Независимо от того, хотите ли вы регулярно создавать резервные копии контактных данных из своего Outlook, или хотите ли вы перенести их из Outlook в офисе в свой личный Outlook или сделать их доступными для коллеги: самый простой способ сделать это - экспортировать адресную книгу
Если вы хотите создать резервную копию или перенести экспортированные данные в другой Outlook, рекомендуется сохранить данные в файле PST. Затем вы можете просто прочитать файл PST с помощью другого Outlook.
Если вы хотите передать данные коллеге, у которого нет Outlook, он ничего не сможет сделать с файлом PST. Затем вы должны экспортировать адреса либо в формате Excel, либо в формате CSV (в Outlook это называется «значения, разделенные запятыми»).
Полностью экспортировать адресную книгу
Для этого действуйте следующим образом:
- В Outlook до версии 2007 вы вызываете команду Файл → Импорт / экспорт на. В Outlook 2010 вы звоните Файл → Открыть → Импорт на.
- выберите Экспорт в файл и нажмите на Дальше.
- выберите Файл личной папки (.pst) (или в Outlook 2010 Файл данных Outlook (.pst)) и щелкните Дальше.
- выберите контакты и переключите опцию Включить подпапки а. Затем нажмите на Дальше.
- Выберите более Поиск выберите папку, в которой должен быть сохранен файл PST, и введите описательное имя файла, например контакты-backup.pst.
- Оставьте вариант Заменить дубликаты экспортированными элементами в и нажмите на Полный.
- Если данные не очень конфиденциальны, выберите Без шифрования и нажмите на Ok. В Outlook 2010 просто оставьте поля пароля пустыми и нажмите Ok. Если вам нужно защитить резервную копию, выберите Надежное шифрование и дважды введите пароль. Опция Сохраните этот пароль в списке паролей Разумеется, оставьте его деактивированным, иначе любой, кто может получить доступ к вашему ПК, сможет открыть файл, не вводя пароль. Закройте диалог с помощью Ok.
В описанной процедуре значок в папке Предлагаемые контакты содержащиеся записи не сохранены. Они находятся в самом конце списка выбора на шаге 4. Невозможно выделить их вместе с контактами, удерживая клавишу CTRL. Если вы хотите сохранить их, вам нужно повторить шаги с 1 по 7 ниже.
Снова импортируйте резервную копию
Если вы хотите (повторно) прочитать адреса на том же или другом ПК, действуйте следующим образом:
- В Outlook до версии 2007 вы вызываете команду Файл → Импорт / экспорт на. В Outlook 2010 выберите Файл → Открыть → Импорт.
- выберите Импорт из других программ или файлов и нажмите на Дальше.
- выберите Файл личной папки (.pst) и нажмите Дальше.
- Выберите файл PST с резервной копией.
- Если вы изменили некоторые контакты в Outlook с момента создания резервной копии, выберите в диалоговом окне импорта Не импортировать дубликаты в противном случае изменения в контактах будут перезаписаны старыми данными. Если вы хотите решить для себя, какую версию хранить в адресной книге в случае дублирования, выберите Разрешить создание дубликатов конец. Затем после импорта нужно полистать адресную книгу и удалить ненужные дубли.
- нажмите на Дальше.
- Переключить опцию Включить подпапки и выберите вариант Импортировать элементы в ту же папку в: Личные папки (если у вас в Outlook 2010 несколько личных папок, возьмите ту, которая вам нужна).
- нажмите на Полный.
