Резервное копирование в Outlook - профессиональное резервное копирование файлов и папок с данными

Практические советы и общая информация по резервному копированию данных

Пользователи Microsoft Outlook со временем отправляют, архивируют и передают огромные объемы данных. Кроме того, собираются записи календаря, личные задачи, файлы, которые отправляются в виде вложений, и личные данные из адресной книги.

Любой, кто потерял бумажный блокнот или аналоговый календарь, может понять, насколько важны адреса, номера телефонов или сообщения. С потерей тяжело справиться. То же самое относится к цифровой версии и к данным, хранящимся в Microsoft Outlook. Если системный сбой, вирус или другое событие вызывают перезагрузку компьютера, это может быть болезненным. Особенно, когда важные данные, назначения, адреса и другая информация не были скопированы и утеряны.

Такой сценарий необходимо предотвратить любой ценой. По этой причине пользователям Outlook крайне важно регулярно создавать резервные копии своих личных данных. Также полезно знать расположение файлов данных. Пользователи должны иметь поверхностное представление о том, как и где Outlook хранит адреса, встречи и задачи. Эта осведомленность и систематическое резервное копирование данных гарантирует, что все важные данные Outlook будут сохранены и будут доступны в случае системных проблем.

Видео с практическими рекомендациями - Outlook: как резервное копирование Outlook и резервное копирование электронной почты

Практический совет: Если вы хотите сохранить только несколько важных сообщений электронной почты и не хотите выполнять полное резервное копирование, идеально подойдет архивирование в формате PDF-сообщения. Бесплатное программное обеспечение PDF Creator помогает сохранять электронные письма в виде файла, как при печати. PDF-файл можно читать с помощью различных программ и конечных устройств без каких-либо проблем, чего нельзя сказать о собственном формате MSG Outlook. В то же время в качестве альтернативы можно сохранять важные сообщения в папке под Windows в формате MSG.

Другой альтернативой сохранению в формате MSG или PDF может быть сохранение в текстовом файле. Outlook предлагает вам удобный вариант архивирования нескольких электронных писем в одном файле TXT. Таким образом, вы можете целенаправленно и вместе сохранять связанные сообщения.

Как Microsoft Outlook сохраняет ваши данные Чтобы иметь возможность немедленно действовать в случае системных проблем или вирусной атаки, важно знать фон и параметры настройки, а также знать, как Outlook сохраняет ваши данные. По сути, Outlook архивирует ваши данные в файлы с двумя разными расширениями:

1. Автономные файлы Outlook (файл OST).
2. Файлы личного магазина (файл PST).

Автономные файлы Outlook

Автономные файлы Outlook используются системой для:

• Учетные записи IMAP,
• Учетные записи Microsoft 365,
• Биржевые счета также
• Учетные записи Outlook.com

созданный. Все упомянутые учетные записи электронной почты характеризуются децентрализованным хранилищем, поддерживаемым сервером. Этот способ хранения имеет много преимуществ. Помимо быстрого доступа с различных конечных устройств, ваши данные хранятся на защищенных серверах и защищены от вирусов и вредоносных программ.

В дополнение к исходным файлам на сервере Outlook создает файлы автономных данных, которые сокращенно обозначаются расширением «OST». Это постоянно синхронизируемые копии, которые заменяются, как только почтовый ящик подключается к Интернету. Без доступа в Интернет пользователи могут продолжать работать с помощью файлов OST, поскольку все соответствующие данные и информация копируются на жесткий диск. Если подключение к Интернету установлено, все изменения, например, сообщения электронной почты, которые были созданы за это время, обрабатываются. OST-файл обновляется автоматически. Если файл OST удален вручную, Outlook создаст новый. Это происходит, как только компьютер и сервер снова подключаются.

Случайно удаленные данные на сервере Exchange также можно легко повторно активировать. Предварительным условием для этого является создание администратором политики хранения удаленных объектов. Это одно из многих преимуществ серверов Exchange и причина, по которой многие компании используют этот тип электронной почты.

Файлы личного магазина

В отличие от автономных файлов Outlook, файлы Personal Store хранятся только централизованно на компьютере. Их можно охарактеризовать как важные архивы данных для сообщений, задач, настроек и контактов. Все сообщения и элементы Outlook в файле данных Outlook (PST) доступны только на компьютере, на котором хранится файл.

Помимо данных, определенная структура папок также сохраняется в файлах PST. Outlook может создавать различные файлы PST на стороне системы. Это делается, среди прочего, по команде пользователя, чтобы отделить друг от друга личные или служебные сообщения электронной почты. Если копии файлов PST не сохраняются регулярно, не архивируются в резервные копии или не копируются вручную, все данные могут быть безвозвратно потеряны в случае сбоя компьютера или отказа жесткого диска. Поскольку сбои и вирусные атаки происходят без предупреждения, важно действовать упреждающе.

Файлы личного магазина в основном создаются для учетных записей POP. До версии Outlook 2013 вся информация из учетных записей IMAP также копировалась в файлы PST. Пользователи старых версий Outlook сообщали, особенно с учетными записями IMAP, что сообщения электронной почты по необъяснимым причинам исчезали почти через 3 месяца. Проблему можно решить, изменив настройки.

Важно: пользователи старых версий Outlook или люди, которые работают с учетными записями электронной почты POP3, должны всегда обеспечивать продолжение резервного копирования своих файлов PST, чтобы избежать потери данных.

Совет инсайдера: С индивидуальными настройками вы также можете получать доступ к сообщениям электронной почты с сервера POP3 одновременно на двух разных компьютерах. В этом случае вам необходимо изменить правила в настройках учетной записи вашего почтового ящика. Затем на каждом ПК создается файл PST с эквивалентными данными.

Информация: Так называемый стандартный файл PST необходим для пользователей Outlook. В принципе, в нем управляются все входящие и исходящие, а также все встречи и контакты. По этой причине стандартный файл PST не следует удалять в любое время. Поскольку файлы PST содержат конфиденциальные личные данные, вы можете дополнительно защитить их паролем. Эта процедура особенно актуальна, если несколько сотрудников в компании используют один компьютер и им не разрешен доступ к личной электронной почте.

Как найти расположение файлов данных Outlook

Резервное копирование файлов данных Outlook вручную - это вариант архивирования. Для этого вам потребуется доступ к расположению файлов данных. Вы можете найти расположение файлов данных в Outlook следующим образом:

1. Перейдите к настройкам учетной записи через пункт «Файл» в меню Outlook.

   

2. Щелкните подпункт «Импорт / экспорт». Вы запускаете мастер импорта и экспорта Outlook.

   

3. Вы можете получить доступ ко всем файлам данных, хранящимся на вашем компьютере, с помощью проводника Windows. Вы можете включить это вручную в резервную копию или сохранить копию на флешке или другом жестком диске.

Вот как вы можете создать резервную копию ваших данных с помощью Microsoft Outlook

Резервное копирование файлов данных вручную может быть целесообразным и работоспособным, если вы постоянно выполняете резервное копирование данных, документов и настроек с помощью профессионального программного обеспечения для резервного копирования. Более элегантный и безопасный способ резервного копирования файлов OST или PST - это резервное копирование данных с помощью мастера экспорта непосредственно из Outlook.

С помощью мастера экспорта ваши электронные письма, записи календаря и контакты копируются в новый файл PST и создаются резервные копии. Чтобы запустить мастер экспорта в Outlook, вам необходимо сделать следующее:

1. Перейдите в Outlook в разделе «Файл» ко второму пункту меню «Открыть и экспортировать». Эта команда открывает новое окно с несколькими параметрами.

   

2. Щелкните подпункт «Импорт / экспорт». Вы запускаете мастер импорта и экспорта Outlook.

3. В открывшемся окне выберите «Экспорт в файл», чтобы создать резервную копию данных, сохраненных в Outlook.

   

4. Следующим шагом должен быть выбор, сохранять ли данные в CSV-файле с разделителями-запятыми или в файле данных Outlook. Всегда выбирайте здесь файл данных Outlook, так как вы можете импортировать этот формат в Outlook, как оригинал в случае потери данных.

   

5. В следующем окне у вас есть возможность выбрать почтовый ящик, который вы хотите заархивировать. Здесь важно, что вы можете сохранить только один почтовый ящик со всеми данными, которые он содержит в файле PST. Если вы управляете несколькими почтовыми ящиками в Outlook, вам придется повторить процесс экспорта для каждого почтового ящика.

6. В следующем окне нажмите «Обзор», чтобы указать место хранения файла данных Outlook. Вы можете выбрать любой каталог и выбрать имя файла экспорта с окончанием PST. Если вы ранее делали резервную копию данных в Outlook, по умолчанию будет отображаться ранее использованное имя файла. Если это обычное резервное копирование данных, исключите экспорт дубликатов. В этом случае текущая резервная копия вашего файла данных всегда содержит самые свежие данные.

   

7. При нажатии кнопки «Готово» файл данных Outlook сохраняется в качестве резервной копии. Файл данных можно скопировать из места хранения и временно сохранить в облачном хранилище, например OneDrive.

Кончик: Обычно установите флажок "Включить подпапки«Чтобы все элементы учетной записи электронной почты из всех подпапок были заархивированы. Под пунктом меню "фильтр«У вас есть возможность детально определить, какие сообщения или отдельные элементы должны быть заархивированы. Как правило, для обычного резервного копирования данных функция фильтра не требуется.

Практический совет: Вы хотите архивировать не весь почтовый ящик, а только важную папку проекта? В этом случае отметьте папку или папки, для которых требуется создать резервную копию, вместо резервного копирования всего почтового ящика.

Информация: Знаете ли вы, что вы также можете экспортировать списки рассылки Outlook в Excel? Прочтите здесь, как это работает.

Имеет смысл регулярно создавать резервные копии своего почтового ящика, если вы не работаете с учетной записью IMAP или Exchange. Затем файл резервной копии можно легко импортировать в систему с помощью мастера импорта Outlook. Это также работает при переключении с Outlook Express на Outlook.

Практический совет: Сделайте регулярную запись календаря в Outlook, например ежемесячно, чтобы экспортировать почтовый ящик со всеми данными. Благодаря функции напоминания Outlook вы не пропустите архивирование, и, как правило, у вас будут резервные копии, которые не хуже новых.

Таким образом, использовать функцию экспорта Outlook несложно. С его помощью можно профессионально создавать резервные копии учетных записей электронной почты POP3 и создавать резервные копии файлов Outlook PST. Также можно архивировать данные о почтовых ящиках IMAP и Exchange. Их не обязательно создавать резервные копии, так как все исходные данные находятся на сервере провайдера. Это означает, что их можно будет снова импортировать без каких-либо проблем в случае потери данных.

Как сохранить подписи вручную

Вы можете выполнить резервное копирование лично созданных подписей вручную, открыв место их хранения. Вы можете легко сделать это с помощью следующих команд Windows:

1. Одновременно нажимайте клавиши на клавиатуре. [Windows] а также [Р]. Диалоговое окно "Исполняйте«, Который был известен как командная строка в DOS.

2. Введите в командной строке следующую команду: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures"(Без кавычек).

3. Папка Windows "Подписи", В котором архивируются все сохраненные вами подписи. Вы найдете подписи как в формате RTF, так и в форматах HTM и TXT. Вы можете удобно скопировать подписи из хранилища, перенести их на другой компьютер или временно сохранить в облачном хранилище.

Автоархивирование в Outlook

В течение многих лет в Microsoft Outlook была возможность автоматического архивирования сообщений электронной почты по заранее заданному расписанию. Автоархивирование особенно полезно для очистки почтового ящика и минимизации его размера.

Установите следующие параметры автоархивации:

1. Перейдите в Файл / Параметры.

2. Откроется окно выбора «Параметры Windows». В параметрах Windows можно щелкнуть, чтобы внести изменения в дизайн и функции, настроить ленту меню или выбрать языковые параметры. Параметры настройки автоархивирования можно найти в середине окна в разделе «Дополнительно».

   

3. Щелкните «Параметры автоархивирования», чтобы указать, какие сообщения следует автоматически архивировать и в какие периоды времени.

   

После этого все заархивированные сообщения можно будет найти в архивных папках и повторно активировать. Можно открывать и получать доступ к более старым файлам и сообщениям из архива всего несколькими щелчками мыши. Для этого вы можете использовать автоматическое архивирование в Outlook, с одной стороны, или вы также можете создать резервную копию своих данных вручную.

Заключение по резервной копии Outlook и ее актуальности для каждого пользователя

Важно регулярно создавать резервные копии ваших личных данных Outlook и всех вложенных папок. Электронные письма, записи календаря, контакты с рукописными заметками и другую информацию проще всего заархивировать с помощью мастера экспорта Outlook. В качестве альтернативы также возможно ручное копирование существующих файлов PST или OST. Для этого пользователям необходимо точное расположение файла данных в Outlook.

С помощью мастера можно сохранить одну учетную запись для каждого процесса архивирования. Если вы используете несколько учетных записей, процесс необходимо повторить. Перед резервным копированием данных в Outlook важно понять, как Outlook хранит данные. Резервная копия данных особенно важна для учетных записей электронной почты POP3, где все данные хранятся централизованно на локальном компьютере. В противном случае все файлы, контакты, настройки и информация могут быть безвозвратно удалены в случае вирусной атаки. Благодаря созданию дубликатов вы гарантированно сможете восстановить данные в любое время.

Пользователи учетных записей Microsoft Exchange, IMAP и пользователи Outlook 2013 или более поздней версии получают выгоду от внешнего хранилища своих данных на серверах поставщика электронной почты. Это означает, что данные, хранящиеся в этих учетных записях, по-прежнему будут доступны после проблемы с компьютером. Резервная копия Outlook не важна для пользователей этих учетных записей. Несмотря на отсутствие необходимости, это может быть полезно, если по соображениям безопасности вы хотите хранить резервные копии своих данных на флешке или внешнем жестком диске.

Вопросы и ответы о резервном копировании Outlook

Что делать, если файлы PST повреждены и нечитаемы?

У вас есть серьезная проблема с Outlook, а файл PST серьезно поврежден и данные утеряны? Такая ситуация проблематична, поскольку контактные данные или электронные письма с важной информацией во многих случаях безвозвратно теряются. В таком случае, помимо упреждающего резервного копирования ваших данных, может помочь бесплатное бесплатное программное обеспечение, которое может восстанавливать поврежденные файлы PST.

Можно ли переместить файлы PST на другой диск и использовать их?

У вас есть проблема, что на вашем жестком диске недостаточно места для хранения под Windows, несмотря на продолжающееся архивирование и резервное копирование? Вам нужно переместить файлы Outlook PST на другой диск из-за нехватки места? Тогда вам поможет продуманный план из пяти пунктов из Outlook 2013 или инструкции для пользователей Outlook Express. Обе статьи научат вас, как легко перемещать файлы PST на другой диск.

Как я могу повторно активировать важные вложения в Windows после их удаления?

Во многих случаях сообщение электронной почты менее актуально, чем его вложение. Хотя письмо только подтверждает отправку, приложенный файл PDF или Excel имеет первостепенное значение. Если электронное письмо было удалено, вложение также не может быть найдено. В Windows удаленное вложение можно повторно активировать, выполнив поиск во временных файлах Интернета.