Совместное использование презентаций: экспорт содержимого в PowerPoint

Передача презентаций с видео и аудио

Независимо от того, нужна ли вам презентация для встречи с клиентом или вы хотите, чтобы презентация была доступна участникам вашего онлайн-обучения впоследствии: если вы передаете презентацию PowerPoint, вы должны убедиться, что вы правильно экспортируете презентацию, чтобы все аудио также доступны - и видео файлы расшарены. В конце концов, было бы неприятно, если бы в вашей презентации отсутствовали важные элементы.

Так что вам даже не нужно думать о том, действительно ли все элементы включены в передачу или вашу презентацию можно воспроизвести на стороннем компьютере, на котором Microsoft PowerPoint может вообще не быть установлен - например, на Mac - можно подготовиться. Существуют разные варианты в зависимости от того, работаете ли вы с более старой версией PowerPoint или Microsoft 365.

Чем новее ваша версия PowerPoint, тем удобнее делиться файлами

В более старых версиях PowerPoint мультимедийные элементы также должны быть сохранены в презентации и также переданы. Для этого необходимо создать ссылку между презентацией и папкой с видео или аудио элементами. Однако элементы также могут быть встроены в презентацию всего несколькими щелчками мыши, так что их не нужно отправлять отдельно.

Это проще с новыми презентациями PowerPoint. Например, если вы используете PowerPoint через Microsoft 365, вы можете хранить свои презентации в облаке. Там вы можете снова вызвать его в любое время и поделиться им с другими, включая все предоставленные мультимедийные элементы. Помимо подписки на Microsoft 365 для этого требуется только доступ в Интернет.

Как экспортировать презентацию PowerPoint со звуком и видео в более новые версии PPT

Чтобы экспортировать презентацию PowerPoint в версии 2016, перейдите в пункт меню Файл. Ниже вы найдете точку на панели, которая открывается слева. Экспорт. Затем вам будут предложены разные версии, в которые вы можете преобразовать вашу презентацию.

Создать документ PDF / XPS:

С помощью этой опции вы можете преобразовать отдельные слайды или весь файл в PDF-файл и сохранить его. В опциях у вас есть возможность сохранить документ PDF / A-совместимый. Таким образом, его может открыть любой просмотрщик PDF. Чтобы создать документ:

1. Нажмите кнопку «Создать документ PDF / XPS».

2. Введите имя файла для вашей презентации.

3. Убедитесь, что вы выбрали формат PDF.

4. Установите или снимите флажок «Открыть файл после публикации» в зависимости от ваших предпочтений.

5. Выберите Стандартное (онлайн-публикация и печать), если ваш документ требуется в высоком разрешении.

6. Выберите Minimum Size (Online Publishing), если меньший размер файла важнее качества печати.

7. Щелкните Параметры, чтобы указать такие сведения, как страницы для печати, печать пометок или параметры вывода.

8. Затем нажмите «ОК», а затем «Опубликовать».

Пакет слайд-шоу для компакт-диска:

Соответственно, презентации можно упаковывать не только на компакт-диски, но и на USB-накопители. Одна или несколько презентаций и других желаемых файлов объединяются и записываются на компакт-диск. Если файлы сохранены в папке, их можно скопировать оттуда на USB-накопитель.

Создайте раздаточный материал:

Еще одна функция экспорта - создание раздаточных материалов, которые состоят из слайдов с вашими заметками. Если вы выберете эту опцию, откроется боковая панель, в которой вы можете установить макет заметок и слайдов. Затем PowerPoint создает файл Word по вашему выбору, с которым вы можете продолжить работу.

Изменить тип файла:

В этом варианте у вас есть несколько вариантов. Например, вы можете изменить формат презентации на старый формат PowerPoint 97-2003. Вы также можете выбрать формат OpenDocument, если ваша презентация должна подходить для OpenOffice. Преобразование в изображения JPEG.webp или PNG также возможно с помощью кнопки «Изменить тип файла». Если вы выберете «Сохранить как другой тип файла», а затем нажмете «Сохранить как», вы также сможете преобразовать отдельные слайды в другие форматы, такие как GIF.webp, BMP.webp, WMF, EMF или TIFF.

Создать видео:

Видео регулярно сохраняются в формате MP4. В качестве альтернативы также можно выбрать формат WMV. Все мультимедийные элементы, анимация и временные шкалы включены в экспорт. Что касается качества изображения, вы можете выбирать между:

• Стандартный = 640x480 пикселей
• HD = 960x720 пикселей
• Full HD = 1400 x 1080 пикселей
• Ultra HD = 2880x2160 пикселей

Но будьте осторожны: чем выше разрешение, тем больше экспортируемый файл. Если вы хотите, например, отправить презентацию по электронной почте, обратите внимание, что многие программы электронной почты отправляют вложения только определенного размера. Обратитесь к провайдеру, например WeTransfer, для отправки больших вложений.

Преобразование презентации PowerPoint в видео освобождает вас от задачи выяснения, какую версию PowerPoint используют получатели. Потому что презентация, доступная в виде видео в формате WMV, может воспроизводиться на любом компьютере с Windows с соответствующим видеоплеером. И его можно быстро установить, если его еще нет.

Презентации PowerPoint в облаке: просто и практично

С новым вариантом PowerPoint, который является частью подписки Microsoft 365, намного проще делиться файлами PowerPoint, содержащими видео- или аудиоэлементы. Наконец, Microsoft сохраняет созданный PowerPoint в облаке, и каждый может получить к нему доступ. Все, что вам нужно сделать, это поделиться презентацией с другими людьми или отправить путь к вашему облаку по электронной почте.

Другие люди могут просматривать презентацию PowerPoint, даже если они сами не являются клиентами Microsoft 365. Нет необходимости создавать, связывать или копировать дополнительные папки. Еще одно преимущество: презентацию можно не только просматривать, но и редактировать. Это возможно в режиме реального времени, так что вы можете работать с несколькими людьми одновременно в презентации PowerPoint.

Если у вас нет облачной версии PowerPoint, вы можете поделиться своими презентациями на USB-накопителе или компакт-диске или просто отправить их по электронной почте. Если вы работаете со старыми версиями PowerPoint, мы подготовили для вас несколько советов.

Как отправлять презентации в версиях PowerPoint до 2007 г.

В более старых версиях PowerPoint передача работает немного иначе. В версиях PowerPoint до 2007 года все мультимедийные файлы (за исключением небольших файлов WAV) связаны только с презентацией. При их пересылке вы должны убедиться, что эти ссылки по-прежнему работают на других компьютерах, отправив все связанные файлы.

Даже если PowerPoint 2007 кажется прошлым: многие частные лица и пользователи старых компьютеров все еще используют эти старые версии PowerPoint, поэтому имеет смысл ознакомиться с функциями и параметрами.

Различия версий и подготовка

Во всех более старых версиях вы упрощаете свою работу, создавая папку перед началом работы над презентацией, в которую вы можете копировать все мультимедийные файлы, помимо презентации, прежде чем вставлять их в презентацию.

Относительные пути создаются для ссылок, в которых фактическое имя пути (диск \ папка \ подпапка) не сохраняется и которые по-прежнему работают на других компьютерах. Таким образом, вы можете быть уверены, что все мультимедийные элементы вашей презентации могут быть воспроизведены и ничего не потеряно.

Автоматическая упаковка файлов для компакт-диска

Функция Pack for CD доступна начиная с PowerPoint 2003. Это позволяет делиться презентациями без необходимости хранить и связывать мультимедийные файлы в отдельной папке. При упаковке для компакт-диска файлы встраиваются в презентацию и также автоматически экспортируются. В настоящее время его чаще передают на USB-накопителе, чем на компакт-диске - это еще проще по электронной почте или по ссылке в облаке.

Собирать данные вручную

• Упаковка для компакт-диска полезна, когда вы хотите, чтобы ссылки исправлялись автоматически. Если все файлы собраны в папке, вы можете записать содержимое папки на компакт-диск без этой функции.
• Если вы хотите передать презентацию на USB-накопитель, вам следует сначала записать ее на жесткий диск, а затем скопировать. Сохранение непосредственно на мобильные носители данных подвержено ошибкам.
• Zip-файлы, отправленные по электронной почте, чтобы они оставались вместе.
• Прежде чем передавать или воспроизводить что-либо, проверьте компакт-диск или USB-накопитель на другом компьютере.
• Вы также можете кэшировать свою презентацию в своем личном Dropbox или другом облачном сервисе и делиться ею с определенными людьми. После этого вы сможете получить доступ только к презентации, но не к другому вашему контенту.

Выберите правильный формат файла и увеличьте размер данных

Если встраивание файлов не работает, это может быть вызвано, например, неправильным форматом файла. Звук следует сохранять как файл wav, а не как файл wmv. Размер данных для файлов WAV также можно увеличить в параметрах PowerPoint в разделах «Дополнительно» и «Сохранить». Таким образом, в презентацию могут быть встроены файлы даже большего размера, которые больше не нужно отправлять вместе с ней.

Для более новых презентаций PowerPoint, выпущенных с 2016 года, есть возможность не только сохранять презентации с соответствующими ссылками. У вас есть несколько вариантов обмена презентациями, а именно:

• В формате PDF: Затем слайды можно открывать с помощью программы просмотра PDF, которая есть практически на каждом компьютере.
• В виде отдельных слайдов: Отдельные слайды можно сохранить как графику. Только мультимедийные элементы на этих слайдах не могут быть воспроизведены.
• Как видео: Презентации PowerPoint можно экспортировать как видео или фильм.

Передавайте презентации PowerPoint как видео: вот как это работает

Для более старой версии PowerPoint от 2010 вы можете использовать наши инструкции для создания видео из вашей презентации.

Вставить аудиофайл для слайда

1. Переключитесь на слайд, на котором вы хотите создать музыкальный фон.

2. На вкладке «Вставка» в группе «Мультимедиа» щелкните «Аудио».

3. Выберите «Аудио из файла».

4. Перейдите в папку, содержащую музыкальный файл, и выберите нужный музыкальный файл.

5. Завершите выбор, нажав кнопку «Вставить».

6. PowerPoint помещает на слайд значок динамика для вставленного аудиофайла.

КОНЧИК: Если вы не уверены, какой аудиофайл является правильным, просто щелкните файл правой кнопкой мыши в диалоговом окне «Вставить аудио» и выберите «Воспроизвести» в контекстном меню. Таким образом, вы можете без всяких сомнений выбрать правильный аудиофайл.

Настроить воспроизведение аудиофайла

Перетащите значок динамика рядом со слайдом и оставьте его выделенным.

Разверните вкладку «Аудио инструменты / Воспроизведение».

В группе «Параметры звука» щелкните «Автоматически» в списке справа от «Пуск», чтобы музыка воспроизводилась автоматически при отображении слайда.

Вставьте музыкальное произведение на всю презентацию

Если аудиофайл должен служить фоновой музыкой для всей презентации, действуйте следующим образом:

Перейдите к первому слайду презентации.

Вставьте аудиофайл, как описано выше.

На этот раз на вкладке «Аудио инструменты / Воспроизведение» выберите «Воспроизвести по слайдам» в списке справа от «Пуск».

ВАЖНЫЙ: Если вы затем конвертируете презентацию в видео, музыкальное произведение должно иметь ту же продолжительность, что и презентация.

Активация флажка «Воспроизведение бесконечно» для более короткого аудиофайла не помогает, потому что в видео не работает повтор.

Вывод: так вы передаете свои презентации PowerPoint со всеми мультимедийными элементами.

Чтобы передать презентацию со всеми содержащимися в ней видео и аудио элементами, у вас есть разные варианты в зависимости от версии PowerPoint. В то время как в более старых версиях PowerPoint вам также необходимо сохранять используемые мультимедийные элементы и устанавливать ссылки, в более новых версиях вы можете просто экспортировать файл целиком. Все элементы, содержащиеся в презентации, берутся с собой.

При экспорте презентаций у вас есть различные возможности, и вы можете экспортировать их в формате PDF, видео или отдельной графике. Перенос на компакт-диск или USB-накопитель не вызывает проблем с PowerPoint версии 2003.

Перенос презентации практичен и прост с облачным Microsoft 365. Там презентации PowerPoint могут быть сохранены в Интернете, и другие пользователи могут получить к ним доступ по ссылке. Возможно даже совместное редактирование презентации. Ценные видео и звуковые элементы не теряются в облачной версии.