Вот как это делается!
Хотите сохранить важные электронные письма в папках архива в определенном месте на жестком диске? Например, электронные письма со счетами, конфиденциальными данными клиентов или контентом, который с юридической точки зрения должен храниться в течение длительного времени. Хорошо известный и популярный формат PDF подходит для этой цели как надежный и долговечный формат архива. Он занимает мало места на жестком диске, может быть открыт на разных конечных устройствах и обеспечивает высокий уровень безопасности.
Сохранение файлов PDF в Outlook: это подходящие программы
В отличие от Microsoft Word или Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook не предлагает встроенной опции для сохранения или преобразования файлов PDF. Один из вариантов - платная программа «Adobe Acrobat», которая может создавать файлы PDF из Outlook. Если вас интересует бесплатное решение с аналогичной функциональностью, вы должны использовать PDFCreator в качестве альтернативы.
Инструмент доступен в немецкой версии и постоянно совершенствуется. Он устанавливает драйвер виртуального принтера и создает файлы PDF с помощью команды «Печать». С PDFCreator вы можете создавать документы в виде файлов PDF из любой программы Windows. Если вы регулярно работаете со ссылками в документах, PDF Creator - не лучший выбор. Это связано с тем, что программное обеспечение не принимает гиперссылки, и они не могут быть активированы в созданном файле PDF. В этом случае пользователи Windows 10 могут использовать прилагаемый бесплатный инструмент Microsoft Print to PDF. Во всех остальных случаях PDFCreator как бесплатный инструмент для работы с PDF - это правильный выбор из-за его скорости и простоты использования.
Установите PDF Creator
-
Первый шаг - установить PDFCreator за несколько секунд, открыв адрес https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions в своем веб-браузере. Затем загрузите последнюю версию PDFCreator. У вас есть выбор между бесплатной однопользовательской версией или платной многопользовательской и серверной версиями.
-
После загрузки установочного файла запустите его двойным щелчком.
-
Мастер установки проведет вас через установку и предоставит важную информацию о правильной установке. Помимо прочего, вы можете установить язык программы и отобразить информацию о лицензионном соглашении или настройках защиты данных.
-
Программное обеспечение будет установлено на ваш компьютер в течение нескольких секунд. После установки вы можете получить доступ к онлайн-руководству или поискать разделы справки в базе знаний. Если у вас есть какие-либо вопросы при использовании PDF Creator, также доступна поддержка многоязычного сообщества. PDFCreator готов к использованию и может конвертировать сообщения электронной почты в файлы PDF всего за несколько щелчков мышью в Microsoft Outlook.
Сохраняйте электронные письма в формате PDF - вот как это работает
Можно сохранить электронное письмо в формате PDF с помощью всего нескольких щелчков мышью и настроек. С помощью следующих 6 шагов вы можете создать профессиональные PDF-файлы с определенными заголовками документов и информацией об авторе и ключевых словах, которые облегчат последующий поиск:
-
Откройте любое сообщение электронной почты, которое хотите сохранить в формате PDF.
-
На вкладке Файл перейдите в меню → Печать.
-
Выберите PDFCreator в качестве принтера.
-
В случае многостраничного сообщения электронной почты вы можете указать, какие страницы следует сохранить. Для этого щелкните Параметры печати и введите номера страниц. В PDFCreator невозможно сохранить только отмеченную область или части выделенного текста.
-
На следующем этапе нажмите кнопку «Печать». Откроется новое окно, в котором вы можете ввести спецификации для документа, который нужно сохранить.
-
В верхней части окна выбора вы можете указать формат, в котором должен быть сохранен документ. В дополнение к стандартному файлу PDF вы можете выбирать между:
- разные уровни сжатия,
- хранение в виде графического файла или
- архивирование в виде защищенного файла PDF.
-
В средней области окна выбора должны быть указаны путь и имя файла, под которым должен быть сохранен файл PDF.
-
В нижней части важно ввести содержательный заголовок документа. Эта процедура упростит вам поиск документа позже. В то же время это помогает получателям назначить файл. Помимо прочего, вы можете использовать исходную тему электронного письма или использовать индивидуальный заголовок. Вы также можете ввести тему и / или ключевые слова. Эту информацию можно просмотреть в проводнике Windows или использовать в качестве слов для поиска.
Также есть возможность объединить созданный PDF-файл напрямую с другим файлом. Если вы этого хотите, активируйте кнопку «Объединить». Вы также можете прикрепить файл PDF непосредственно к электронному письму, переслать или загрузить его через Dropbox или FTP.
-
Если вы хотите сохранить файл по умолчанию, установите флажок «Сохранить» зеленого цвета. Заголовок документа используется как имя файла. Вы можете изменить имя в последний раз перед началом процесса сохранения.
Затем «PDF Architect» создает ваш PDF-файл в фоновом режиме. Если у вас есть учетная запись пользователя на сайте производителя PDFForge, вы также можете войти в систему и сохранить файл в этой учетной записи. Кроме того, вы можете создать новую учетную запись пользователя. Созданный PDF-файл отображается в «PDF Architect».
Кончик: По умолчанию программа PDFForge «PDF Architect» используется в качестве программы отображения для файлов PDF, созданных с помощью PDFCreater. Если вы хотите продолжить чтение файлов PDF с помощью бесплатного «Adobe Acrobat Reader» или другого инструмента, вы можете сохранить это в настройках PDFCreator. Вы также можете изменить выбор стандартных приложений в настройках Windows.
Файлы PDF в основном предлагают эти преимущества
Электронное письмо из Outlook легко можно сохранить в виде файла PDF. Помимо возможности сохранения, файлы PDF имеют много преимуществ по сравнению с другими форматами, такими как формат хранения MSG Outlook. Хотя файлы MSG могут быть прочитаны только Outlook и несколькими программами электронной почты и конвертации, формат PDF используется во всем мире.
Бесплатные программы для чтения PDF-файлов, такие как Adobe Acrobat Reader, гарантируют, что получатели PDF-файла смогут читать его практически на любом устройстве. Файлы PDF также сжимаются при сохранении и в большинстве случаев меньше исходного документа. Кроме того, сохраняются форматирование, изображения, встроенные шрифты и общий вид.
Безопасность документов очень важна, особенно при их отправке через Интернет. Установив параметры, файлы с конфиденциальным содержимым можно защитить от несанкционированного кражи данных. То же самое происходит при назначении пароля. В этом случае посторонние лица не смогут открыть файл и прочитать его содержимое.
Благодаря дополнительной ценности PDF-файлов и возможности использовать ключевые слова и значимый заголовок, чтобы упростить поиск PDF-файлов, PDF-файлы идеально подходят для архивирования электронных писем в Outlook.
Резюме: резервное копирование электронных писем в Outlook с помощью PDF Creator - быстро и легко
Если вы хотите надежно заархивировать сообщение электронной почты в течение длительного времени, формат PDF особенно подходит для этого. Поскольку Microsoft Outlook не предлагает встроенного преобразования в формат PDF, необходимо использовать внешнее программное обеспечение. PDFCreator - это ориентированная на цель и удобная программа, которая использовалась миллион раз. После установки в качестве драйвера виртуального принтера его можно использовать для преобразования документов в файлы PDF из любого приложения Windows.
В Outlook вы выбираете функцию печати, вводите заголовок документа, ключевые слова и путь к хранилищу и можете заархивировать электронную почту всего несколькими щелчками мыши. PDFCreator работает так же надежно, как и платные программы, и поэтому рекомендуется в качестве драйвера виртуального PDF-принтера для Windows и Microsoft Outlook.