Цифровые адресные книги содержат набор более или менее согласованных контактных данных. Иногда отсутствует приветствие или название компании, часто встречается несколько вариантов написания, например, для телефонных номеров.
Если вы экспортируете свою адресную книгу в Excel, вы можете быстро увидеть, где в записях данных есть пробелы или даже ошибки. Удобнее это исправить в Excel: здесь проще копировать поля, а также есть функция поиска и замены.
Экспорт контактных данных
Вы можете экспортировать свою адресную книгу в Excel следующим образом:
- Откройте модуль контакты.
- В Outlook до версии 2007 вы вызываете команду Файл → Импорт / экспорт на. В Outlook 2010 вы звоните Файл → Открыть → Импорт на.
- выберите Экспорт в файл и нажмите Дальше.
- Выберите тип файла Microsoft Excel 97-2003 и нажмите на Дальше.
- выберите контакты и нажмите Дальше.
- Укажите, где и под каким именем следует сохранить файл Excel, и нажмите Дальше.
- нажмите на Поля карты. Убедитесь, что поля из Outlook правильно сопоставлены с полями в электронной таблице Excel. Задания обычно совпадают. Если нет, просто перетащите одно из полей из левого окна в соответствующее поле в правом окне. Когда вы закончите, закройте диалог, нажав Ok.
- нажмите на Полныйтак что создается файл Excel.
Редактировать данные с помощью Excel
Откройте файл с контактной информацией в Excel. В таблице можно быстро определить типичные несоответствия, ошибки назначения и различное написание. Часто приветствия отсутствуют, иногда неправильно назначаются части имени:
Здесь вы можете просто скопировать и вставить столбец приветствие заполните правильные приветствия и исправьте неправильные назначения с помощью перетаскивания.
С командой Искать и заменять исправьте разное написание номеров телефона и факса. Для этого перед вызовом команды отметьте соответствующие столбцы, чтобы ограничить поиск ими. Таким образом, вы также можете вставить код страны (+49 для Германии) перед номером телефона и удалить первый ноль из кода города.
Чтобы предотвратить изменение номеров телефонов и почтовых индексов из-за случайного форматирования ячеек (например, путем назначения формата даты), при экспорте из Outlook перед этими полями ставился апостроф. Excel интерпретирует эти числа как текст, а не как числовые значения. При поиске в Excel нельзя вводить предыдущий апостроф, иначе Excel не найдет условия поиска.
Закончив редактирование, сохраните файл Excel в формате Книга Excel 97-2003 и закройте его.
Снова импортировать контакты
Вы можете экспортировать измененный файл Excel обратно в Excel следующим образом:
- Вызовите команду в Outlook до версии 2007 Файл → Импорт / экспорт или в Outlook 2010 Файл → Открыть → Импорт на.
- выберите Импорт из других программ или файлов и нажмите Далее.
- Выберите тип файла Microsoft Excel 97-2003 и нажмите на Дальше.
- Выберите файл Excel. Под Параметры выберите Дубликаты из-за импортированных элементов заменить выкл. Затем нажмите на Дальше.
- Выберите в качестве целевой папки контакты а затем щелкните Дальше.
- нажмите на Полныйчтобы данные были импортированы.
