Outlook: сохранить электронную почту как файл PDF: PDFCreator

Вот как это делается!

Хотите сохранить важные электронные письма в папках архива в определенном месте на жестком диске? Например, электронные письма со счетами, конфиденциальными данными клиентов или контентом, который с юридической точки зрения должен храниться в течение длительного времени. Хорошо известный и популярный формат PDF подходит для этой цели как надежный и долговечный формат архива. Он занимает мало места на жестком диске, может быть открыт на разных конечных устройствах и обеспечивает высокий уровень безопасности.

Сохранение файлов PDF в Outlook: это подходящие программы

В отличие от Microsoft Word или Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook не предлагает встроенной опции для сохранения или преобразования файлов PDF. Один из вариантов - платная программа «Adobe Acrobat», которая может создавать файлы PDF из Outlook. Если вас интересует бесплатное решение с аналогичной функциональностью, вы должны использовать PDFCreator в качестве альтернативы.

Инструмент доступен в немецкой версии и постоянно совершенствуется. Он устанавливает драйвер виртуального принтера и создает файлы PDF с помощью команды «Печать». С PDFCreator вы можете создавать документы в виде файлов PDF из любой программы Windows. Если вы регулярно работаете со ссылками в документах, PDF Creator - не лучший выбор. Это связано с тем, что программное обеспечение не принимает гиперссылки, и они не могут быть активированы в созданном файле PDF. В этом случае пользователи Windows 10 могут использовать прилагаемый бесплатный инструмент Microsoft Print to PDF. Во всех остальных случаях PDFCreator как бесплатный инструмент для работы с PDF - это правильный выбор из-за его скорости и простоты использования.

Установите PDF Creator

1. Первый шаг - установить PDFCreator за несколько секунд, открыв адрес https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions в своем веб-браузере. Затем загрузите последнюю версию PDFCreator. У вас есть выбор между бесплатной однопользовательской версией или платной многопользовательской и серверной версиями.

   

2. После загрузки установочного файла запустите его двойным щелчком.

   

3. Мастер установки проведет вас через установку и предоставит важную информацию о правильной установке. Помимо прочего, вы можете установить язык программы и отобразить информацию о лицензионном соглашении или настройках защиты данных.

   

4. Программное обеспечение будет установлено на ваш компьютер в течение нескольких секунд. После установки вы можете получить доступ к онлайн-руководству или поискать разделы справки в базе знаний. Если у вас есть какие-либо вопросы при использовании PDF Creator, также доступна поддержка многоязычного сообщества. PDFCreator готов к использованию и может конвертировать сообщения электронной почты в файлы PDF всего за несколько щелчков мышью в Microsoft Outlook.

   

Сохраняйте электронные письма в формате PDF - вот как это работает

Можно сохранить электронное письмо в формате PDF с помощью всего нескольких щелчков мышью и настроек. С помощью следующих 6 шагов вы можете создать профессиональные PDF-файлы с определенными заголовками документов и информацией об авторе и ключевых словах, которые облегчат последующий поиск:

1. Откройте любое сообщение электронной почты, которое хотите сохранить в формате PDF.

2. На вкладке Файл перейдите в меню → Печать.

3. Выберите PDFCreator в качестве принтера.

   

4. В случае многостраничного сообщения электронной почты вы можете указать, какие страницы следует сохранить. Для этого щелкните Параметры печати и введите номера страниц. В PDFCreator невозможно сохранить только отмеченную область или части выделенного текста.

   

5. На следующем этапе нажмите кнопку «Печать». Откроется новое окно, в котором вы можете ввести спецификации для документа, который нужно сохранить.

   

6. В верхней части окна выбора вы можете указать формат, в котором должен быть сохранен документ. В дополнение к стандартному файлу PDF вы можете выбирать между:

   • разные уровни сжатия,
   • хранение в виде графического файла или
   • архивирование в виде защищенного файла PDF.
   

7. В средней области окна выбора должны быть указаны путь и имя файла, под которым должен быть сохранен файл PDF.

8. В нижней части важно ввести содержательный заголовок документа. Эта процедура упростит вам поиск документа позже. В то же время это помогает получателям назначить файл. Помимо прочего, вы можете использовать исходную тему электронного письма или использовать индивидуальный заголовок. Вы также можете ввести тему и / или ключевые слова. Эту информацию можно просмотреть в проводнике Windows или использовать в качестве слов для поиска.

   Также есть возможность объединить созданный PDF-файл напрямую с другим файлом. Если вы этого хотите, активируйте кнопку «Объединить». Вы также можете прикрепить файл PDF непосредственно к электронному письму, переслать или загрузить его через Dropbox или FTP.

   

9. Если вы хотите сохранить файл по умолчанию, установите флажок «Сохранить» зеленого цвета. Заголовок документа используется как имя файла. Вы можете изменить имя в последний раз перед началом процесса сохранения.

   Затем «PDF Architect» создает ваш PDF-файл в фоновом режиме. Если у вас есть учетная запись пользователя на сайте производителя PDFForge, вы также можете войти в систему и сохранить файл в этой учетной записи. Кроме того, вы можете создать новую учетную запись пользователя. Созданный PDF-файл отображается в «PDF Architect».

Кончик: По умолчанию программа PDFForge «PDF Architect» используется в качестве программы отображения для файлов PDF, созданных с помощью PDFCreater. Если вы хотите продолжить чтение файлов PDF с помощью бесплатного «Adobe Acrobat Reader» или другого инструмента, вы можете сохранить это в настройках PDFCreator. Вы также можете изменить выбор стандартных приложений в настройках Windows.

Файлы PDF в основном предлагают эти преимущества

Электронное письмо из Outlook легко можно сохранить в виде файла PDF. Помимо возможности сохранения, файлы PDF имеют много преимуществ по сравнению с другими форматами, такими как формат хранения MSG Outlook. Хотя файлы MSG могут быть прочитаны только Outlook и несколькими программами электронной почты и конвертации, формат PDF используется во всем мире.

Бесплатные программы для чтения PDF-файлов, такие как Adobe Acrobat Reader, гарантируют, что получатели PDF-файла смогут читать его практически на любом устройстве. Файлы PDF также сжимаются при сохранении и в большинстве случаев меньше исходного документа. Кроме того, сохраняются форматирование, изображения, встроенные шрифты и общий вид.

Безопасность документов очень важна, особенно при их отправке через Интернет. Установив параметры, файлы с конфиденциальным содержимым можно защитить от несанкционированного кражи данных. То же самое происходит при назначении пароля. В этом случае посторонние лица не смогут открыть файл и прочитать его содержимое.

Благодаря дополнительной ценности PDF-файлов и возможности использовать ключевые слова и значимый заголовок, чтобы упростить поиск PDF-файлов, PDF-файлы идеально подходят для архивирования электронных писем в Outlook.

Резюме: резервное копирование электронных писем в Outlook с помощью PDF Creator - быстро и легко

Если вы хотите надежно заархивировать сообщение электронной почты в течение длительного времени, формат PDF особенно подходит для этого. Поскольку Microsoft Outlook не предлагает встроенного преобразования в формат PDF, необходимо использовать внешнее программное обеспечение. PDFCreator - это ориентированная на цель и удобная программа, которая использовалась миллион раз. После установки в качестве драйвера виртуального принтера его можно использовать для преобразования документов в файлы PDF из любого приложения Windows.

В Outlook вы выбираете функцию печати, вводите заголовок документа, ключевые слова и путь к хранилищу и можете заархивировать электронную почту всего несколькими щелчками мыши. PDFCreator работает так же надежно, как и платные программы, и поэтому рекомендуется в качестве драйвера виртуального PDF-принтера для Windows и Microsoft Outlook.