Как правильно структурировать документы Word
Word предлагает пользователям множество различных вариантов создания текстовых документов в соответствии с различными требованиями или индивидуальными идеями. Можно настроить не только параметры шрифта, но также макет и форматирование документов. Особенно, если вы часто используете Word и регулярно используете определенную структуру текста, вы можете извлечь большую пользу из функции «шаблона формата». Но как создать шаблон в Word? А как вы их редактируете?
Шаблон в Word: что это на самом деле?
Разве ваша работа не ограничена одним конкретным форматом? Вам нужно переключаться между разными типами текста? Вы можете сохранять в Word различные пользовательские шаблоны и получать к ним доступ в любое время. Это позволяет вам без особых усилий создавать документы и быстро заполнять их соответствующим содержанием.
При определенных обстоятельствах в вашей файловой системе накапливается несколько шаблонов. Для обзора вы можете отсортировать эти образцы документов в соответствующей области задач. Таким образом, вы найдете его еще быстрее, когда ищете определенный стиль. Но как можно интегрировать шаблоны формата в ваш документ?
С первого взгляда: четко структурируйте и редактируйте тексты
Вы найдете набор шаблонов формата на ленте меню под вкладкой «Пуск». По умолчанию Word определяет разные уровни для заголовков с использованием разных шрифтов и размеров, что помогает стандартизировать текстовые документы. Кроме того, заголовки так хорошо выделяются на фоне текста или изображения.
Использование шаблонов также позволяет быстрее перемещаться по документу. Как правило, в Word вы найдете так называемую «область навигации» в левой части страницы. Если вы этого не видите, действуйте следующим образом:
-
Выберите вкладки «Просмотр».
-
В области «Отображение» вы можете проверить поля «Линейка», «Линии сетки» и «Область навигации».
-
Как только вы отметите «Область навигации», слева появится панель навигации.
-
Щелкните здесь на «Заголовки», чтобы структура заголовка появилась на панели навигации.
Word показывает здесь все определенные заголовки и подзаголовки. Нажимая на целевое текстовое поле в области навигации, вы можете легко переключаться между созданными вами слоями.
Нужно ли вам следовать конкретным правилам форматирования основного текста и заголовков? Получили ли вы конкретные инструкции о том, как должен выглядеть конец документа? Предложения Word не всегда соответствуют требованиям компаний, школ или личному вкусу. Если вы затем используете свой индивидуальный шаблон, вы можете быть уверены, что он будет выглядеть единообразно и соответствовать вашим требованиям.
Практично и индивидуально: Инспектор форматов Word
По этой причине шаблоны можно настраивать. Хотя Microsoft Word часто указывает определенный размер шрифта, шрифт, определенный межстрочный интервал и выбор между выравниванием, выравниванием по правому или левому краю, здесь все еще есть область действия: вы можете вносить изменения в настройки по своему усмотрению.
Чтобы отредактировать шаблон формата или создать новый узор, откройте вкладку «Пуск» на ленте меню. Здесь вы найдете поле «Шаблоны форматов». Щелкните маленькую стрелку в правом нижнем углу. В зависимости от версии Word у вас есть разные варианты на этом этапе. Вам доступны следующие функции:
- Новый шаблон стиля
- Инспектор формата
- Проверить стили
- Параметры
Вы можете видеть здесь только символы вместо перечисленных терминов. Например, «A +» означает «Новый шаблон формата». Щелкните символ, чтобы открыть соответствующее окно.
В разделе «Новый шаблон формата» вы можете определить новые шаблоны для форматирования текста в соответствии с вашими собственными идеями или после консультации с вашим работодателем. С другой стороны, «Инспектор формата» - это помощник, который проверяет, соблюдаются ли ранее определенные шаблоны формата - аналогично «Проверке шаблона формата». Например, в разделе «Параметры» можно использовать текущий документ как основу для создания нового шаблона.
Хорошо организовано: так вы следите за вещами в Word
Если вы решили создать индивидуальные пользовательские шаблоны в Microsoft Word, образец документа можно сохранить в подходящем месте для хранения. Чтобы иметь возможность быстро открывать файлы в нужный момент, соответствующую папку должно быть легко найти.
Поскольку на компьютере могут быстро накапливаться большие объемы данных, ваша организация особенно важна здесь. Word предлагает разные места для хранения в зависимости от типа файла. В то же время программа Office предлагает вам возможность отображать все доступные шаблоны форматов.
Однако вы можете не только получить доступ к пользовательским шаблонам, но и использовать отдельные готовые текстовые модули с помощью выбора списка. Помимо графики, документы можно объединить в папку и поместить в отдельное место для хранения с соответствующей пометкой под вашим именем пользователя.
Используйте потенциал: правильно используйте функции Word
Благодаря модулям с переменным текстом ваш текст можно не только создать за несколько шагов, но и использовать несколько других функций для дополнительной индивидуализации. В зависимости от того, каким требованиям в конечном итоге должен соответствовать документ, вы можете вставить несколько элементов, которые сделают текст более привлекательным.
Графика, отдельные текстовые поля, цитаты и гиперссылки, которые выделяются на фоне остального текста, часто особенно привлекают читателей и вызывают их интерес. Оглавление, список источников, имена авторов, дата и номера страниц обычно являются частью формальной основы, содержащейся в большинстве документов.
Если с файлом работают более одного человека, может быть полезно включить путь, по которому осуществляется доступ к расположению файла документа, в верхнем или нижнем колонтитуле текста. Ваше имя пользователя может отображаться в меню, чтобы все, кто работает с текстом, могли видеть, кто создал или редактировал документ.
Шаблоны и другие функции: сделайте документы привлекательными
Различные функции Word также позволяют редактировать существующие шаблоны. Если вы хотите внести исправления, вы можете, например, использовать функцию «Найти и заменить». Если вы заметили ошибку в своем шаблоне после того, как вы уже сохранили его в папке, вы все равно можете интегрировать свои изменения и обновить документ. После этого запись может быть открыта в текущей версии.
Когда вы настраиваете страницу, вы можете использовать кнопку, чтобы использовать различные функции полей. В дополнение к макросам вы можете, например, всего за несколько щелчков мыши вставить в текст тексты автомобилей, которые вы сформулировали заранее и хотели бы использовать часто. Хотя вы можете быстро вызывать и активировать команды, которые регулярно используются с макросами, вы можете использовать эту функцию для включения текстовых полей или графики в ваш документ.
Полезно знать: как эффективно работать с Microsoft Word
В повседневной профессиональной жизни полезными элементами Word являются не только шаблоны и функции, такие как макросы или текстовые модули. Вы можете сохранить любой файл в формате PDF. После этого документы могут быть отправлены быстро и больше не могут быть легко изменены другими людьми.
Программа Office также позволяет вам делать переводы и создавать стандартные письма. Таким образом, вы можете не только быстро, но и эффективно связаться со многими получателями. В общем, Microsoft Word предлагает практический способ справиться с широким спектром требований к созданию текста. Вы можете получить структурированный обзор функций на ленте меню программы Office.
Вопросы и ответы
Как создать шаблон формата или шаблон пользователя в Word?
Выберите вкладку «Пуск» на ленте меню. Затем найдите поле «Шаблоны форматов» на верхней панели. Здесь вы найдете маленькую черную стрелку: если вы нажмете на нее, откроется другое поле. В нижней части вы найдете параметры, доступные для редактирования шаблонов. «Новый шаблон формата» или знак плюса указывают на возможность создания нового шаблона.
Какие настройки я могу сделать для своих шаблонов?
Сначала дайте вашему шаблону формата имя пользователя. Таким образом, вы сможете снова найти шаблон позже в меню или в желаемом месте для хранения файлов. Затем вы можете указать, какой это тип документа. Вы создаете шаблон таблицы? Или примерный список? В других настройках также можно указать шрифт и размер, а также интервал и маркировку.
