Любой, кто когда-либо пытался согласовать встречи с несколькими людьми, знает, сколько электронных писем и звонков это может стоить, особенно если не у всех есть доступ к общему календарю через Exchange. Прочтите этот пост, чтобы узнать, как выбраться
Если у вас есть доступ к дневникам всех участников через Exchange, несложно (в зависимости от загруженности) найти встречу, на которую у всех будет время. Однако становится сложно, когда нужно найти совместное занятие «вслепую». Тогда это прежде всего: сделать предложения о встрече, собрать отзывы, возможно, уточнить по телефону, может ли участник отложить встречу, которая была запланирована в другом месте, а затем назначить совместную встречу. В зависимости от версии Outlook у вас есть несколько вариантов отправки предлагаемых дат:
Вы отправляете участникам выборку возможных дат по электронной почте - но это имеет смысл только в том случае, если все участники используют Outlook.
Вы отправляете участникам выборку возможных встреч в виде файлов iCalendar, которые можно открывать с помощью Outlook и других программ-календарей. Это также возможно в более старых версиях Outlook.
Вы отправляете отрывок из своего календаря с соответствующим периодом другим участникам. Они могут видеть, где в вашем календаре еще есть встречи, или какие встречи вы предлагаете. Поскольку данные записываются непосредственно в текст сообщения электронной почты и прикрепляются в виде файла iCalender, это наиболее «удобный» вариант, которым также довольны пользователи, которые ведут бумажный календарь. Однако этот параметр доступен только начиная с Outlook 2007.
В качестве альтернативы доступен веб-инструмент для записи на прием "Doodle" - он также подходит тем, кто отказывается от электронных календарей.
Согласно опросу, проведенному в Швейцарии, около половины всех пользователей Интернета имеют бумажный календарь, особенно женщины предпочитают бумажные календари. Конечно, выдержки календаря из файлов Outlook или iCalendar не могут быть импортированы в такой «аналоговый» календарь. Здесь может помочь такой веб-сервис, как www.doodle.com. В нем вы создаете таблицу с возможными датами и отправляете ссылку на таблицу всем адресатам. Они открывают ссылку и отмечают все даты, на которые у них есть время. Как только один из приглашенных введет даты, вы получите уведомление как приглашающая сторона. Это позволит вам заполнить опрос, как только все ответят.
Теперь есть также плагины Doodle для Outlook, Exchange и других инструментов календаря. Вы можете использовать это для синхронизации ваших записей в Doodle с электронным календарем. Дополнительный плагин браузера позволяет получить доступ к адресной книге Outlook, что упрощает отправку приглашений участникам.
Отправить выбранные даты
Самый простой вариант, при условии, что все получатели используют Outlook: вы вводите предполагаемые даты в свой календарь и отправляете их тем, кого хотите пригласить. Встречи прикрепляются к электронному письму в виде файлов встреч Outlook и могут быть перенесены в календарь получателем двойным щелчком. Если у отправителя установлен Outlook 2007 или 2010, он также может вставить данные встречи в виде текста в сообщение (и / или прикрепить его как файл Outlook).
- Сначала введите предложенные даты в календаре.
- Откройте новое сообщение.
- Укажите отправителя и тему.
- В Outlook до версии 2003 щелкните маленькую стрелку справа от значка скобки (вставить файл), а затем на элемент (в Вставлять-Меню нет команды элемент). В Outlook 2007 и 2010 щелкните вкладку Вставлять в группе Зафиксировать на Элемент Outlook.
- Выберите календарь.
- В Outlook до версии 2003 есть только опция справа под кнопками. Вставить как вложение на выбор. (Что за второй вариант Только текст который в основном затенен, мы не смогли узнать.) Это означает, что встречи прикреплены как файл календаря Outlook. Если вы используете Outlook 2007/2010, вы можете ввести данные встречи (тема, дата, время), используя опцию Вставить как: только текст скопировать в тело сообщения.
- нажмите на Ok, чтобы закрыть диалоговое окно и вернуться в окно сообщения.
- Если у вас установлен Outlook 2007/2010, вы можете прикреплять встречи в виде файлов и записывать данные в электронное письмо в виде текста. Для этого повторите шаги с 4 по 7 и наберите один раз. Вставить как обычный текст и однажды Вставить как: вложение конец.
- Закончите и отправьте сообщение.
Отправка выписок из календаря с помощью Outlook 2007/2010
В Outlook 2007 и 2010 по электронной почте можно отправлять не только отдельные встречи, но и выписки из календаря, то есть всех встреч за выбранный период. Вы можете точно указать, какие данные должны быть переданы:
- Откройте новое сообщение.
- Укажите отправителя и тему.
- Выбрать на вкладке Параметры то Формат HTML - Выписки из календаря можно отправлять только по почте в формате HTML.
- Щелкните в текстовом поле.
- Открыть реестр Вставлять и нажмите здесь под Зафиксировать на календарь.
- Выберите нужный календарь.
- Введите в поле Диапазон дат период, который необходимо учитывать. Если у вас есть возможность здесь Укажите дату вы можете свободно выбирать время начала и окончания.
- в поле деталь указать, все ли подробности о встречах, только наличие и тема или только статус (Бесплатно, забронировано, отсутствует соответственно. С оговоркой) должны быть показаны.
- В поле ниже вы можете определить, следует ли сообщать только о встречах в течение рабочего времени, определенного в вашем Outlook.
- Затем нажмите на Исчезать.
- Здесь у вас есть возможность отображать сведения о встречах, отмеченных как «частные», и отправлять вложения встреч.
- Наконец, укажите, должны ли встречи отображаться в форме ежедневного расписания или просто в виде списка. Список более четкий.
- Закройте диалог с помощью Ok.
- Outlook теперь вставляет данные в текст сообщения в виде файла iCalendar (расширение ".ICS"), который также могут читать другие программы-календари. Закончите и отправьте сообщение.
Координировать встречи
То, как вы оцениваете ответы приглашенных, чтобы увидеть, в какое время все свободны, зависит от ваших предпочтений и количества приглашенных - и, конечно же, от формы, в которой приходят ответы:
- Если большинство ответов содержат файлы Outlook или iCalendar, мы рекомендуем ввести их во второй календарь Outlook, например Б. Вызывается "Планирование", которое для этого открывается рядом с актуальным календарем.
- Если приглашенных больше пяти и предложено несколько дат, решение Outlook сбивает с толку. Затем лучше всего создать электронную таблицу Excel: имена участников по горизонтали, предлагаемые даты по вертикали (или наоборот, если назначений больше, чем участников). Отметьте в ячейках, кто на каком приеме мог прийти.
Отправить подтвержденные встречи
Как только вы назначили встречу, сообщите об этом другим участникам. Желательно отправить встречу участникам в виде файла iCalendar. Вы можете перенести его в свой календарь, дважды щелкнув файл ICS. Кроме того, напишите данные о встрече в электронном письме для тех людей, у которых нет электронного календаря.
Конечно, вы можете отправить встречу в форме приглашения на встречу. Но что-то с этим могут сделать только пользователи Outook. Кроме того, некоторые получатели немного странно получают электронное письмо с вариантами «Принять», «С оговорками», «Отклонить» и «Предложить другое время», даже если вы уже согласились.
Кстати, это работает не только в более новых версиях Outlook, но уже и в Outlook 2000.
Вы можете создать файл iCalendar следующим образом:
- Откройте запись о встрече.
- Вызовите команду Файл → Сохранить как на.
- Выберите в качестве типа файла Формат iCalendar (* .ics).
- Убедитесь, что у вас есть возможность Сохранить текущую встречу выбрано (в Outlook 2007/2010).
- Введите имя файла и выберите расположение.
- Сохраните файл.
- Включите файл ICS в качестве вложения в электронное письмо, которое вы отправляете участникам.
