Это происходит все чаще и чаще: если вы используете книгу Excel в качестве источника данных в формате письма в Word 2003/2002, могут возникнуть проблемы с форматом даты. Вот как обойти эту трудность.
Например, если дата должна быть перенесена в форму письма из столбца с датами в таблице Excel, дата всегда отображается в Word в формате «ММ / ДД / ГГГГ», независимо от того, как вы ее отформатировали. Это раздражает!
Проблема всегда возникает в Word 2003/2002, когда Word определяет фильтр импорта для самого источника данных при доступе к таблицам Excel. Затем используется фильтр, который неправильно форматирует дату и вместо этого передает дату в стандартном формате даты.
Избегайте этой ошибки формата и настройте Word так, чтобы вы могли самостоятельно определить фильтр импорта. Затем выберите вариант «Листы Microsoft Excel через конвертер» или «Листы MS Excel через DDE» в качестве фильтра импорта, в зависимости от версии Word и установленного фильтра. Вот как это работает:
- Вызовите меню ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОПЦИИ и перейдите на вкладку ОБЩИЕ. Установите флажок «Подтверждать преобразование при открытии». Выйдите из диалогового окна, нажав ОК. Вам нужно выполнить этот шаг только один раз; Word запомнит эту настройку навсегда.
- Обратите внимание: без изменений в меню ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ОПЦИИ, вкладка ОБЩИЕ, Word обычно сам устанавливает фильтр импорта при загрузке файла не в формате Word. Это относится не только к источнику данных для шаблонов писем, но и к обычным документам, которые вы хотите перенять от стороннего текстового редактора или которые состоят из чистого текстового файла. Только если вы установите флажок «Подтверждать преобразование при открытии», вас всегда будут спрашивать о желаемом формате, и вы сможете решить для себя.
- Теперь создайте форму письма, вызвав меню ДОПОЛНИТЕЛЬНО - ПИСЬМА И ПОЧТЫ - СОЗДАНИЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОГО ПИСЬМА (Word 2003) или ДОПОЛНИТЕЛЬНО - ПИСЬМА И ПОЧТЫ - МАСТЕР ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОЙ ПЕЧАТИ (Word 2002).
- На первом шаге мастера выберите нужный тип документа, например: «Письма».
- На втором этапе мастера используйте кнопку выбора «Использовать текущий документ», чтобы указать, что текущий документ должен использоваться как шаблон письма.
- На третьем шаге выберите вариант «Использовать существующий список» и нажмите «Обзор». Затем переключитесь в папку, в которой находится ваш файл Excel. Выберите файл Excel и нажмите «Открыть».
- Поскольку на первом шаге вы указали, что хотите самостоятельно определять формат файла при открытии «чужих» файлов, теперь появляется диалоговое окно, в котором вы можете указать тип источника данных. В зависимости от версии Word и установленных фильтров импорта выберите вариант «Листы Microsoft Excel через конвертер (* .XLS; *. XLW)» или «Листы MS Excel через DDE (* .XLS)». Подтвердите свой выбор с помощью OK ».
- Теперь появляется другое диалоговое окно: Если вы выбрали «Листы Microsoft Excel через конвертер (* .xls; *. Xlw)» в качестве фильтра импорта, заголовок отображаемого диалогового окна будет «Открыть рабочий лист». Однако с фильтром импорта «Листы MS Excel через DDE (* .xls)» открывается диалоговое окно «Microsoft Excel». Независимо от того, какое окно появится перед вами, вы можете выбрать желаемый рабочий лист, содержащий ваши адресные данные. Затем подтвердите диалоговое окно, нажав «ОК».
- Появится диалоговое окно получателя слияния, в котором вы можете выбрать свой адрес. Здесь вы можете установить фильтры адресов и / или удалить отдельные адреса из списка адресов, сняв соответствующий флажок.
- Когда вы подтвердили диалоговое окно получателя слияния с помощью OK, вы можете вставить поля слияния в свой документ на четвертом шаге мастера слияния.
Поля даты теперь правильно используются благодаря фильтру импорта, который вы выбрали сами, и отображаются точно в том формате, который вы определили в Excel.
Вы можете найти еще больше информации и полезные советы по шаблонам писем в этих статьях.
