Использование Microsoft Outlook: советы и настройки

С этими руководствами вы станете профессионалом Outlook

Приобретение Outlook в составе пакета Office или отдельной версии - это первый шаг к профессиональному общению по электронной почте, созданию задач или управлению встречами. Знание того, как правильно и интуитивно использовать Outlook, важнее первоначальной установки.

Возможности Outlook разнообразны и позволяют пользователям профессионально общаться. Интеграция Microsoft PowerPoint, Excel или Word дает значительную добавленную стоимость для пользователей Microsoft Office. Кроме того, есть важные функции, которые позволяют пользователям общаться с Microsoft Outlook быстро, эффективно и с высоким уровнем компетентности. Чтобы иметь возможность использовать Outlook на профессиональном уровне, имеет смысл ознакомиться с письменными инструкциями и оцифрованными руководствами, которые объясняют основы работы с Outlook и инсайдерских функций.

Видеоурок в Outlook: как максимально эффективно использовать Outlook

Находите и сортируйте сообщения, встречи и предметы

Microsoft Outlook в основном упрощает пользователям использование программного обеспечения. Помимо понятной структуры меню, пользователи найдут инструкции, интегрированные в программу, и понятную функцию помощи, которую можно выбрать через отдельный пункт меню. Его можно вызвать в любое время через пункт меню «Справка» на ленте меню.

Несмотря на эти удобные для пользователя структуры, некоторые функции скрыты, неизвестны новым пользователям или не распознаются как важные на первый взгляд.

Важной помощью в дополнение к странице справки, обучающим курсам и учебным пособиям является функция поиска, интегрированная в Outlook, которую вы всегда можете найти в виде фиксированного поля над строкой меню:

Поиск в Outlook удобен и позволяет пользователям устанавливать индивидуальные параметры поиска. Например, можно выполнять поиск определенных терминов, выполнять поиск в нескольких папках, выполнять поиск в папках архива или одновременно сканировать подпись электронной почты для поиска терминов или отображать расширенные параметры поиска.

В то время как расширенный поиск можно найти в верхней части меню в текущей версии Outlook, он, например, был скрыт в предыдущих версиях. Если вы не знали комбинацию клавиш CTRL + SHIFT + F, управлять расширенным поиском было сложно. Вы можете легко адаптировать мгновенный поиск в Outlook 2010 и всех последующих версиях к вашим личным требованиям.

Важный совет для пользователей Outlook 2007 и 2010

Вы не можете найти важные электронные письма, несмотря на то, что функция поиска включена? В этом случае необходимо перезапустить индексацию Outlook. Это особенно верно для версий Outlook 2007 и 2010, поскольку обе программы используют поисковый индекс Windows для поиска. Если этот поисковый индекс поврежден, поиск больше не будет работать правильно. После повторной индексации ваша система найдет все сообщения электронной почты как обычно.

Пользователи также должны быть очень осторожны при удалении элементов непосредственно из папки поиска в Outlook. Поскольку папки поиска являются исключительно виртуальными папками, которые связаны с физическими папками, каждое удаление в папке поиска вызывает «настоящее» удаление. Таким образом вы намеренно удаляете элементы из Outlook.

Использование функции сортировки Outlook - советы и рекомендации

Это знает каждый пользователь Outlook: если вы забудете продолжить чтение и сортировку входящих сообщений в Outlook, вы быстро потеряете все из виду. Чтобы справиться с этой проблемой, прежде всего необходимо знать и использовать параметры сортировки в Outlook. Например, вы можете определить макросы и правила в папке «Входящие» для правильной сортировки и организации входящих информационных бюллетеней.

Функция сохранения отправленных сообщений в специальной папке клиента, а не в папке «Отправленные», очень интересна и особенно полезна в профессиональной среде. Функция автоматической сортировки экономит время и четко показывает все сообщения, отправленные клиенту в папке. В адресной книге у вас также есть возможность сортировки по фамилии или другим важным для вас критериям.

Любой, кто управляет несколькими учетными записями электронной почты с помощью Microsoft Outlook, ценит возможность сортировать электронные письма, полученные в Outlook, в соответствии с учетной записью, на которую было отправлено электронное письмо. Эта полезная функция появилась в Outlook 2003 и помогает более четко представлять входящие сообщения. Также возможно отобразить все сообщения от отправителя.

Функция отображения связанных сообщений электронной почты, отсортированных в дереве обсуждения, чрезвычайно практична. Этот тип организации дает вам обзор всех сообщений и их содержимого, особенно для длительных проектов с большим количеством электронных писем.

Таким образом, функция сортировки в Outlook дополняет многие преимущества программного обеспечения. С помощью сортировки и обширных и логически структурированных функций поиска вы, как пользователь, сохраняете обзор. Ваша почта, задачи, элементы и встречи, а также ваш почтовый ящик всегда сортируются.

Как использовать Outlook - профессионально отправляйте электронные письма

Отправка и получение электронной почты - часть повседневной жизни большинства пользователей Outlook. Также интересно, что вы можете гибко настраивать просмотры в Outlook. Например, можно отображать только непрочитанные сообщения, чтобы не пропустить новые электронные письма в любой момент времени. Это работает с одной или несколькими учетными записями электронной почты. Не имеет значения, используете ли вы в Outlook несколько разных типов учетных записей и разные почтовые ящики, например IMAP и Exchange.

На этом же этапе у вас также есть возможность пометить свои сообщения разными цветами для последующих действий. Отметки с флажками разного цвета можно в любой момент поставить галочкой «Готово». Таким образом, вы можете визуально сразу увидеть, какие сообщения еще нужно обработать для последующей обработки.

Грамотно управляйте прочитанными и непрочитанными письмами

Также целесообразно выполнить определенные настройки и, например, отображать только сообщения за последние 7 дней или в основном электронные письма с вложениями. Если вы также хотите знать, сколько сообщений находится в папке, вы можете отобразить это с помощью нескольких настроек в настройках Outlook.

Копии важных отправленных сообщений электронной почты также можно поместить в любую папку. После того, как вы прочитали свои новые сообщения электронной почты, вы можете пометить несколько сообщений или целые папки и отобразить их как прочитанные или непрочитанные полностью. Вы можете так же легко восстановить отдельные прочитанные электронные письма в их исходное состояние и выделить их как непрочитанные. Если вы хотите удалить непрочитанные сообщения, например, в папке со спамом, это работает с удобными комбинациями клавиш.

Проблемы с синхронизацией и недостаточное интернет-соединение

Если в старых версиях Outlook возникают проблемы с синхронизацией, отдельные сообщения могут кэшироваться в папке «Конфликты». Имеет смысл регулярно просматривать эту папку. У вас неадекватный прием Wi-Fi или проблемы с сотовым соединением, и вы не можете получать сообщения электронной почты только в Outlook. В этом случае вы также можете читать и писать свои сообщения в автономном режиме. После того, как вы обработали все свои электронные письма, выйдите в Интернет и отправьте свои сообщения. Эта настройка также может быть интересна для деловых поездок за пределы Европы, если доступ в Интернет является дорогостоящим.

Практический совет:

Если вы хотите увеличить масштаб электронной почты для чтения, вы можете сделать это с помощью сочетания клавиш. В качестве альтернативы вы найдете ползунок в правом нижнем углу главного окна Outlook, который можно использовать для регулировки коэффициента масштабирования с помощью мыши.

Общие функции Outlook и основные параметры оптимизации

Важной функцией Outlook для легкого поиска сообщений электронной почты, встреч или задач является интегрированная функция поиска, упомянутая в приведенной выше части. В текущей версии Outlook вы можете легко использовать поле поиска над строкой меню для полнотекстового поиска. Сочетания клавиш и ограничения поиска делают поиск еще более удобным. Создание папок избранного также практически актуально и эффективно. Избранные папки гарантируют, что папки, которые используются регулярно, можно будет найти в любое время. Перетащите избранные папки за один шаг с помощью мыши в область над общей структурой папок. В результате вы обычно видите свои любимые папки в верхней части окна просмотра.

В дополнение к избранным папкам и профессиональному расположению электронных писем имеет смысл архивировать полученные сообщения непрерывно. Функция автоматического архивирования, интегрированная в программное обеспечение, автоматически выполняет резервное копирование ваших данных через регулярные промежутки времени. Он перемещает сообщения из Outlook во внешний архивный файл.

Таким образом, вы, пользователь, можете быть уверены, что важные сообщения не могут быть потеряны из-за вирусов или ошибок пользователя в любое время. Автоархивирование может быть остановлено и отключено для отдельных папок или модулей без каких-либо проблем. Если вы хотите искать именно в архивных файлах, вам необходимо открыть эти архивные файлы в Outlook. Вы можете сделать это, сначала нажав Файл. Затем выберите Открыть и запись Файлы данных Outlook. На следующем шаге вы можете воспользоваться расширенным поиском.

Закройте все окна за один шаг

Вы это знаете? Вы открыли разные окна в Windows и Outlook и должны закрыть их одно за другим. В Outlook это проще сделать с помощью команды «Закрыть все окна». В последней версии Outlook 365 вы найдете упрощение в меню: «Вид> Окно> Закрыть все элементы».

Настройте задачи, заметки и календарь

Особенно в периоды, когда необходимо выполнить несколько встреч и задач одновременно, важно постоянно держать в поле зрения. Outlook гарантирует это с помощью различных настроек в календаре и в списках задач. Например, вы можете отображать все важные задачи, четко упорядоченные по срокам.

В профессиональной среде очень важно получать ответы на запросы о встрече в короткие сроки. Outlook четко представляет запросы на собрания и предлагает пользователям дополнительные преимущества: в Outlook 2010 вы можете четко видеть, какие приглашенные люди приняли, а какие еще не подтвердили встречу. Эта функция упрощает отслеживание невыполнения обязательств коллегами или деловыми партнерами и проведение совместных встреч.

Функция заметок в Outlook также полезна и практична. Вместо бумажных плакатов это:

• Сделайте офис и стол загроможденными,
• Игнорировать правила защиты данных и
• Чье содержание можно не заметить,

у вас есть возможность использовать функцию заметок при использовании Outlook. Заметки отображаются на экране так же, как бумажные стикеры, и при необходимости могут отображаться разными цветами и для лучшего различения.

Функция заметок может помочь пользователям сохранять важные ключевые слова или задачи вне календаря или списка задач в Outlook.

Очистите папку «Удаленные».

Если вы получаете много сообщений и спама, интегрированная в Outlook папка «Удаленные» быстро заполняется. Папку можно удалить без каких-либо усилий. Щелчка правой кнопкой мыши достаточно, чтобы начать процесс удаления с помощью команды «Очистить папку». Важно, чтобы в папке содержались только удаляемые объекты. По этой причине имеет смысл просмотреть папку перед окончательным процессом удаления и проверить, нет ли неправильно удаленных писем.

Вы также можете настроить Outlook на автоматическое удаление всех удаленных писем при выходе из программного обеспечения.

Создавайте макросы и отображайте их в Outlook

В Microsoft Outlook, а также в других программных приложениях всегда есть эквивалентные рабочие последовательности. В этом случае Outlook предлагает возможность настройки макросов для более эффективной работы. Макросы - это набор команд, которые выполняются автоматически. В дополнение к макросам вы также можете использовать Outlook, чтобы вставить их на ленту. Таким образом, у вас под рукой будут ваши личные макросы одним щелчком мыши. Вы также можете подписать свои макросы цифровой подписью.

Форматируйте сообщения, как в Microsoft Word

Пользователи Outlook 365 любят использовать параметры форматирования, которые появляются в пункте меню «Форматировать текст», как только создается новое сообщение электронной почты. Пользователи могут решить, хотят ли они отправить сообщение в формате HTML или текстовое сообщение, и в каком шрифте или размере шрифта должно быть составлено письмо.

В более старых версиях Outlook, таких как Outlook 2007 и 2010, программа имела собственный редактор почты. Он был структурирован аналогично Microsoft Word. С помощью редактора пользователи могли получить доступ к различным функциям дизайна без использования Word. Функция комментариев также может быть добавлена с последующими настройками.

Легко находите шаблоны

В ходе дальнейшего развития Outlook изменилось место хранения шаблонов электронных писем или шаблонов из Word и Excel. В большинстве случаев вы можете найти свои личные шаблоны по следующему пути поиска:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Еще один источник, в котором хранятся настройки Outlook, - это реестр. Дополнительную информацию о том, как найти реестр и какие данные сохраняются, можно найти по следующей ссылке.

Показать исходный текст

Интересная функция для опытных программистов - отображение исходного текста сообщений. В более ранних версиях Outlook для отображения исходного текста достаточно было щелкнуть сообщение правой кнопкой мыши. Эта функция скрыта в текущей версии Outlook 365, но ее можно найти всего за несколько щелчков мышью:

1. Дважды щелкните сообщение, источник которого вы хотите просмотреть.

2. Вверху поля поиска введите «исходный текст».

3. Опция «Дальнейшие действия перемещения».

4. Щелкните ссылку и в следующем окне выберите: «Другие действия»> «Исходный код».

5. Вы можете просмотреть исходный текст сообщения и при необходимости скопировать или изменить его.

Резюме и заключение

Использовать Microsoft Outlook несложно. Программное обеспечение было настроено и доработано таким образом, чтобы его можно было легко использовать для всех повседневных коммуникационных приложений. Большинством функций можно управлять интуитивно, они организованы в удобные меню. Outlook также впечатляет:

• А также сложная функция поиска
• Возможность объединения функций с другими программами семейства Office, такими как Excel или PowerPoint.

Контакты, заметки, индивидуальные настройки, встречи и многие другие функции дополняют функциональность Outlook. Пользователи действуют целесообразно, когда пробуют новые функции, просматривают инструкции и руководства и используют советы, чтобы иметь возможность постоянно использовать Outlook лучше и эффективнее.