При последнем резервном копировании PST-файла многие пользователи Outlook задаются вопросом, насколько велик файл, даже если они регулярно очищают свой почтовый ящик. То, о чем многие не знают: папка «Отправленные» также часто является огромным «фрагментом данных».
Если - как рекомендуется - вы храните копии всех отправленных сообщений в папке SENT OBJECTS (или в Outlook 2010 в папке SENT ITEMS), Outlook сохраняет не только сообщения электронной почты, но и копии отправленных вами файлов в этой папке. Таким образом, у вас есть эти файлы дважды на вашем жестком диске: в соответствующей папке, из которой вы загрузили их в электронное письмо, и в PST-файле Outlook. Это не только пустая трата места, Outlook также работает медленнее, чем больше PST-файл. Поэтому вам следует очищать не только свой почтовый ящик, но и копии отправленных сообщений.
Сколько места занимают отправляемые вами электронные письма?
Чтобы узнать, сколько памяти используют отправляемые вами электронные письма и вложения, выполните следующие действия:
- Щелкните правой кнопкой мыши ЛИЧНЫЕ ПАПКИ в списке папок или, в Outlook 2010, в одной из личных папок.
- В Outlook 2007 или более ранней версии используйте команду СВОЙСТВА ДЛЯ «ЛИЧНОЙ ПАПКИ», в Outlook 2010 - команду СВОЙСТВА ФАЙЛА ДАННЫХ.
- На вкладке ОБЩИЕ нажмите кнопку РАЗМЕР ПАПКИ.
- Вы можете увидеть, насколько обширно содержимое папки SENT ELE-MENTS, в соответствующей строке. Также обратите внимание, какие другие папки также содержат много данных.
- Закройте диалоги.
Теперь откройте папку ОТПРАВЛЕННЫЕ ОБЪЕКТЫ. Чтобы все большие сообщения электронной почты отображались вместе, лучше всего сортировать по столбцу РАЗМЕР.
Удалить файловые вложения
Теперь просмотрите электронные письма и удалите файлы, которые вам больше не нужны. Или вы можете сохранить на жестком диске файлы, которые находятся в Outlook, но больше не находятся в системе папок на вашем жестком диске.
В Outlook до версии 2007 вы должны открывать каждое электронное письмо, чтобы удалить вложения файлов - вы не можете удалить вложения в предварительном просмотре в области чтения.
- Итак, откройте первый файл, вложения которого вы хотите удалить.
- Затем выберите прикрепленные файлы, щелкните по ним правой кнопкой мыши и вызовите команду УДАЛИТЬ.
- Закройте письмо.
- Ответьте на секретный вопрос о том, следует ли сохранять изменения, нажав ДА.
Повторите шаги с 1 по 4 для следующего письма. В Outlook 2010, наконец, стало возможным удалять вложения файлов в режиме чтения без необходимости сначала открывать электронное письмо:
- Выберите письмо в почтовом ящике.
- Затем щелкните правой кнопкой мыши вложение, которое нужно удалить, в окне предварительного просмотра ниже или рядом со списком рассылки. Если электронное письмо содержит несколько вложений, отметьте файлы, которые нужно удалить, с помощью CTRL и щелчком мыши или щелкните первый файл, удерживая нажатой клавишу SHIFT и щелкните последний файл. Затем щелкните один из выбранных файлов правой кнопкой мыши.
- Вызовите команду УДАЛИТЬ ЗАВОД.
- Подтвердите запрос безопасности, нажав REMOVE PLANTS.
- Переходите к следующему письму.
Чтобы Outlook фактически освободил пространство, занимаемое удаленными данными в файле PST после действия удаления, теперь вам нужно сжать личную папку:
- Щелкните правой кнопкой мыши личную папку в списке папок и выберите команду СВОЙСТВА ДЛЯ «ЛИЧНОЙ ПАПКИ» или, в Outlook 2010, СВОЙСТВА ФАЙЛА ДАННЫХ.
- Щелкните РАСШИРЕННОЕ.
- Щелкните СЖАТЬ СЕЙЧАС. После обширного удаления процесс может занять некоторое время. После завершения процесса сжатия Outlook просто закрывает окно, не отображая сообщения об успешном завершении.
- Закройте диалоги.
