Цветовая маркировка: обнаружение повторяющихся записей в Excel

Определите дублирование с помощью цветных отметок

Может быть, ты тоже это знаешь. Вы работаете с длинными таблицами и списками в Excel, и вот что: у вас есть повторяющиеся записи в ваших записях. К счастью, Excel предлагает различные варианты для быстрого распознавания повторяющихся записей и значений и их автоматической пометки.

Отображение повторяющихся значений и чисел в списках Excel с помощью цветов

Один из способов сравнения повторяющихся значений и чисел - условное форматирование. Чтобы использовать эту функцию в ваших списках или таблицах, используйте следующие функции:

1. Выделите либо первую ячейку, либо все ячейки, к которым вы хотите применить условное форматирование.

2. На ленте щелкните «Условное форматирование» в разделах «Начало» и «Стили».

   

3. Откроется раскрывающееся меню. Выберите «Правила выделения ячеек», а затем «Повторяющиеся значения …».

   

4. В первом поле меню «Повторяющиеся значения» выберите «Дублировать».

   

5. На следующем шаге вы указываете цвет, которым должны быть выделены повторяющиеся записи списка. Для этого нажмите на стрелку и выберите нужный цвет.

6. Повторяющиеся записи в списке выделяются этим цветом.

7. Закройте диалоговое окно, нажав «ОК».

Полный! Таблица, отмеченная цветом, будет выглядеть так:

Если вы выбрали только одну ячейку в начале, вы можете легко перенести форматирование. Вы можете просто передать функцию целым таблицам или определенным областям

Совет: условное форматирование также возможно для областей без данных

Следующий совет также очень полезен: вы не можете применять выбранное форматирование только к тем областям, на которых был написан текст. Вы также можете расширить форматирование на области, которые еще не были заполнены. Если вы вводите данные туда позже, сразу же отображаются повторяющиеся записи.

Как именно работает метод поиска повторяющихся значений в Excel?

В этой процедуре используется условное форматирование. С условным форматированием Excel предлагает гибкий инструмент для форматирования существующих списков и таблиц, которые еще предстоит создать. Вы можете просто отметить любые области, к которым вы хотите применить форматирование. При форматировании также учитываются новые значения. Они сравниваются с существующими записями данных и при необходимости помечаются соответствующим образом.

Выделите имена, которые дважды появляются в таблицах Excel, в цвете

Повторяющиеся записи также часто встречаются в таблицах, содержащих имя и фамилию. В нашем примере список в столбце A уже отсортирован по фамилии. Комбинация имени и фамилии может встречаться дважды, например, Бергер, Маттиас или Герберт, Фридрих.

Отметить повторяющиеся имена в таблицах цветом

В этом примере имеет смысл выделить имена, которые появляются дважды в цвете. Это должно произойти, когда имена стоят друг под другом. И если и имя, и фамилия совпадают. Для этого действуйте следующим образом:

1. На ленте щелкните «Условное форматирование» в разделах «Начало» и «Стили».

2. Теперь нажмите «Новое правило».

   

3. Появится диалоговое окно. Щелкните «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».

   

4. Затем введите или скопируйте следующую формулу в поле «Форматировать значения, для которых эта формула верна»:
   = И (A2 = A3; B2 = B3)

5. Должно получиться так:

   

6. Теперь выбираем пункт «Форматировать …».

7. Появится диалоговое окно: Теперь щелкните вкладку «Заполнить».

   

8. Теперь щелкните по желаемому цвету. Это позволяет указать цвет, которым должны быть отмечены повторяющиеся значения.

   

9. Завершите выбор, нажав «ОК», а также закройте предыдущее диалоговое окно, нажав «ОК».

Что именно происходит при отображении повторяющихся имен?

Если теперь есть данные, к которым применяется форматирование, они помечаются ранее выбранным цветом. Все ячейки с повторяющимися именами выделены желтым цветом. Результат выглядит так:

Примечания для пользователей старых версий Excel

Для более старых версий Excel (до Excel 2007) требуется несколько иная процедура. Перейдите в меню «Формат» и выберите «Условное форматирование». Теперь нажмите «Formula IS». Введите или скопируйте туда формулу, указанную в пункте 4. В разделе «Формат» вы также можете выбрать желаемый цвет ячейки.

Скриншоты были сделаны с помощью Excel версии 2016.

часто задаваемые вопросы

Могу ли я отображать значения, которые встречаются только один раз, а не дважды?

Да, это возможно. Для этого выберите в «Условное форматирование» и «Дублирующиеся значения…» вместо «Двойное» функцию «Уникальный». Тогда вы увидите только значения, которые появляются только один раз в отмеченной области.

Как я могу сравнить книги Excel целиком друг с другом?

Можно сравнивать книги целиком, но только с версиями Excel и Microsoft 365 Apps for Enterprise для Office профессиональный плюс (2013, 2016, 2022-2023). Здесь вы можете ввести целые книги в разделе «Сравнить данные» и сравнить их.