Запросы на собрания в Outlook: вот как!

Содержание:

Запросы на собрания Outlook

В профессиональной среде обычно отправляют запросы на собрание через Outlook. Во время пандемии короны и связанного с ней увеличения числа видеоконференций количество запросов на встречи значительно увеличилось. На каждое приглашение о встрече от клиентов, коллег или из личного окружения должен быть дан ответ. Помимо повседневной работы, это может занять много времени и спровоцировать ошибки. Если вы часто получаете приглашения на собрания, лучше автоматизировать ответы.

Вы можете использовать эту процедуру для автоматического отклонения запросов, если они совпадают с другими встречами в вашем календаре. И наоборот, вы можете автоматически принимать запросы, если соответствующая дата еще свободна. Если более важные встречи не совпадают с согласованной встречей, вы можете отложить или отменить автоматически согласованную встречу в любое время.

Пользователи Outlook 2010 без почтового ящика Exchange имеют меньше возможностей для автоматического принятия и отклонения приглашений на собрания, чем пользователи более ранних версий. Если вы не используете Exchange, вы можете только указать, что на все запросы будут даны ответы автоматически (отклонение, если есть перекрытие, в противном случае - общее принятие). С Microsoft Exchange у вас есть больше возможностей.

Отвечайте на автоматические приглашения на собрания, начиная с Outlook 2010

Перейдите к параметрам электронной почты. Это работает, перейдя в Файл> Параметры> Электронная почта. В разделе «История» активируйте опцию «Автоматически обрабатывать приглашения на собрания и ответы на приглашения и опросы на собрания».
Если вы не используете Microsoft Exchange, закройте диалоговое окно параметров. Если вы используете Microsoft Exchange, откройте вкладку «Календарь» на следующем шаге.
Перейдите к «Планированию ресурсов» в Microsoft Outlook 2010 или к «Автоматическому принятию / отклонению» в Outlook 2013/2016 и Outlook 365. »
Включите параметр «Автоматически отклонять приглашения на собрания, которые совпадают с существующими встречами или собраниями». Если вам разрешено участвовать в собраниях в свободные даты, активируйте опцию «Автоматически принимать приглашения на собрания и удалять отмененные собрания».
Закройте диалоги. С этого момента запросы на собрания будут автоматически приниматься или отклоняться Outlook.

Информация: Пользователи Outlook 2003 и Outlook 2007 могут получить доступ к параметрам автоматического принятия или отклонения приглашений на собрания по следующему пути к файлу: Дополнительно> Параметры> Параметры календаря> Планирование ресурсов.