Профессионально создавайте подписи Outlook

С помощью всего нескольких щелчков мышью до подписи Outlook

Под подписью в Outlook можно назвать фрагмент текста, добавляемый вручную или по умолчанию в сообщение электронной почты. Обычно в рабочие сообщения электронной почты включаются подписи. Подпись делового электронного письма содержит имя автора сообщения и наиболее важную контактную информацию. Ее можно назвать электронной визиткой.

Подписи в деловых письмах требуются по закону. Помимо отправителя и общих контактных данных, необходимо также указать обязательную информацию о названии компании и юридической форме, эквивалентную бланку.

Подпись не требуется по закону в частной среде. По понятным причинам имеет смысл включать подпись и в личные электронные письма:

• Он, несомненно, идентифицирует вас как отправителя сообщения.
• Подпись делает ваше письмо профессиональным
• При подписании и указании контактных данных сообщение обычно не отфильтровывается спам-фильтром.

Таким образом, имеет смысл и кажется подлинным добавлять подпись к каждому сообщению электронной почты. Microsoft Outlook предлагает множество вариантов для создания, адаптации и индивидуализации различных подписей.

Создание подписи в Outlook: как создать подпись несколькими щелчками мыши

Вы создаете подпись в Outlook по следующему шаблону:

1. Откройте новое сообщение электронной почты и перейдите на вкладку «Подпись» в меню «Вставка».

   

2. Откроется окно, в котором вы можете отредактировать существующие подписи или создать новую подпись с индивидуальным форматированием. В качестве содержания частной подписи особенно подходят следующие элементы:

   • Ваше имя.
   • Ваш адрес.
   • Контактная информация, такая как телефон, факс и электронная почта.
   • Необязательно: адрес вашего частного веб-сайта.

   Кроме того, как вариант, вы также можете включить изображения или анимированные файлы GIF.webp в качестве логотипа в свою подпись, чтобы создать индивидуальную и уникальную подпись в html.

   

3. Текстовое поле, в котором вы создаете свою подпись, предлагает широкий спектр параметров настройки. Помимо прочего, вы можете пошагово:

   • Выберите шрифт, цвет и размер шрифта.
   • Определите выравнивание текста: по левому краю, по правому краю или по центру.
   • Добавьте фотографии и ссылки.
   • Вставьте визитку в формате vcf в поле Визитная карточка.
   • Выберите учетную запись электронной почты, с которой должна быть доставлена подпись.
   • Решите, следует ли использовать подпись для ответов и пересылки по электронной почте.

После того, как вы сделали все записи, завершите создание вашей подписи, нажав OK. Подпись теперь доставляется как стандартная подпись для используемой учетной записи электронной почты. Существует также возможность создания нескольких подписей для одной учетной записи электронной почты или для нескольких учетных записей. Хотя подпись доставляется как стандартная подпись, при необходимости вы можете вставить альтернативные подписи вручную.

Как изменить подпись

Если вы хотите изменить подпись, в Outlook есть две удобные альтернативы:

1. Введите поисковый запрос «Подписи» в строке поиска в верхней части Outlook и откройте свою подпись, нажав «Действия / Подпись».

   

2. Так же, как при создании новой подписи, откройте новое сообщение и перейдите на вкладку «Подпись» в строке меню.

   Изменения подписи необходимо сохранить, нажав кнопку мыши с «ОК». Затем измененная подпись автоматически прикрепляется к вашим сообщениям электронной почты в зависимости от конкретных настроек.

Где найти подходящие шаблоны для подписей

Есть полезные ссылки и предложения по созданию подписей в Интернете. Microsoft, как производитель Microsoft Outlook, также предлагает вам шаблоны для подписей, которые выглядят профессионально и подходят для деловых или личных целей. Перейдите к шаблонам подписи от Microsoft, щелкнув ссылку внизу диалогового окна создания подписи: "Получите шаблоны подписей«Щелкните. Как вариант, в Интернете вы также найдете дополнительные предложения и шаблоны для подписей.

Вы попадете на страницу поддержки Microsoft, на которой в удобной для пользователя форме описывается, как создать подпись с использованием шаблона в Microsoft Word и как сохранить ее в Outlook.

Важные советы по созданию вашей подписи

Подпись в приватной среде может быть оформлена индивидуально. Разрешено то, что нравится и производит хорошее впечатление на получателя электронного сообщения.

Деловая электронная почта и подписи всегда должны быть отформатированы в соответствии со стандартом DIN 5008. Поскольку электронные письма и подписи предназначены для облегчения переписки, законодательный орган приравнивает их к деловым письмам и факсам на 01.01.2007. По этой причине при оформлении подписей необходимо соблюдать постановления законодательного органа. Деловая подпись обычно должна состоять из трех частей:

1. Имена и, возможно, общее приветствие.
2. Контактные данные компании.
3. Легальная информация.

Если подпись используется в деловых целях, вы также должны убедиться, что номера телефона и факса указаны в соответствии с правилами DIN. Кроме того, важно, чтобы отправители писали свои полные имя и фамилию и избегали сокращений.

Межстрочный интервал, размер шрифта и тема

Для каждой подписи имеет смысл использовать шрифт, который используется в теле текста. Во многих случаях компании используют фирменный шрифт для бланков и всех типов корреспонденции. Стандартные шрифты, такие как Calibri, Arial или Times New Roman, подходят для частных лиц. Эти шрифты гарантируют, что подпись будет отображаться для получателя разборчивыми буквами.

Если вы стандартно используете узорчатый курсивный шрифт или игривые шрифты, это может вызвать раздражение. В качестве размера шрифта следует выбирать буквы от 10 до 12 пунктов. Межстрочный интервал должен соответствовать стандартным значениям и, как и само письмо, обычно представляет собой одну строку. В сообщении электронной почты никогда не следует забывать о теме.

Как добавить к подписи логотипы и изображения

Вы можете добавить к своей подписи логотип или отдельные изображения, например бизнес-фотографию, с помощью графического символа. Перед вставкой убедитесь, что изображение не слишком велико и хорошо вписывается в общую картину вашей подписи. В более старых версиях Outlook процедура вставки логотипов и изображений отличается - особенно в Outlook 2000 и Outlook 2003, возможности отличаются от возможностей текущих версий Outlook.

Также возможно использование вашей подписи в качестве информационного и рекламного носителя. Ссылка на ваш веб-сайт, специальное предложение или дополнительная информация о вас или вашей компании могут быть полезны, чтобы заинтересовать получателей.

Найти подписи в папке Windows

Примечание: Если вы хотите сохранить личную подпись, вам понадобится для этого путь к хранилищу. Подписи хранятся централизованно в Windows в скрытой папке, к которой вы можете получить доступ с помощью следующей команды Windows:

Одновременно нажмите клавиши [Windows] и [R] - откроется диалоговое окно «Выполнить».

Введите в диалоговом окне следующую команду:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Вы попадаете в папку со своими подписями, а затем можете их скопировать и сохранить.

Заключение о профессиональном использовании подписей в Outlook

Подпись в Outlook - это профессиональный и проверенный способ представить себя отправителем сообщения. Имя и фамилия, личные контактные данные и, в деловой среде, включение юридической информации являются необходимыми и целесообразными.

Вы можете создать новую подпись в Outlook всего несколькими щелчками мыши или с помощью Microsoft Word и внешних шаблонов. Может быть полезно включить в подпись фотографии или логотип. Также важно соблюдать правила DIN 5008 для деловых подписей. Подпись всегда должна информировать получателя, позволять быстро просмотреть отправителя и соответствовать общей картине электронного письма.