Как экспортировать журнал из Outlook в Excel, чтобы там оценить.
Журнал Outlook можно использовать для записи того, сколько времени вы потратили на конкретную задачу или клиента. Однако в журнале нет арифметической функции, поэтому вам нужно использовать калькулятор, чтобы подсчитать, сколько времени все задачи заняли для конкретного клиента.
Вместо этого вы, конечно, также можете использовать Excel для оценки, что особенно полезно для проектов с большим количеством подзадач. Для этого экспортируйте данные журнала в Excel, как описано ниже.
1. Прежде всего, выведите журнал в виде списка. Для этого откройте журнал и вызовите команду «Просмотр, Упорядочить по, Текущее представление» (в Outlook 2003) или «Просмотр, Текущее представление» (в более ранних версиях Outlook) и выберите «Список записей».
2. Теперь убедитесь, что вся информация, необходимая для оценки в Excel, видна в журнале. Если вам нужна дата и время для начала и завершения каждой задачи, щелкните правой кнопкой мыши «Тема» или «В папке» и используйте команду «Настроить текущее представление». Затем нажмите «Поля».
3. В разделе «Выбрать доступные поля из» выберите «Все поля журнала». Затем в разделе «Доступные поля» щелкните «Начало» или «Конец», а затем «Добавить». Вставьте все необходимые поля и с помощью кнопок «Вверх» и «Вниз» определите их порядок. Затем закройте два диалога.
4. Теперь отформатируйте поля даты, чтобы Excel мог их оценить: для этого щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца «Начало» и вызовите команду «Форматировать столбцы».
5. Выберите «Старт» слева, а затем формат с двузначным числом дня и месяца, с четырехзначным годом и простым временем в 24-часовом формате (см. Рисунок). Вы выбираете тот же формат для «Конец». Обратите внимание: Excel ничего не может сделать с форматами, содержащими названия дней недели.
6. Теперь с помощью мыши отметьте записи в журнале, которые вы хотите редактировать в Excel, и скопируйте их с помощью CTRL + C.
7. Откройте Excel и вставьте данные в нужную таблицу Excel с помощью CTRL + V.
8. Вам по-прежнему необходимо преобразовать информацию в поле «Продолжительность» в числовые значения, которые может обрабатывать Excel (Excel не может выполнять вычисления с такой информацией, как «30 минут»).
