Вместо того, чтобы писать одни и те же электронные письма снова и снова, например, в ответ на запросы клиентов, вы можете сохранить уже составленные электронные письма в качестве шаблонов и вызывать их снова в любое время.
Независимо от того, работаете ли вы в отделе поддержки, в службе поддержки клиентов, в отделе кадров, в бухгалтерском учете или в качестве фрилансера: вам обязательно придется снова и снова отправлять электронные письма с одинаковым или похожим содержанием и, возможно, с одними и теми же вложениями. . Это могут быть ответы на запросы клиентов, отклонения заявок, регулярные отчеты (каждый с новыми приложениями) или приглашения на встречи.
В таких случаях Outlook предлагает возможность сохранять готовые (или незаконченные) сообщения электронной почты в качестве шаблонов и извлекать их в любое время. При необходимости вы можете добавлять дополнения к электронным письмам, прикреплять файлы и т.п. Функция шаблона Outlook также подходит, если вы храните более обширную информацию в записях о встречах или задачах или в приглашениях на собрания, которые часто следуют одному и тому же шаблону. Также можно создавать и извлекать шаблоны для заметок.
Определите шаблоны для писем
Вы определяете шаблон для электронных писем следующим образом:
- Напишите и отформатируйте электронное письмо. При необходимости прикрепите необходимые файлы. С помощью многих почтовых шаблонов также может быть удобно сразу вводить получателей почты.
- Как только вы закончите электронное письмо, вызовите команду ФАЙЛ >> СОХРАНИТЬ как.
- В поле ТИП ФАЙЛА выберите ШАБЛОН OUTLOOK (* .oft).
- Введите значащее имя файла и нажмите СОХРАНИТЬ.
- Теперь вы можете отправить открытое письмо или закрыть его.
Процедура определения шаблонов одинакова в разных модулях Outlook. Поэтому мы описываем их в этой статье только с помощью шаблонов электронной почты.
Если вы используете Word в качестве редактора почты, вы не можете сохранять отформатированные сообщения электронной почты в качестве шаблонов в Outlook до версии 2003 включительно. Если вы вызываете команду ФАЙЛ >> СОХРАНИТЬ как в окне сообщения Outlook, как описано выше, вы можете выбрать любой из множества форматов файлов, но не формат OFT (шаблон Outlook).
Конечно, вы можете сохранить форматированный текст сообщения в файле Word и восстановить его позже. Word не записывает такие параметры, как тема, получатель или прикрепленные файлы, поэтому вам придется вводить эту информацию вручную.
Однако небольшая хитрость помогает сохранять сообщения электронной почты в качестве шаблонов, даже если вы используете Word в качестве редактора почты: временно отключите Word в качестве редактора почты. Для этого вызовите команду EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT в Outlook и отключите соответствующую опцию в разделе MESSAGE FORMAT.
Если вы уже составили и отформатировали электронное письмо, вы все равно не сможете сохранить его как шаблон Outlook - деактивация Word вступит в силу только для новых писем.
Однако работа, которую вы уже проделали, не пропала даром:
- Сначала сохраните письмо как черновик, нажав CTRL + S или используя команду ФАЙЛ >> СОХРАНИТЬ.
- Если вы еще этого не сделали, отключите Word как редактор почты, как указано выше.
- Теперь откройте сохраненное электронное письмо в папке «Черновики» и затем вызовите команду ФАЙЛ >> СОХРАНИТЬ как - «Шаблон Outlook (* .oft)» теперь доступен в качестве формата сохранения.
- Когда вы определили все шаблоны, повторно активируйте Word в качестве редактора почты.
Быстрый доступ к шаблонам
Если вы используете шаблоны Outlook для повышения эффективности общения по электронной почте, вы, вероятно, уже раздражали себя громоздкостью, с которой шаблоны вызываются в Outlook.
Вы можете получить доступ к своим шаблонам намного удобнее, если вы создадите отдельную папку в своем почтовом ящике. Затем просто откройте шаблоны, дважды щелкнув нужную запись в папке шаблонов.
Вы также можете создавать папки для соответствующих шаблонов в других модулях Outlook. Папку с шаблоном можно получить так:
- Используйте Файл >> Создать >> Папка или CTRL + SHIFT + E, чтобы создать новую папку в папке «Входящие» или в личной папке. Чтобы папка находилась в верхней части списка папок, введите в качестве первого символа подчеркивание, например «ШАБЛОНЫ».
- Откройте только что созданную папку в Outlook.
- В проводнике Windows откройте папку, в которой сохранены шаблоны Outlook. Обычно это папка «C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates».
- Теперь расположите окна проводника и Outlook так, чтобы их можно было видеть на экране рядом.
- Выберите свои шаблоны электронной почты в проводнике и перетащите их, удерживая нажатой левую кнопку мыши, в новую группу МОИ ШАБЛОНЫ.
В Outlook 2007 вы должны ответить на секретный вопрос с картинки с помощью ОТКРЫТЬ при открытии шаблона. Чтобы этот запрос не появлялся каждый раз при вызове шаблона из папки, отключите параметр ВСЕГДА ПОДТВЕРДИВАТЬ ПЕРЕД ОТКРЫТИЕМ ЭТОГО ТИПА ФАЙЛА. Однако будьте осторожны с получением шаблонов по электронной почте и открывайте шаблоны только из хорошо известных вам источников.
