Гистограмма с накоплением и полным отображением - да, работает!

Руководство - создание и редактирование столбчатых диаграмм с накоплением

Один из наиболее часто задаваемых вопросов по теме «составных столбчатых диаграмм» заключается в том, может ли Microsoft PowerPoint также отображать итоги для каждого столбца в дополнение к значениям для отдельных разделов столбцов. Возможно ли это и предусмотрено ли это с точки зрения программы? Нет, в PowerPoint в настоящее время нет функции, которая позволяла бы это работать. Тем не менее, вы все же можете достичь цели с помощью небольшой хитрости.

Зачем сложены столбцы с суммами?

На диаграммах с накоплением столбцов показаны частичные значения категории, которые при размещении одно над другим образуют общее значение категории. Таким образом, например, расходы различных отделов, которые, будучи помещены одно над другим, дают в результате общие расходы, можно сравнивать за несколько лет.

В PowerPoint вы можете легко отображать метки данных для отдельных подкатегорий, например, для отделов в компании. В то же время общее значение столбца не может отображаться на дисплее. Этот недостаток может ввести в заблуждение или отвлечь слушателей, которые вручную собирают суммы отдельных столбцов.

Многие пользователи довольствуются поиском подходящего решения текстовыми полями, которые вы затем вставляете над соответствующим столбцом. Это простое решение проблемы, которое также имеет три основных недостатка:

• Текстовые поля должны быть правильно выровнены над каждым столбцом. Филигранная подгонка текстового поля требует времени и является непростой задачей, особенно с небольшими мониторами. Если презентация PowerPoint открыта на другом компьютере, могут возникнуть проблемы с форматированием и сдвиги.
• Если данные подкатегорий обновляются, текстовые поля больше не соответствуют общему количеству.
• Кроме того, текстовые поля больше не находятся в правильном положении при внесении изменений. Они отображаются либо слишком высоко, либо слишком низко.

Обучающее видео - Microsoft PowerPoint: создание столбчатой диаграммы с накоплением и полным отображением

Как сделать столбчатую диаграмму с накоплением в PowerPoint

1. Выберите макет слайда с заполнителем содержимого (например, НАЗВАНИЕ И СОДЕРЖАНИЕ).

2. В заполнителе щелкните мини-значок ВСТАВИТЬ ДИАГРАММУ.

3. В разделе столбца выберите параметр СОСТАВЛЯЕМЫЙ КОЛОНКА.

4. Введите свои данные в таблицу данных Excel, которая теперь отображается.

5. Отформатируйте схему в PowerPoint так, как хотите. Например, удалить сетку или изменить цвета.

6. Оставьте лист Excel открытым.

Пусть Excel посчитает суммы

В более ранних версиях PowerPoint необходимо было сначала вычислить суммы отдельных частичных значений с помощью карманного калькулятора или Excel, а затем вставить их в таблицу данных MS Graph. Начиная с PowerPoint 2007, вы можете использовать функцию суммы для вычисления суммы в таблице данных Excel для диаграммы.

Ваша добавленная стоимость: если вы позже измените отдельные частичные значения, общая сумма будет скорректирована автоматически.

Чтобы рассчитать суммы в PowerPoint, выполните следующие действия:

• В примере, показанном ниже, новый столбец с именем «Итого» вставлен после последнего отдела в таблице данных Excel.
• Теперь выберите вторую ячейку в этом столбце и нажмите кнопку СУММ на вкладке ПУСК. Теперь Excel автоматически выбирает значения перед ним. Однако в примере этот выбор также содержит заголовок строки, поскольку это тоже число (2008 г.). Отрегулируйте область выбора. Затем подтвердите клавишей ENTER.
• Практично: Excel также автоматически рассчитывает сумму для оставшихся строк.

Уловка с линейным графиком

Как показано в примере ниже, итоговые значения теперь отображаются в виде следующего раздела столбца на диаграмме.

Чтобы преобразовать эти дополнительные столбцы в правильно отображаемые итоги:

• Выделите один из новых разделов столбца, чтобы выделить всю строку «Сумма».
• Щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню, и выберите ДОБАВИТЬ МЕТКИ ДАННЫХ.
• На вкладке ИНСТРУМЕНТЫ ДИАГРАММЫ / ЧЕРНОВИК нажмите кнопку ИЗМЕНИТЬ ТИП ДИАГРАММЫ.
• В разделе ЛИНИЯ выберите параметр ЛИНИЯ. Подтвердите с помощью OK. Итоговые значения теперь отображаются в виде линейной диаграммы.
• Выберите строку, щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню, и выберите ФОРМАТИРОВАТЬ СТРОКИ ДАННЫХ.
• Перейдите в раздел ЦВЕТ ЛИНИИ и выберите вариант БЕЗ ЛИНИИ.
• В открытом диалоговом окне щелкните любую метку итоговых данных на диаграмме, чтобы выбрать их все. Диалоговое окно адаптируется автоматически.
• В разделе ПАРАМЕТРЫ МАРКИРОВКИ в разделе ПОЛОЖЕНИЕ МАРКИРОВКИ щелкните О НАС. Закройте диалоговое окно.

• В легенде удалите запись «Итого».

Используя эту процедуру, вы можете отобразить столбчатую диаграмму с накоплением с полным отображением в Microsoft PowerPoint.

Резюме и заключение: Общее количество отображений на диаграммах можно эффективно отобразить с помощью хитрости.

Имеет смысл отображать не только отдельные значения, но и суммы на гистограмме. При таком подходе слушатели могут сразу оценить, как отдельные столпы соотносятся друг с другом. Поскольку PowerPoint в настоящее время не предлагает возможность отображать итоговую сумму по умолчанию, уловка помогает отобразить строку над рядом данных. Таким образом, столбчатые диаграммы могут отображаться более эффективно и информативно.

часто задаваемые вопросы

Следует ли использовать Excel для вставки диаграмм в PowerPoint или у PowerPoint есть собственные встроенные профессиональные функции для диаграмм?

Обычно достаточно использовать встроенную функцию Microsoft PowerPoint для отображения диаграмм в презентации. По умолчанию PowerPoint содержит основные функции для создания и встраивания диаграмм. В случае специальных представлений также может быть целесообразным использование расширенной функциональности Microsoft Excel.

Какие данные лучше всего отображать на гистограмме?

Гистограммы очень подходят для отображения изменений во времени. Например, вы можете адекватно показать увеличение или уменьшение продаж или стагнацию продаж в разные периоды времени.

Как вставить диаграмму Excel в PowerPoint?

Если вы хотите вставить диаграмму из Microsoft Excel в PowerPoint, первым делом необходимо сохранить диаграмму как файл Excel. Есть три основных варианта отображения диаграммы. Вы можете встроить, вставить или связать изображение. Если вы хотите, чтобы изменения в Excel автоматически переносились в PowerPoint, необходимо связать файл Excel со вставленной схемой. В противном случае при простой вставке отображается только фактический статус - более поздние изменения не принимаются.