Используйте функцию автозаполнения, чтобы обеспечить более быстрый ввод повторяющегося содержимого в таблицы и списки Excel.
В Excel есть функция автозаполнения (также называемая автозаполнением в более старых версиях Excel). При вводе текста программа проверяет, содержится ли запись уже в текущей таблице. Если да, программа подсказывает, как завершить ввод после первой буквы.
Если вы хотите принять это предложение, просто завершите ввод клавишей ENTER. В противном случае замените предложенный текст другим.
В некоторых случаях может случиться так, что Excel не заполняет автоматически запись в ячейке по мере ввода.
Для этого может быть несколько причин. Функция AutoEnter может быть отключена. Функция должна быть активирована, чтобы Excel мог заполнять ячейки. Для этого вызовите команду TOOLS - OPTIONS, если вы используете Excel до Veriosn 2003 включительно. В появившемся диалоговом окне активируйте вкладку EDIT.
В этом диалоговом окне активируйте флажок AUTO-COMPLETE FOR CELL VALUES.
Подтвердите этот выбор, нажав кнопку ОК.
Даже при включенной функции автозаполнения есть несколько советов, которые нужно иметь в виду, чтобы получить удовлетворительные результаты. Обратите внимание на следующие моменты:
- Excel завершает записи только тогда, когда курсор вставки находится в конце активной ячейки. Убедитесь, что вы поместили закладку за последней буквой в активной ячейке.
- Excel ищет возможные записи только в столбце, содержащем активную ячейку. Если ваши записи повторяются в строке, а не в столбце, автозаполнение не добавляется к записям.
- Запись считается завершенной только тогда, когда ясно, какую запись вы хотите ввести. Введенные вами буквы могут не совпадать с буквами существующей записи или могут быть одинаковыми для нескольких записей. Например, если вы наберете «Mü» в столбце, который не содержит записей, начинающихся с этих букв, ввод не будет завершен. Если вы введете строку «Mü» в столбец, в котором доступны возможные записи «Müller» и «Müller-Lüdenscheid», Excel не завершит ввод, пока у вас не будет уникальной буквы, в данном случае дефиса после «r». "добавлен. Вместо того, чтобы вводить следующую уникальную букву, вы также можете выбрать нужную запись из списка записей, уже введенных в столбец. Для этого нажмите комбинацию клавиш ALT ARROW DOWN и выберите запись из отображаемого списка. Также можно щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке и выбрать в контекстном меню функцию СПИСОК ВЫБОРА ВЫБРАТЬ.
- Excel заполняет только те записи, которые содержат текст или комбинацию текста и чисел. Записи, состоящие из чисел, дат или времени, а также формы не заполняются.
- Проверьте положение активной ячейки: она должна находиться в области данных. Область данных - это область ячеек, которая содержит все данные и также ограничена пустыми ячейками или краями таблицы. Excel завершает ввод в области данных и в пустой строке под областью данных. Предполагая, что диапазон данных простирается до диапазона ячеек A1: C20: Excel завершает все записи, которые вводятся в ячейку от A21 до C21, даже если ячейка выше пуста. Записи, введенные в ячейки с A22 по C22, не будут заполнены.
- Чем больше количество возможных записей в столбце, тем больше времени может потребоваться Excel для завершения записи.
