Автоархив - стандартные настройки и индивидуальные настройки

Автоархивирование можно настроить индивидуально. Прежде всего, определите стандартные настройки: как часто архивируются, насколько «старыми» должны быть данные, чтобы их можно было заархивировать, в каком файле данные должны храниться.

Вы определяете стандартные настройки для функции архивирования следующим образом:

1. В Outlook до версии 2007 вызовите команду EXTRAS >> OPTIONS и откройте реестр MORE. В Outlook 2010 вызовите команду FILE >> OPTIONS и откройте вкладку ADVANCED.
2. В Outlook до 2007 нажмите кнопку АВТОАРХИВ, в Outlook 2010 выберите НАСТРОЙКИ АВТОАРХИВА. Параметры архивирования действуют для всех модулей Outlook - если вы не измените их для отдельных модулей или папок.
   
3. Активируйте опцию АВТОАРХИРОВАНИЕ КАЖДЫЕ Х ДНЕЙ и укажите интервал, с которым должно выполняться архивирование.
4. Если вас раздражает необходимость подтверждать диалоговое окно для каждого процесса архивирования, отключите параметр НАЧАТЬ АВТОАРХИРОВАНИЕ ПОСЛЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ.
5. Если вы помечаете электронные письма, которые вам больше не нужны, как просроченные в Outlook и не хотите их архивировать, активируйте опцию УДАЛИТЬ УСТАРЕВШИЕ ПУНКТЫ (только папка электронной почты).
6. В любом случае активируйте опцию АРХИВИРОВАТЬ ИЛИ УДАЛИТЬ СТАРЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ.
7. Если активировать параметр ПОКАЗАТЬ ПАПКУ АРХИВА В СПИСКЕ ПАПОК, Outlook автоматически откроет файл архива после архивирования и отобразит его в списке папок. Это означает, что вы можете продолжить немедленный доступ к архивным данным, но тогда вам придется отказаться от преимущества скорости передачи данных на аутсорсинг.
8. В поле DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN укажите, сколько лет должно быть данным, чтобы они были перемещены в архив (или полностью удалены).
9. Если данные должны быть перенесены в архив, активируйте опцию ПЕРЕМЕСТИТЬ СТАРЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ В и выберите нужную папку с помощью ПОИСКА или введите имя нового файла архива, который Outlook должен создать, в поле рядом с кнопкой.
10. Если вместо этого вы хотите безвозвратно удалить старые данные, активируйте опцию НАКОНЕЦ УДАЛИТЬ СТАРЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ. Чтобы все старые элементы были немедленно удалены, нажмите ПРИМЕНИТЬ НАСТРОЙКИ ДЛЯ ВСЕХ ПАПКИ, но помните, что это нельзя отменить.
11. Закройте диалоги.

Индивидуальные настройки для отдельных модулей

Предположим, вы указали в качестве стандартной настройки, что элементы должны быть перемещены в архив через год, но вы все равно хотите, чтобы встречи за предыдущие годы были в вашем календаре встреч. Затем настройте параметры календаря:

1. Откройте календарь.
2. В МОЙ КАЛЕНДАРЬ щелкните правой кнопкой мыши КАЛЕНДАРЬ и вызовите команду СВОЙСТВА. В этом примере календарь не архивируется.
   
3. Откройте вкладку АВТОАРХИВ.
4. Если вы не хотите архивировать календарь, активируйте опцию НЕ АРХИВИРУЙТЕ ЭЛЕМЕНТЫ В ЭТОЙ ПАПКЕ и перейдите к шагу 6. Если вы хотите использовать настройки, отличные от настроек по умолчанию, активируйте опцию ИСПОЛЬЗОВАТЬ СЛЕДУЮЩИЕ НАСТРОЙКИ ДЛЯ ЭТОЙ ПАПКИ.
5. Измените настройки, например, возраст элементов, которые нужно заархивировать, или укажите другой архивный файл.
6. Закройте диалог.

Индивидуальные настройки для отдельных папок, записей о встречах или электронных писем

Outlook дает вам возможность исключить эти элементы из автоархивации. Для этого действуйте следующим образом:

1. Откройте нужный элемент, например важное электронное письмо или запись о встрече.
2. В окне письма, встречи или задачи вызовите команду «Файл, Свойства».
3. Активируйте опцию «Без автоархивирования этого элемента» и закройте диалог.