Таблицы Excel: краткий обзор структуры

Строки, столбцы, ячейки, заголовки

Microsoft Excel используется в частной и деловой сфере. Благодаря программе можно проводить математические вычисления и задавать разные параметры в разных соотношениях. В принципе, сначала это звучит абстрактно. Однако Excel - это, по сути, интеллектуальная программа, которая помогает вам собирать данные, оценивать их и представлять по вашему желанию. Чтобы использовать эти функции Excel в профессиональных или личных целях, рекомендуется создать таблицу Excel, которую пользователи могут свободно форматировать. Но как устроена структура таблиц Excel и что возможно?

Так выглядит структура таблиц Excel

Программа предлагает различные области применения и поэтому очень универсальна. Однако важно понимать, как структурирована электронная таблица Excel и как в нее загружаются соответствующие данные. Как только пользователи открывают программу, перед ними оказывается книга, состоящая из пустого листа. Заголовки строк и столбцов ограничивают отдельные ячейки. Данные в виде чисел и текста, которые вводятся на пустой рабочий лист, изначально называются списком Excel. Этот список или отдельные диапазоны ячеек можно отформатировать в таблице Excel, выполнив простые действия. В основном структура таблиц Excel выглядит так:

• Линии
• столбцы
• Клетки
• регистр

Отформатированные таблицы представлены строками и столбцами. Заголовки строк расположены горизонтально и пронумерованы последовательно. Заголовки столбцов располагаются вертикально и соответствуют букве. Точка, в которой встречаются строка и столбец, называется ячейкой. Например, ячейка B3 - это точка, полученная из строки 3 и столбца B. Также есть вкладки реестра. Вы можете создать его, когда ваш файл станет больше. Вы можете легко переключаться между различными таблицами на листе с помощью вкладки реестра. Благодаря легкой структуре различных элементов пользователи могут вводить разные данные в табличной форме и, таким образом, отображать их наглядно.

Использование таблиц Excel: личные и профессиональные области применения

Будь то финансы или статистический анализ данных - Excel - наиболее широко используемая программа для работы с электронными таблицами.

В Excel, например, есть возможность записывать ввод и вывод (будь то частный или деловой). Пользователь может настроить, какие формулы будут использоваться для вводимых значений. С помощью структуры таблицы Excel можно быстро создать обзор данных.

Пример таблицы Excel из частного сектора

Вы храните бюджетную книгу в электронной таблице Excel. Вы можете определить, насколько высоки ваши доходы и расходы. Вы можете разделить расходы на разные группы. Например: аренда, продукты, страховка и т. Д. Используя разные формулы и вводя разные расходы, вы можете, например, отслеживать финансы в течение более длительного периода времени. Таким образом вы можете проанализировать, как изменились ваши расходы за последний месяц или даже за последние пять лет.

Пример таблицы Excel из бизнес-сектора

Компании могут использовать таблицы Excel для записи и оценки данных, например, из разных местоположений компании. Это может включать определение прибыли в целом или по отдельным отраслям. Кроме того, данные о персонале, например, могут быть вставлены в таблицы Excel.

Сводные таблицы как особая форма таблицы

Если данные представлены в табличной форме и вы хотите их оценить, то программы для работы с электронными таблицами, такие как Excel, предлагают возможность создания так называемой сводной таблицы. Это специальная таблица, с помощью которой большой объем данных может быть сокращен до приемлемого объема и проанализирован. Например, фокус можно поместить на запись данных того же типа и обобщить в сводной таблице. Таким же образом можно рассчитать частичные результаты. Структура сводной таблицы аналогична структуре таблицы Excel; он просто выполняет другую функцию.

Пример сводной таблицы

Компания имеет данные о своих сотрудниках в виде списков. Это может быть, например, отдел, пол, год рождения, зарплата и годы работы в компании. Эту таблицу Excel теперь можно преобразовать в сводную таблицу. Это имеет то преимущество, что разные данные можно оценивать по-разному. Например, сводная таблица может рассчитать среднюю зарплату, общую зарплату или подсчитать сотрудников в отдельных командах. Также можно оценить, сколько женщин и мужчин в компании или насколько высок средний возраст сотрудников.

Структура таблиц Excel предлагает эти преимущества по сравнению со списками.

Как только данные вводятся в Excel, сначала создается список. Список можно преобразовать в таблицу с помощью кнопок или комбинаций клавиш. Таблицы имеют несколько преимуществ перед списками. Особенно при работе с большими наборами данных могут закрасться ошибки во время сдвига, оценки или сортировки, которые уничтожают весь набор данных. С другой стороны, в случае таблиц сортировка записей данных не является неправильной. Таблицы представляют собой большие наборы данных в управляемой форме и предлагают возможность расширения данных по мере необходимости.

Как работает форматирование таблиц Excel?

Таблицы легко форматировать. С помощью нескольких щелчков мышью можно выбрать различные варианты формата, которые гарантируют четкое представление информации.

• Заголовки и колонтитулы
• Строки результатов
• Связанные строки и столбцы
• Первая и последняя строка
• Автофильтр

Верхние и нижние колонтитулы для лучшего обзора

Excel предлагает вам возможность вставлять верхние и нижние колонтитулы. Это позволяет сделать таблицы в вашей книге более понятными и предоставить необходимую информацию. В верхних или нижних колонтитулах есть место для номеров страниц, дат или имен. Также есть строки заголовков, которые показывают тип данных, введенных в соответствующие ячейки. Это могут быть, например, обозначения, количества или периоды времени. Вы можете фильтровать их по своему желанию. В отличие от списков, верхние и нижние колонтитулы таблиц можно скрыть и отобразить.

Строки результатов как часть таблицы Excel

Строки результатов предназначены для отображения суммы различных ячеек или диапазонов ячеек в качестве общего результата. Помимо создания итогов, строке результата могут быть назначены другие функции. Их также можно показать и скрыть в таблицах.

Объединенные строки и объединенные столбцы для суммирования нескольких диапазонов ячеек

Ячейки можно соединять вертикально и горизонтально. Затем это необходимо для лучшего обзора в таблице. Например, вы создали ячейку для каждого месяца. Чтобы было понятнее, что означают введенные числа, вы можете объединить ячейки над данными и вставить туда заголовок. Например, можно сказать «ежемесячные продажи». Вы также можете легко выделить первый и последний столбцы в форматированных таблицах. Также возможно «заморозить» первую или последнюю строку. Это обеспечивает необходимый обзор, особенно с длинными таблицами. В противном случае при прокрутке легко потерять, что это за ввод.

Автофильтр полезен для сортировки данных

Еще одна заслуживающая внимания функция Excel - это так называемый автофильтр. Помимо функций фильтрации, есть еще варианты сортировки. Например, если вы хотите отсортировать список имен по алфавиту. Однако затем необходимо выполнить настройку, чтобы сортировался не только столбец, но и соответствующие строки. Преимущество автофильтров состоит в том, что, например, вы можете сортировать по алфавиту или числам от маленького к большому, а также автоматически сортировать связанные данные. Кроме того, можно фильтровать индивидуальную информацию.

Пример автофильтра

В таблице Excel с данными о сотрудниках вы хотите отфильтровать, сколько человек пришло из местоположения xy. Для этого необходимо установить соответствующий автоматический фильтр, и будут отображаться только соответствующие сотрудники. Кроме того, вы можете фильтровать по нескольким параметрам. Например, место происхождения и команда. С помощью соответствующих автоматических фильтров пользователи могут узнать, сколько сотрудников команды живут в одном месте.

Предопределенные и настраиваемые стили таблиц

Excel предлагает вам большой выбор различных предопределенных шаблонов форматов таблиц. Большим преимуществом этого является то, что полезные элементы таблицы могут быть быстро адаптированы и изменены. Также возможно создавать собственные стили таблиц. В частности, компании могут создавать таблицы в собственном корпоративном дизайне. Таким образом, таблицы могут отображаться вашим собственным шрифтом или вашими собственными цветами.

Эффективно используйте структуру таблиц Excel в своей работе

Если вы хотите использовать форматированные таблицы Excel в профессиональной или частной среде, вам следует ознакомиться с основами программы. Для многих Excel - это устрашающая программа с множеством сбивающих с толку функций.

В общем, желательно сначала сосредоточиться на основах эксплуатации. Благодаря тому, что основные функции, такие как форматирование, освоены, программу уже можно эффективно использовать.

Также полезно знать, какие функции программа вообще может взять на себя. Неважно, знает ли пользователь, какая формула используется и как. Это все еще можно исследовать и использовать впоследствии. Если вы хотите использовать Excel для определенной цели, вам следует сначала ограничиться этим при приобретении навыков и, возможно, позже познакомиться с другими функциями. Это гарантирует, что пользователь не будет сбит с толку масштабом программы с самого начала и потеряет обзор.

Заключение: форматированная структура таблицы Excel облегчает обзор данных.

Программа Excel является частью пакета Microsoft Office и доступна для пользователей Apple и Microsoft. С помощью программы для работы с электронными таблицами пользователи могут перечислять данные в таблице в книге и оценивать их с помощью программы. Простая структура таблиц Excel предлагает пользователям структурированное отображение данных через заголовки строк и столбцов, заголовки и строки результатов. Кроме того, можно использовать форматирование для выделения важных областей ячеек и содержащихся в них значений или для изменения шрифта и размера. Кроме того, введенные данные можно преобразовать в диаграммы в таблицах Excel, например, чтобы показать четкое распределение информации. По сравнению со списками данных, структура таблиц Excel имеет то преимущество, что доступны расширенные функции, которые позволяют экономить время и более эффективно оценивать записи. В дополнение к индивидуальному дизайну таблиц пользователям, конечно же, также предоставляются шаблоны, которые они могут использовать для оценки своих данных на рабочем листе.