Если вы регулярно составляете отчеты с постоянно новыми данными в PowerPoint или если данные лекции меняются до последней минуты, вы можете интегрировать данные Excel в PowerPoint таким образом, чтобы они обновлялись автоматически. За
Вариант «Связать» - не без подводных камней вплоть до Office 2003
Благодаря связыванию вы избавляетесь от необходимости вручную обновлять данные, но есть и недостаток: вид данных на слайдах практически не может быть изменен до Office 2003. Потому что не только данные, но и форматы взяты из Excel. Связанные таблицы не являются объектами PowerPoint и, следовательно, не могут быть впоследствии изменены в PowerPoint. Результат: вам уже нужно отформатировать таблицы в Excel, чтобы они подходили для презентаций. На следующем рисунке показаны некоторые визуальные дефекты:
- Линии, которые ранее были одинаковыми, выглядят по-разному толстыми.
- Пробелы между символами различаются.
- Буквы и цифры иногда выглядят толще, иногда тоньше.
Подготовить таблицу в Excel для переноса в PowerPoint
Как подготовить таблицу в Excel, чтобы связанная таблица выглядела как можно лучше.
- В таблице Excel установите Размер шрифта по крайней мере 16 пт а. Это означает, что таблица уже отображается в приемлемом размере, когда она вставлена в PowerPoint, и ее больше не нужно перетаскивать. Это предотвращает сжатие или растяжение чисел впоследствии.
- Перейти на Excel 2003 Дополнительно - опции на вкладке мнение отображение линий сетки на экране. Это предотвращает внезапное появление нежелательных светло-серых линий в PowerPoint после вставки. Начиная с Excel 2007, удалите на вкладке мнение галочка на Линии сетки.
- Создать в Excel 2003 через Формат ячеек на вкладке Рамка все нужные линии кадра. Начиная с Excel 2007, вы изменяете линии фрейма на вкладке начинать в группе шрифт. Если возможно, используйте только один вариант строки, потому что внешний вид строк часто искажается, когда они переносятся через буфер обмена. Линии внезапно становятся более толстыми или пунктирные линии в оригинале отображаются как сплошные и т. Д.
- Установите большую высоту строки для таблицы Excel (в Excel 2003: формат - ряд - рост, из Excel 2007: Зарегистрироваться начинать, Группа Клетки - формат - Высота строки), Например 30 пт.
- Беспокоюсь о формат - Клетки на вкладке Выравнивание данные центрированы по вертикали (с 2007 г .: Регистр. начинать - Выравнивание). Увеличенная высота строки и расположение по центру делают числа более удобными для чтения.
Не показывать связанные таблицы Excel в искаженном виде
PowerPoint часто корректирует пропорции таблиц Excel. Это приводит к странно сжатому изображению. Вот шаги, которые нужно предпринять, чтобы восстановить пропорции:
- Щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите команду в контекстном меню. Форматировать объект.
- В открывшемся диалоговом окне переключитесь на вкладку или рубрику размер.
- Установите флажок Заблокировать соотношение сторон конец.
- В PowerPoint 2003: нажмите кнопку Восстановление значений по умолчанию. В области Масштабирование находятся рост а также широкий Затем на 100% установленный. Закончите, нажав ОК.
- Перейдите в диалоговое окно и снова перейдите на вкладку размер на. Установите флажок Заблокировать соотношение сторон еще раз, чтобы сохранить пропорции в будущем. Завершить с Ok прочь.
- Начиная с PowerPoint 2007: настройте под Масштабирование значения в рост а также широкий каждый на 100% в. Затем снова установите флажок Заблокировать соотношение сторон. Закройте диалоговое окно.
Если теперь изменить размер таблицы Excel, пропорции сохранятся. Некрасивое сжатие и растяжение столов осталось в прошлом.
Как вставить связанные данные
- Скопируйте данные в Excel с помощью Ctrl + C.
- В PowerPoint 2003 и более ранних версиях выберите последовательность команд Редактировать - Вставить содержимое а затем вариант вставить ссылку.
- Начиная с PowerPoint 2007, вы выбираете тот же вариант, нажимая на нижнюю половину кнопки. Вставлять (Регистр начинать) а также Вставить содержимое.
- Подтвердить с помощью Ok.
