Сканирование документов: инструкции и бесплатные программы

С легкостью достигните своей цели с помощью этих пошаговых инструкций

Если у вас дома есть бумажные документы, которые вы хотите защитить цифровым способом, вы можете отсканировать их. Даже во многих офисах все еще есть старые файлы и документы, которые необходимо перенести в цифровой мир. С помощью сканера легко создавать цифровые изображения аналоговых документов. Можно сканировать даже фотографии или слайды, и архивирование осуществляется не только в коробках и фотоальбомах в подвале. При сканировании создается двухмерный отпечаток аналогового документа, который затем при необходимости можно редактировать на компьютере.

Сканирование документов: вот почему это имеет смысл

Когда вы сканируете документ, создается его цифровая версия, которую вы можете сохранить на своем компьютере. Благодаря сканированию вы можете:

• для резервного копирования
• Сортировать по
• редактировать
• дублировать
• Отправить

Файл, созданный вашим отсканированным документом, изначально воспроизводит информацию, содержащуюся в исходном документе. Затем вы можете отредактировать файл по своему усмотрению с помощью соответствующего программного обеспечения для сканирования. Независимо от того, регулировка ли цвета или объединение различных сканированных изображений - вы решаете, хотите ли вы изменить свое сканирование и как это сделать.

Сканер: вы можете выбрать один из этих двух вариантов.

Для сканирования документов вам понадобится сканер. Вы можете выбрать один из двух вариантов:

• Сканер для плоских досок - это компактное устройство, с помощью которого можно сканировать документы формата DIN A4 и документы меньшего размера.
• С многофункциональным устройством вы можете не только сканировать, но также печатать и копировать. Раньше многие многофункциональные устройства также имели встроенную функцию факса, в настоящее время это больше похоже на WLAN или Bluetooth, встроенные в устройства.

Многофункциональные устройства значительно больше плоских сканеров и поэтому чаще используются в офисах или на работе. Если у вас есть многофункциональное устройство и вы часто сканируете и печатаете, лучше всего купить его с устройством подачи документов, чтобы вам не приходилось загружать каждый лист бумаги по отдельности.

Сканирование документов: вот как это работает

Для сканирования документов вам понадобится компьютер и сканер.

Подключите сканер к компьютеру.

Затем поместите документ сканируемой стороной вниз на стеклянную пластину включенного сканера.

Затем нажмите кнопку «Сканировать», и вы увидите изображение документа, отображаемое на экране вашего компьютера через несколько секунд одним щелчком мыши.

Сохраните документ, когда он вам понравится.

Если вы хотите что-то изменить, вы можете повторить сканирование после настройки параметров.

После сканирования отредактируйте документ по своему усмотрению с помощью выбранного программного обеспечения. Например, если вы отсканировали его под углом, вы можете выпрямить его с помощью такой программы, как Scantailor.

Сохраните его, как только закончите редактировать.

С помощью подходящего программного обеспечения, такого как iCopy, вы также можете распечатать отсканированные изображения напрямую, если к вашему компьютеру подключен принтер. С программами электронной почты, такими как Microsoft Outlook, Thunderbird или Windows Mail, можно отправлять отсканированные изображения непосредственно по электронной почте. Вы можете немедленно оцифровать и поделиться бумажными документами. Кстати, в объем поставки Microsoft Outlook входит и ScanPST - вы можете использовать эту программу для восстановления вашей личной папки в Outlook.

кончик

Перед сканированием убедитесь, что вы установили правильное разрешение сканера. В противном случае текстовые элементы могут выглядеть размытыми. Для черно-белых текстовых документов выберите разрешение 300 dpi. Если вы имеете дело с текстом на цветной бумаге, вы также можете отрегулировать яркость сканирования вверх - на 10 процентов.

Чем больше цветов и графики вы отсканируете, тем больше будет файл. Если вы хотите сэкономить место для хранения и ускорить сканирование, вы можете установить настройки цвета для сканирования на черно-белый, если цвета не так важны для вашего цифрового документа.

Вам не нужно загружать дополнительное программное обеспечение из Интернета для сканирования. Вам это нужно только в том случае, если вы хотите отредактировать цифровой документ позже. Большинство сканеров поставляются с соответствующим программным обеспечением, которое можно использовать для сканирования и выполнения основных настроек. В Windows 10 для сканирования не требуется никакого программного обеспечения.

Сканирование в Windows 10

1. Перед запуском установите сканер.

2. Откройте меню «Пуск» в левом нижнем углу и введите «Факсы и сканирование Windows» в функции поиска.

3. Щелкните программу и перейдите в «Новое сканирование».

4. В разделе «Предварительный просмотр» вы можете настроить область, которую хотите сканировать, по своему желанию.

5. Теперь вы можете выбрать формат, в котором хотите сохранить отсканированное изображение. Также можно сохранить сканированное изображение в виде файла PDF.

6. После сканирования вы найдете отсканированные документы в папке «Документы» -> «Отсканированные документы».

7. У вас также есть возможность пересылать файл другим людям по почте или факсу во время сканирования.

   

Сохраните отсканированные изображения в этом формате

Как правило, сканы сохраняются в формате JPEG.webp или JPG.webp (Joint Photographic Experts Group). Формат JPEG.webp - самый популярный формат для сохранения файлов изображений, потому что сканирование - это не что иное, как файл изображения. JPEG.webp работает на основе пикселей, и его совместимость и удобство использования высоки. Почти все программы также могут открывать формат JPEG.webp или конвертировать другие форматы файлов в JPEG.webp. Однако при сканировании может произойти небольшая потеря качества, если документ будет сохранен в формате JPEG.webp. Однако в случае серьезных отклонений от нормы это обычно можно компенсировать и исправить с помощью программного обеспечения.

Другие форматы - это PNG и TIFF. PNG особенно подходит для сжатия файлов изображений. TIFF позволяет конвертировать файлы без ухудшения качества. Файлы в формате Tiff также могут быть особенно хорошо обработаны с помощью графического программного обеспечения.

Сохраняйте отсканированные изображения в формате PDF с помощью Adobe Acrobat

Для сохранения отсканированного изображения в формате PDF требуется распознавание текста, также известное как OCR (оптическое распознавание символов). Это оптическое распознавание символов также позволяет искать текстовые элементы в изображениях или графике, чтобы они преобразовывались в редактируемые файлы с возможностью поиска. Файлы изображений в формате JPEG.webp недоступны, например, в Windows 10 вы можете сохранить отсканированное изображение в формате PDF непосредственно при создании отсканированного изображения. Если вы используете программу Adobe Acrobat, вы можете сохранять отсканированные файлы непосредственно как файл PDF. Затем вы можете либо отсканировать бумажный документ с автоматическим распознаванием цвета и сохранить его в формате PDF, либо задать свои собственные параметры в разделе «Пользовательское сканирование».

Вы можете выбрать одно из следующих значений по умолчанию:

• Автоматическое определение цветового режима
• Цветной документ
• Черно-белый документ
• Документ в оттенках серого
• Цветное фото

Вы также можете выбрать, хотите ли вы одновременно сканировать несколько файлов как файл PDF. Затем вы можете оптимизировать отсканированные PDF-файлы. К сожалению, Adobe Acrobat не бесплатен, если вы хотите использовать его в течение длительного времени - пробная версия доступна бесплатно.

Топ 5: рекомендуются эти бесплатные программы для сканирования и печати.

ABBYY Fine Reader

FineReader позволяет сканировать, редактировать отсканированные изображения и конвертировать отсканированные изображения в документы PDF. Вы можете комментировать документы и делиться ими с другими, отслеживая изменения, которые были внесены в ваш файл. Ваши отсканированные изображения также можно преобразовать в файлы Excel или Word.

Readiris Pro

Программное обеспечение Readiris Pro совместимо с Windows 7,8 и 10. Вы можете конвертировать отсканированные изображения в PDF, формат электронных книг ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF и многое другое. Вам не нужно ограничиваться только текстовыми документами. Программа также может считывать текстовые элементы с изображений и извлекать только их. Если вы сохраните отсканированные изображения в формате PDF с помощью Readiris Pro, вы также можете использовать это программное обеспечение для последующего объединения, сжатия и систематизации файлов PDF.

PaperScan

PaperScan позволяет сканировать документы, рисунки и фотографии. Вы можете вращать, перемещать, отражать или удалять отсканированные изображения по своему желанию. Ремонт файлов также может быть выполнен нажатием кнопки, например, устранение трещин или отверстий, имеющихся на аналоговом шаблоне. Вы также можете настроить цвета по своему усмотрению, и ваш документ также может быть преобразован в оттенки серого или черно-белый. Вы также можете выбрать любой из множества фильтров. Можно выбрать следующие форматы:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 расшифровывается как «Not Another PDF Scanner» и представляет собой несложный инструмент для сканирования ваших документов и изображений. Сканер не нужно устанавливать отдельно через драйвер, он автоматически распознается программой. Вы можете редактировать отсканированные изображения перед сканированием, например, указав раздел изображения. Благодаря автоматическому распознаванию текста вы можете быстро копировать текст из документов. Вы можете сохранять отсканированные изображения в обычных форматах JPG.webp, PNG, TIFF и, конечно же, PDF.

Бесплатная версия VueScan

VueScan Free Edition поддерживает более 1850 сканеров. С помощью бесплатного программного обеспечения вы можете сканировать не только документы, но также изображения и фильмы. Вы можете выбирать между различными уровнями качества, чтобы оцифровать ваши шаблоны как можно лучше. Вы также можете заранее обрезать отсканированные изображения, настраивать цвета и выбирать различные параметры фильтров.

Кончик:

Документы также можно сканировать с помощью смартфона. С такими приложениями, как Adobe Scan или CamScanner, вы можете легко делать снимки документов с помощью камеры вашего смартфона. Adobe Scan даже позволяет распознавать текст с помощью OCR. После процесса сканирования вы можете сохранить изображение на свой смартфон, отправить его или загрузить в облако.

Вывод: сканируйте документы и редактируйте их как хотите

Если вы хотите оцифровать бумажные документы, вы не можете избежать их сканирования. Это можно сделать с помощью смартфона, но сканер лучше и имеет больше возможностей. В зависимости от того, сколько вы сканируете, печатаете и копируете, вы покупаете либо планшетный сканер, либо многофункциональное устройство. С Windows 10 вам больше не нужно дополнительное программное обеспечение для сканирования документов. Если вы хотите редактировать, преобразовывать, вырезать или объединять отсканированные изображения, вам потребуется дополнительная программа, например VueScan или Readiris Pro. В зависимости от операционной системы вам также может потребоваться дополнительное программное обеспечение для преобразования отсканированных изображений в файл PDF. Убедитесь, что это также включает оптическое распознавание текста (OCR), чтобы ваши отсканированные изображения были доступны для редактирования и поиска.