Microsoft Exchange не могут добавить новую адресную книгу Outlook.

Зачем сохранять контакты и вести адресную книгу в Outlook

Адресную книгу в Microsoft Outlook можно сравнить с аналоговой записной книжкой или телефонной книгой, с которой до сих пор работают многие люди. При этом постоянно вводятся новые адреса, обновляются данные или вручную удаляются контакты. Цифровая адресная книга в Outlook выполняет те же задачи. Он формирует основу для контактов и контактных данных, которые могут отображаться в различных группах контактов и папках контактов. Microsoft Outlook полностью раскрывает свой потенциал, когда контакты программных областей, календарь и сообщения электронной почты просматриваются и используются как единое целое.

Еще одна причина, по которой важные контакты должны храниться в Outlook, связана с так называемой нежелательной почтой. Outlook имеет встроенную функцию нежелательной почты и отфильтровывает нежелательные сообщения или рекламную почту. Из-за определенных ключевых слов в сообщении, возможно, что важные сообщения, не являющиеся спамом, также будут отфильтрованы. Вы можете предотвратить это, сохранив все контакты в адресной книге. Outlook распознает контакты и добавляет их в список надежных отправителей. Таким образом, вы получаете гарантию того, что важные сообщения от друзей или деловых партнеров не будут ошибочно рассматриваться системой как спам. Если вы случайно добавили важный контакт в список заблокированных отправителей, вы можете снять блокировку, щелкнув вкладку «Заблокированные отправители».

Еще одна практическая функция, в которой функция календаря и список задач взаимодействуют друг с другом, - это так называемая повторная отправка контактов. Этот параметр позволяет добавлять важные контакты к вашим задачам в Outlook. Например, если вам нужно позвонить контакту через три дня и вы не хотите назначать встречу в календаре Outlook, вы также можете перенести контакт в свой список задач.

Сколько контактов полезно и возможно в Outlook

В аналоговой адресной книге вы можете быстро потерять свои контакты. Если адресная книга отсортирована по буквам, быстро заполняются высокочастотные символы, такие как B, S, M или N. Следствием этого является то, что новые имена и контакты не могут быть четко добавлены и появятся на полях. Этого не может произойти с цифровой адресной книгой, поскольку в Microsoft Outlook можно управлять бесчисленными записями. По этой причине Microsoft не накладывает ограничений на количество контактов, которые можно сохранить в Outlook. В адресной книге можно сохранить несколько сотен или несколько тысяч различных контактов со всеми их данными. Если вы хотите управлять большим количеством контактов, вам следует сосредоточиться на осторожности при создании.

Если у вас много контактов, вам следует добавить как можно больше деталей к человеку. Это увеличивает шансы найти человека или компанию, которую вы ищете, при поиске контактов. Плохо заполненные контактные данные непродуктивны и требуют дополнительной работы.

Кончик: В частности, убедитесь, что вы ввели имя и фамилию вашего контакта в правильный столбец. В противном случае будет сложно снова найти контакт при более позднем поиске.

Экспорт или импорт контактов или адресной книги

В Outlook легко можно импортировать или экспортировать отдельные контакты или полные адресные книги, списки рассылки и группы контактов. Например, если вы приобрели новый ноутбук, вы можете перенести свои контакты и адресные книги на второй компьютер всего за несколько щелчков мышью. Также можно поделиться адресной книгой с другими людьми или коллегами. Здесь важно соблюдать полномочия и уровни авторизации.

Помимо экспорта или импорта адресных книг Outlook, которые вы можете распознать по расширению файла .pst, вы также можете настроить адресные книги из других приложений в Outlook. Например, вы можете легко открыть и прочитать старую учетную запись электронной почты Windows, которая поддерживалась в Windows Vista. Для этого вам понадобится файл данных из Почты Windows. Это считывается с помощью помощника по импорту и экспорту Microsoft Outlook. Мастер импорта и экспорта находится в меню «Файл»> «Открыть и экспортировать».

Затем у вас есть несколько вариантов. Откройте старые файлы данных Windows Mail в третьем поле выбора «Импорт / экспорт.

Удалите повторяющиеся контакты - вот как это работает

После использования Outlook это нормально, что тот или иной контакт дублируется в Outlook. Это может произойти, особенно если несколько человек редактируют список контактов в Microsoft Exchange. Удалить дубликаты из адресной книги несложно, так как Outlook имеет обширную функцию сортировки в списке контактов. Если вы хотите узнать, какие повторяющиеся контакты присутствуют в вашем Outlook, действуйте следующим образом:

1. В области контактов Outlook перейдите на вкладку «Просмотр».

2. Щелкните первую запись в списке «Изменить представление».

3. Измените вид с «Люди» на «Список» или «Телефон».

   

4. Откроется окно, в котором вы можете отсортировать контакты по разным критериям, отфильтровать и удалить все повторяющиеся контакты.

5. При необходимости вы можете дополнительно отметить важные контакты, с которыми вы регулярно общаетесь, как избранные в адресной книге.

6. Если вы хотите напечатать настраиваемый список адресов, вам следует использовать настраиваемое представление с другим порядком вместо стандартного представления. Таким образом, вы можете отсортировать все соответствующие поля контактов по отдельности и получить распечатку с важной для вас информацией. В принципе, имеет смысл распечатать несколько контактов и использовать распечатанные списки контактов в дополнение к цифровым спискам адресов.

7. Вы можете удалить контакт, открыв меню выбора правой кнопкой. В нижней части диалогового окна вы найдете пункт меню «Удалить».

   

Видеоурок: Как создать и сохранить новый контакт в Outlook

Создавайте новые контакты профессионально

Если вы хотите создать новый контакт, это можно сделать одним щелчком мыши в области контактов Outlook. В Outlook это работает почти так же, как в адресной книге Windows Vista или Windows XP. Для этого сначала перейдите к «Новый контакт» в меню «Пуск» в разделе «Новый».

После того, как вы нажали «Новый контакт», откроется окно с различными вариантами ввода:

Имеет смысл заполнить маску ввода и все параметры наиболее важными данными и информацией о контакте. Например, помимо имени и адреса, вы также можете ввести адрес веб-сайта или чата или создать дополнительные заметки о контакте в поле для заметок. Это дает полное представление о человеке. Особенно, если контакт новый и неизвестный, имеет смысл включить как можно больше деталей. После ввода окно в правом верхнем углу закрывается с помощью кнопки «Сохранить и закрыть». После этого контактная запись появится в стандартной адресной книге. Перед вводом нового контакта вы можете установить адресную книгу, в которой он должен быть сохранен. Также можно переместить новый контакт из стандартной адресной книги в подпапку или назначить его группе контактов.

Автоматически использовать почтовые адреса в качестве контактов

В личной или деловой электронной почте обычно постоянно создаются новые контакты, которые вы хотите перенести в адресную книгу. Вместо кропотливой передачи контактных данных, например адреса электронной почты и других личных данных, вы можете автоматически использовать почтовые адреса в качестве нового контакта в Outlook. Это происходит автоматически, как только вы отправляете сообщение новому контакту или отвечаете на электронное письмо.

Также есть возможность автоматически вводить всех получателей электронного письма в адресную книгу. Это может быть полезно и эффективно, когда вы являетесь частью сообщения нескольким адресатам, с которыми вы хотели бы общаться впоследствии. При их сохранении новые контакты помечаются как безопасные получатели. Кроме того, вы можете классифицировать контакты в группе, чтобы вы могли написать группе контактов позже одним щелчком мыши.

Дублирование контактов одним нажатием кнопки

Дублирование контактов тоже интересно и практично. Вы можете сэкономить много работы с помощью одного шага. Копирование записей данных эффективно, в том числе, если вам нужно создать много сотрудников компании в Outlook, где различаются только расширение и имя. С помощью сочетаний клавиш Ctrl + C и Ctrl + V, знакомых в Windows, вы можете легко дублировать контакты.

Отдельные номера факсов и адреса электронной почты

Некоторые пользователи описывают проблему в Outlook, в которой при нажатии поля «Кому» в сообщениях электронной почты в дополнение к адресам электронной почты также используются номера факсов. Это неправильная сортировка в программе, которую можно очистить несколькими щелчками мыши. Для этого необходимо запретить отображение номеров факсов в диалоговом окне «Выберите имя: Контакты».

Подключите Skype и Outlook через надстройку

Различные современные методы работы можно обобщить под общим термином «Новая работа». Гибкий рабочий график, оцифровка и эффективное общение - это часть New Work. Видеозвонки - это хорошо известный вариант, который активно используется, особенно после пандемии короны. Они предлагают возможность связаться с людьми в любой точке мира по низкой цене или бесплатно и сразу же через Skype, Whatsapp или Zoom.

Skype, как часть семейства Microsoft, можно легко интегрировать в Outlook. Skype позволяет планировать звонки или конференции Skype в Outlook и назначать каждому контакту индивидуальное имя Skype. Вы также можете использовать надстройку для подключения адресной книги в Outlook и телефонной книги в Skype. Это гарантирует отсутствие дублирования адресов и единую базу данных.

Резюме и заключение по контактам Outlook

Организовать контакты в Microsoft Outlook несложно. Outlook раскрывает весь свой потенциал, когда контакты, электронная почта, задачи и календарь используются как единое целое. Outlook предлагает, среди прочего, сложный помощник по импорту и экспорту, который можно использовать для импорта контактов из старых версий или других программ. Также можно экспортировать или делиться контактами, адресной книгой или списками контактов с другими внутренними или внешними пользователями. Важные контакты можно пометить как избранные.

Создание нового контакта в Outlook возможно без проблем благодаря удобной структуре меню. При создании новых адресов важно действовать осторожно и не перепутать поля, например, для имени и фамилии. Автоматическое сохранение контактов из входящих сообщений электронной почты и простая фильтрация повторяющихся контактов с использованием функции расширенного поиска также важны и актуальны на практике. Microsoft Outlook с его:

• Зрелая контактная зона,
• Множество практичных вариантов и
• Структурированная поверхность

является гарантией для неопытных пользователей, а также для опытных пользователей, чтобы управлять контактами значимым, долгосрочным и профессиональным образом.