Outlook: знание и использование советов и приемов

У нас есть для вас вся информация!

Microsoft Outlook - одна из самых известных и эффективных коммуникационных программ на рынке программных приложений. В дополнение к хорошо известным функциям, таким как изменение шрифта или цвета, адаптация форматирования, запуск проверки орфографии или открытие окна календаря, есть и другие полезные советы и уловки, которые должен знать каждый пользователь. Эти советы и подсказки позволяют пользователям Outlook максимально использовать возможности Outlook, чтобы работать с Outlook быстрее и точнее.

Советы и рекомендации для Outlook

По сути, каждый пользователь сталкивается с вопросом, следует ли ему использовать платную коммуникационную программу, такую как Microsoft Outlook, или же они удовлетворены бесплатными приложениями, такими как Microsoft Mail или Mozilla Thunderbird. Если вы остановились на Microsoft Outlook, возникает вопрос, стоит ли покупать Outlook или Office в 32- или 64-битной версии.

Это вопрос принципа и того, насколько мощный компьютер используется. В 32-битной версии можно установить максимум 4 ГБ ОЗУ. Напротив, 64-разрядная операционная система поддерживает значительно больший объем оперативной памяти и, следовательно, имеет более высокий уровень производительности. Как правило, можно использовать 8 ГБ, 16 ГБ или больше оперативной памяти.

Пользователи могут найти руководства для всех программ и функций Outlook, а также всех других программных приложений Microsoft в Интернете по следующей ссылке: docs.microsoft.com/de-de/.

Ускорьте запуск Outlook и уменьшите размер файла данных

Ежедневная работа с Outlook доставляет удовольствие, когда программа работает быстро и без сбоев в работе. Если программное обеспечение запускается медленно и медленно, возможно, виноваты слишком много или слишком медленные надстройки. В этом случае важно удалить ненужные надстройки, чтобы снова ускорить работу системы.

Большие файлы PST или OST также могут замедлить работу системы и обмен данными с Microsoft Outlook. По этой причине имеет смысл регулярно проверять размер файла PST. Вся информация и настройки из Outlook сохраняются как запись в файле PST или OST. Размер файла можно уменьшить, сохранив или заархивировав другие папки или файлы большого объема.

После основного действия, при котором файлы проверяются и удаляются, файл данных может не уменьшиться в размере одновременно. Это связано с тем, что Outlook не очищает файл данных сразу после удаления информации. В качестве альтернативы сжатие файла данных также может быть инициировано вручную. Эта процедура позволяет быстрее выполнять необходимые резервные копии. К тому же Outlook запускается быстрее.

Важный: Постоянно проверяйте папку «Отправленные»: во многих случаях она содержит огромное количество данных и вложений, которые не являются абсолютно необходимыми. Если вы хотите сэкономить место для хранения, может быть эффективным частично очистить папку «Удаленные».

Также может быть интересно и практично записывать и оценивать время, в течение которого вы работаете с Outlook. Знание того, сколько времени занимает этап работы, может быть важно не только для самозанятых, фрилансеров или работодателей. Частные лица также извлекают выгоду из оценки информации, которую можно легко перенести в Microsoft Excel.

Электронная почта и трафик электронной почты: советы для лучшего обзора и эффективности

Есть много советов и приемов, касающихся написания и отправки электронных писем и общего почтового трафика. Например, знаете ли вы, что с помощью Outlook вы можете закрыть все окна сразу?

• В Outlook до версии 2007 вы звоните Файл → Все элементы закрыть.
• В Outlook 2010 возьмите команду Вид → Окно → Закрыть все элементы.

Между прочим, эти команды закрывают не только сообщения, но и все остальные окна Outlook. Если вы еще не сохранили изменения в одном из окон, Outlook дает вам возможность сделать это.

Еще один важный совет для Outlook - впоследствии добавить тему в папку «Входящие». Добавление темы к сообщению позже может быть полезно для того, чтобы в будущем иметь возможность более эффективно и быстрее искать содержимое электронного письма. В случае электронных писем, отправленных с короткой темой или без нее, имеет смысл изменить тему позже.

Сделайте Outlook понятным - вот как это работает

Ясность - в основном важная проблема в Outlook. Например, многие пользователи задаются вопросом, как можно отслеживать множество сообщений и отделить важное от неважного. Один из способов - настроить представления в Outlook. Цель каждого изменения в настройках должна заключаться в том, чтобы почтовый ящик был управляемым. Эффективность обработки электронной почты может также включать автоматическую сортировку почтового ящика в хронологическом порядке. Эта процедура позволяет, например, после длительного отсутствия в отпуске Outlook открыть следующее непрочитанное сообщение электронной почты вместо следующего прочитанного сообщения.

Функция отображения сообщений для каждого получателя или общего отображения связанных электронных писем также может иметь важное значение. Основные параметры настройки можно найти в меню «Просмотр».

Совет инсайдера:

В Outlook вы также можете использовать параметры просмотра для отображения общего количества сообщений в папке вместо количества непрочитанных сообщений в папке «Входящие».

Открывайте новое письмо - в любом месте и в любое время

Дважды щелкните свободное место в папке или в почтовом ящике, чтобы открыть окно, в котором вы можете написать новое электронное письмо.

Однако это работает только для вакансий под списком адресов электронной почты - в противном случае Outlook откроет письмо, на которое вы нажали. Однако вы можете скрыть список электронной почты, щелкнув значок плюса рядом со столбцом, который в настоящее время группируется в Outlook до версии 2007. В Outlook 2010 сверните список, щелкнув черный треугольник рядом с сгруппированным столбцом.

Отправить содержимое буфера обмена по электронной почте

Вы написали что-то в Outlook или в другой программе и хотите отправить этот текст по электронной почте (или как часть электронного письма)?

1. Выделите текстовый раздел и скопируйте его в буфер обмена с помощью Ctrl + C.
2. Переключитесь в Outlook (независимо от того, какой модуль в данный момент открыт).
3. Нажмите Shift + Ins - Outlook открывает новое окно электронной почты и копирует в него содержимое буфера обмена.

Если окно электронной почты не появляется, щелкните любой элемент в окне Outlook (это также может быть встреча или контакт) и снова нажмите Shift + Ins.

Принимайте или отклоняйте приглашения с помощью сочетания клавиш

Вы получили приглашение на встречу? Если вы хотите принять его, выберите его в папке «Входящие» и нажмите Alt + C («c» вместо «aCcept», в переводе: «принять»). Если вы хотите отклонить его, выберите его и нажмите Alt + D («D» для «отклонить»).

Повторить последний поиск в Outlook

Наверняка вы знаете, что у вас длинное электронное письмо с Правка ⇒ Найти (до Outlook 2003) или Сообщение ⇒ Поиск или найдите строку символов с помощью сочетания клавиш F4. Пока вы открыли диалог поиска, вы можете использовать кнопку Продолжай искать перейти к следующему вхождению.

Однако, когда вы закрыли диалоговое окно, нажмите комбинацию клавиш Shift + F4 - Outlook перейдет к следующему вхождению без предварительного открытия диалогового окна.

Как только вы дойдете до последнего местоположения, Outlook отобразит соответствующее сообщение.

Сортировка и поиск в Outlook еще быстрее

Вы хотите отображать все электронные письма из текущей папки, отправленные определенным отправителем? В Outlook до версии 2007 выполните следующие действия:

1. Щелкните поле поиска или нажмите Ctrl + E, чтобы поместить курсор в поле поиска.
2. Введите первые несколько букв имени отправителя. Outlook теперь отфильтровывает все сообщения электронной почты, содержащие текст для поиска, введенный в отправитель, тему или текст сообщения.
3. Щелкните заголовок столбца изчтобы электронные письма от этого отправителя отображались вместе.

В Outlook 2010 есть более быстрый вариант (но, к сожалению, только в этой версии):

1. Щелкните заголовок столбца изотсортировать по этому столбцу. Таким образом, все электронные письма от каждого отправителя отображаются одно под другим.
2. Введите несколько первых букв, которые начинаются с имени отправителя. Вы перейдете к первому электронному письму от этого отправителя.

Автоматически заполнять поле адреса в Outlook

Outlook обычно предлагает адреса электронной почты, которые уже используются, как только вы вводите пару букв в ВПоле введено. Outlook выполняет поиск в списке ранее введенных адресов электронной почты (список автозаполнения). Если этого не произошло, вы можете использовать Ctrl + K для поиска подходящих записей в адресной книге.

Отображение имен файлов систем напрямую

Часто ли вы обнаруживаете, что получаете целую серию файловых вложений по электронной почте и испытываете трудности с различением файлов по отдельности, потому что имена различаются только в конце, но Outlook не отображает имена файлов полностью? Затем вам нужно сначала открыть электронное письмо, чтобы увидеть полные имена.

В Outlook вы также можете сделать это, не открывая электронную почту. Вы найдете свою собственную команду в контекстном меню (в папке «Входящие»), которое вы можете использовать, чтобы открыть подменю, в котором можно увидеть имена всех систем. Из подменю вы можете сразу открывать отдельные системы с помощью соответствующей программы. Команда в контекстном меню называется Показать вложения.

Перемещайте электронные письма без перетаскивания

Электронные письма обычно можно очень легко переместить в папку с помощью перетаскивания. Однако иногда перетаскивание нецелесообразно, например, при «замене мыши» в некоторых ноутбуках. Команда из контекстного меню помогает:

• В Outlook до версии 2007 щелкните письмо (-а) правой кнопкой мыши и вызовите команду Переместить в папку на. В открывшемся диалоговом окне выберите желаемую папку назначения и нажмите Ok.
• В Outlook 2010 щелкните письмо (-а) правой кнопкой мыши и вызовите команду Двигаться и выберите нужную папку в открывшемся подменю. Однако в подменю отображаются только папки верхнего уровня; Более глубоко вложенные папки можно найти через пункт меню В другой папке.

Управление хранилищем электронной почты и подключением к Интернету

Если вы хотите отправить электронное письмо с большим вложением размером более 20 МБ через Outlook, вы, скорее всего, получите сообщение об ошибке со стандартными настройками Outlook. Microsoft Outlook ограничивает размер отправляемых файлов до 20 МБ или 10 МБ для учетных записей Exchange. Это ограничение предотвращает постоянную загрузку на ваш компьютер вложений большого размера, превышающих ограничения для большинства интернет-провайдеров. Вы можете отправлять вложения размером больше среднего через OneDrive или другого облачного провайдера. В частности, изображения и графика могут занимать много места. По этой причине, начиная с Outlook 2010, у вас есть альтернатива сжатия изображений перед их отправкой по электронной почте.

Если в отпуске или в командировке у вас нет достаточно быстрого или дорогостоящего подключения к Интернету, в качестве первого шага имеет смысл загружать только заголовки писем в Outlook. В этом случае вы будете видеть следующую информацию в каждом письме:

• Ссылка,
• Отправитель,
• Получатель,
• Дата отправки.

Только когда вы откроете письмо, оно будет полностью загружено. Вы делаете настройки в опциях Outlook.

Совет по программному обеспечению:

Если вы хотите автоматически удалять повторяющиеся электронные письма, программа MoDupRemover может быть интересной и эффективной. Он систематически удаляет повторяющиеся сообщения с первых дней существования Outlook и совместим с текущей версией Outlook и Windows 10.

Видеоурок - совет эксперта: как сохранить личную заметку в Outlook

Совет эксперта "собственная заметка"

В некоторых случаях может быть важно добавить личные заметки в электронное письмо. Outlook предлагает эту возможность для своих пользователей с функцией «Общедоступное сообщение». С помощью этой функции вы можете создать сообщение в своем почтовом ящике или в определенной папке, не отправляя его предварительно. Несмотря на вводящий в заблуждение термин «публичное сообщение», эта заметка видна только пользователю. Его нельзя отправить, потому что в нем нет поля получателя. В Outlook 2010 и более поздних версиях вызовите команду «Пуск> Новые элементы> Дополнительные элементы> Опубликовать общедоступное сообщение в этой папке». В текущей версии Outlook 365 функция называется «Опубликовать в этой папке». Вы можете найти эту опцию на ленте «Пуск».

Вы можете профессионализировать свои собственные заметки или сообщения в целом с помощью быстрых частей. Подобно модулям серии в Microsoft Word, быстрые модули в Outlook состоят из готовых текстов или текстовых частей, которые могут быть сохранены как быстрые модули во вкладке «Вставка» в категории «Текст». В принципе, из каждого письма может вырасти одна или несколько быстрых частей.

Распечатайте и сохраните электронные письма

Не все сообщения важны и их нужно сохранять. Некоторые электронные письма также важны с профессиональной или частной точки зрения и должны быть заархивированы, а также распечатаны. Даже если в Outlook есть хорошая встроенная функция печати, не все тщательно разработанные электронные письма печатаются правильно. Это работает без каких-либо усилий, просматривая электронную почту в браузере. Распечатка также работает с сообщениями в формате html. В браузере вы также найдете специальные настройки просмотра, с помощью которых вы можете предварительно просмотреть и настроить распечатку.

Папка поиска

В Outlook вы найдете обе системные папки поиска, а также можете создавать личные папки поиска. С помощью папок поиска вы можете сортировать почту в соответствии с заранее определенными критериями. Существующие папки поиска можно найти на ленте «Папки». Вы также можете создавать новые папки поиска там.

Важные сочетания клавиш и быстрые действия:

1. Откройте контекстное меню с помощью клавиатуры: нажмите клавиши Shift + F10.
2. Открыть диалоговое окно: Ctrl + Shift + Y.
3. Переместить сообщения в папку: CTRL + SHIFT + V.
4. Создайте заметку (из каждого модуля): CTRL + N или CTRL + SHIFT + N.
5. Распечатайте сразу несколько электронных писем: удерживая клавишу CTRL, щелкайте по электронным письмам одно за другим с помощью мыши.
6. Удаляйте непрочитанные, неважные электронные письма одним щелчком мыши: CTRL + A.
7. Запустите Outlook только один раз: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (для xx введите номер версии вашего Outlook и скопируйте команду в командную строку, щелкнув правой кнопкой мыши)

Заключение: используйте советы и рекомендации Outlook в целях повышения эффективности

Прежде всего пользователи ценят удобство использования Microsoft Outlook и набор функций, которые включают в себя множество других инструментов и функций в дополнение к составлению и отправке электронных писем. Важно знать основные функции Outlook. Кроме того, из соображений эффективности полезно опробовать и применить дополнительные советы и рекомендации. С их помощью можно максимально эффективно использовать Microsoft Outlook, профессионально обрабатывать каждую задачу и использовать все возможности, предлагаемые программным приложением для частных или бизнес-пользователей.