Полевые функции упрощают вашу повседневную работу в Microsoft Word

Профессиональное и эффективное использование ручных функций в Word

Чем профессиональнее и интенсивнее используется Microsoft Word, тем выше требования к программе обработки текста. По мере увеличения времени использования большинство пользователей Word используют все больше и больше функций программного обеспечения и знают, например:

• Как составлять списки из нескольких элементов
• Отображение заглавных букв в Word в начале строки подавляет или
• Вставляет в документ оглавление и ссылки.

Хотя многие повседневные рабочие шаги разработаны эффективно и основаны на формулах или функциях, есть и другие задачи, которые по-прежнему выполняются вручную для многих профессиональных пользователей Microsoft Word. Один из примеров - вставка текущей даты в письмо, что во многих случаях выполняется вручную. Имеет смысл взять на себя обязательство максимально использовать функции Word для эффективной работы и поиска решений.

Как можно более эффективно вставить дату?

Например, используйте известную комбинацию клавиш «ALT + Shift + D», чтобы автоматически вставить дату. Альтернативный вариант - перейти на вкладку «ВСТАВИТЬ»." в области меню "ТЕКСТ"" (Word 365, 2010 и 2007) или в меню «ВСТАВИТЬ» (Word 2003, 2002 / XP и 2000). В этом случае функция «Вставить дату и время» сделает работу за вас.

Используйте функции полей в Microsoft Word - вот как это работает

Многочисленные команды, которые хранятся на вкладке ВСТАВИТЬ или в меню ВСТАВИТЬ в Word версий 2003, 2002 / XP и 2000, используются для вставки автоматически обновленной информации и данных в текст. «Полевые функции» называются в их краткой форме, а в Word - «полями». Поля предназначены для вставки в текст свойств системы или документа, которые можно постоянно обновлять.

С помощью этой процедуры вы не только более эффективно работаете с Microsoft Word, но и избегаете типичных ошибок при вводе вручную. У вас также есть возможность сделать поля более гибкими и динамичными. Таким образом, вы можете, например, отреагировать на изменения заголовков, составляющих оглавление.

Как вставлять и редактировать функции полей

В Word 365, 2010 и 2007 вы можете вставлять функции полей на вкладке «ВСТАВИТЬ» в области меню «ТЕКСТ», с помощью кнопки «БЫСТРЫЕ БЛОКИ» и команды «ПОЛЕ».

В Word 2003, 2002 / XP и 2000 вы попадаете в пункт назначения через меню «ВСТАВИТЬ» и команду «ПОЛЕ». Во всех версиях Word появляется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать желаемую функцию поля и применить ее к вашему тексту.

Кроме того, встроенные функции полей в Microsoft Word имеют еще одно дополнительное значение: Word также автоматически вставляет функцию поля при вызове определенных функций. Это происходит без специального выбора.

пример

Например, если вы нажмете комбинацию клавиш «Alt + Shift + D», текущая дата появится в текущей позиции курсора в виде функции поля.

Полевые функции и оглавление

У вас также есть возможность добавить в документ оглавление на основе стилей от »Заголовок 1« до »Заголовка 9«. Это работает в Microsoft Word 365 через вкладку «ССЫЛКИ».

В Word 2010 и 2007 используйте вкладку «ССЫЛКИ» и группу меню «СОДЕРЖАНИЕ», а также кнопку «СОДЕРЖАНИЕ». В Word 2003, 2002 / XP и 2000 вы попадаете в соответствующую область через меню «ВСТАВИТЬ» и команду «(СПРАВОЧНИК) -ИНДЕКС И СПРАВОЧНИКИ».

Хотели бы вы также, чтобы автоматические номера страниц отображались в нижнем колонтитуле? В этом случае Word также использует функцию поля.

Использование функций полей вручную - нет проблем с комбинацией клавиш

Помимо вставки полевых функций через меню, вы также можете ввести их вручную. Для этого используйте комбинацию клавиш «CTRL + F9». С помощью этой комбинации клавиш вы можете вставить новую функцию пустого поля. Пара фигурных скобок, которые появляются таким образом (не путать с фигурными скобками, доступными с помощью AltGr + 7 или AltGr + 0, которые выглядят почти эквивалентно), затем может быть заполнена необходимой вам командой. Вы можете увидеть, какие команды возможны в скобках в диалоговом окне.

Практические примеры безотказного использования полевых функций

Ниже приводится обзор важных полевых функций, которые особенно упрощают работу на практике:

Дата, Дата создания

С помощью »{Дата}« Word вставляет системную дату вашего ПК в текущую позицию курсора. Вы можете использовать параметр »\ @«, чтобы определить формат. Функция поля »{CreatDate}« вставляет дату создания документа и, в отличие от »{Date}«, впоследствии не изменяется. Поэтому вам следует использовать »{CreatDate}« в шаблонах документов, на основе которых вы создаете новые документы. Тогда дата создания автоматически устанавливается постоянно в каждом новом документе.

Вы хотите динамически ссылаться на содержимое «Заголовка 1» в заголовке. Ссылка должна создаваться автоматически, без необходимости начинать с разрыва раздела и новой строки заголовка в каждой главе?

Функция поля »{StyleRef}« предоставляет исправление: с помощью »{StyleRef» Заголовок 1 «\ * MERGEFORMAT}« вы обращаетесь к содержимому текста, отформатированного с помощью таблицы стилей »Заголовок 1«. Если это изменится, содержимое заголовка изменится на текущей странице. Если шаблон формата »Заголовок 1« используется на странице несколько раз, первое вхождение всегда отображается в заголовке. Добавление »\ * MERGEFORMAT« гарантирует, что используется только текст, а не форматирование из »Заголовка 1«. Введенный текст форматируется в соответствии со стилем заголовка.

Страница, NumPages

Используйте функцию поля »{Страница}«, чтобы вставить номер текущей страницы. Поле функции »{NumPages}« указывает количество страниц в документе. Например, вы можете использовать »Seite {Page} of {NumPages}« для ссылки на текущее и общее количество страниц. Если вы поместите (вложенное) поле функцию »{IF {NumPages}» 1 «» Seite {Page} von {NumPages} «» «}« в нижний колонтитул первой страницы документа, информация о номере страницы появится только в том случае, если документ длиннее с одной стороны.

Ссылка

Вам нужно несколько раз сделать заметку или ссылку на абзац в документе, и вы хотите ввести их только один раз? В этом случае достаточно один раз сослаться на введенный текст. В этом случае установите закладку для текста. Это работает в разных версиях Word следующим образом:

• Word 365: вкладка ВСТАВЛЯТЬ - Область меню ЛЕВЫЙ - кнопка ТЕКСТ БРЕНД

• Word 2010 и 2007: вкладка ВСТАВЛЯТЬ - Область меню ГИПЕРСЫЛКИ - кнопка ТЕКСТ БРЕНД;
• Word 2003, 2002 / XP и 2000: меню ВСТАВЛЯТЬ - команда ТЕКСТ БРЕНД.

С помощью функции поля »{Ref NameDerTextmarke}« вы можете обращаться к тексту, отмеченному закладкой, сколько угодно раз.

Seq

Нужен ли вам порядковый номер в вашем документе для обозначения рабочих шагов, которые управляются максимально автоматически? Поскольку числа расположены в середине текста, нельзя ли использовать автоматическую нумерацию? Функция поля »{Seq numbering name}« предоставляет исправление. Каждый раз, когда возникает эта функция поля, внутреннее число увеличивается на единицу. Текст «имя нумерации» можно выбрать произвольно, и он должен только оставаться единообразным в пределах нумерации. И если вы хотите начинать не с одного, а с пяти, введите начальное значение при первом появлении функции поля с помощью параметра »\ r«: »{Seq numbering name \ r 5}«.

Резюме и заключение:

Microsoft Word может помочь вам с различными функциями полей, чтобы сделать вашу повседневную работу с программой обработки текста более эффективной. Хорошо известный пример - ввод текущей даты с помощью комбинации клавиш или кнопки на вкладке ВСТАВИТЬ. Дополнительные функции полей помогут вам встраивать и обновлять нумерацию в текстах или профессионально создавать оглавления.

Общим для всех полевых функций является то, что они упрощают повторяющиеся действия. Они также помогают исключить ошибки, допущенные по неосторожности, которые возникают на повторяющихся этапах работы. Разумно и целесообразно ознакомиться со встроенными полевыми функциями Microsoft Word и использовать их. Эта процедура экономит ваше время на понимание текстов и переписки, повышает надежность и позволяет эффективно избегать ошибок.

часто задаваемые вопросы

Что делает функция поля в Microsoft Word?

Поля в Word имеют функцию-заполнитель. Их можно использовать автоматически для вставки текущей даты или номера страницы в текст. Также есть функции, которые можно использовать для сложных вычислений.

Как я могу вставить код поля в свой текст?

Вставить код поля в текст в Microsoft Word можно всего за несколько шагов. Первый шаг - открыть документ Word и перейти к тому месту в документе, куда должна быть встроена функция. На вкладке ВСТАВИТЬ в области меню ТЕКСТ вы найдете возможность вставить поле в пункт меню БЫСТРЫЙ БЛОК ПОИСКА. Определите функцию и вставьте ее.

Как мне эффективно вставить текущую дату в мой документ Word?

Самый быстрый и простой способ вставить текущую дату в Word - использовать сочетание клавиш «Alt + Shift + D». После нажатия кнопок в тексте появляется текущая дата.