Многие пользователи используют Excel для управления всевозможными списками. Адреса, статьи, цены, бюджеты и другие массивы данных, конечно, также могут быть перенесены в Word через буфер обмена, что избавляет от необходимости повторно вводить данные.
Сортировка данных Excel с помощью автофильтра
В первом методе вы выбираете нужную информацию перед ее передачей в Word с помощью функции фильтрации непосредственно в Excel:
- В Excel откройте таблицу, из которой вы хотите взять информацию.
- В Excel 2003, 2002 / XP и 2000 щелкните любую ячейку в списке и выберите меню ДАННЫЕ-ФИЛЬТР-АВТОФИЛЬТР.
В Excel 2007 вы найдете функцию фильтрации на вкладке »Пуск« в группе РЕДАКТИРОВАНИЕ. Нажмите кнопку СОРТИРОВАТЬ И ФИЛЬТР в группе, а затем нажмите ФИЛЬТР. - Теперь Excel преобразует заголовки столбцов вашего списка в так называемые «раскрывающиеся списки», которые вы можете узнать по стрелкам, указывающим вниз. Вы можете использовать эти списки для выбора критериев, которые должны применяться к статьям, которые вы ищете.
В Excel 2007, когда вы щелкаете стрелку, указывающую вниз, в столбце «Категории» появляется новое меню, в котором выбираются все записи. Сначала снимите флажок перед кнопкой «Выбрать все» в этом меню. Затем снова установите флажок напротив нужной категории. - Автофильтр особенно хорошо подходит для наших целей, потому что теперь он автоматически скрывает все записи списка, которые не соответствуют желаемому критерию. В результате получится именно та таблица, которую вы хотите перенести в Word. Вы можете легко выделить, скопировать и затем вставить их в текст Word.
Часто некоторые строки в таблицах Excel выделяются цветом для лучшего обзора, а иногда вы хотите привлечь внимание к изменениям в ячейках с помощью условного форматирования. В качестве специальной функции фильтр Excel 2007 предлагает возможность фильтрации по цветам строк. Для этого выберите ячейку в списке статей и переключитесь на функцию фильтрации на вкладке »Пуск« в группе »Редактировать«. Вызовите функцию СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР-ФИЛЬТР. Щелкните стрелку вниз в заголовке любого столбца.
Теперь в открывшемся меню выберите пункт «Фильтр по цвету». Затем вам будет предложен выбор всех цветов строк в таблице. Выберите желаемый цвет. Технология с автофильтром в основном работает неплохо, но у нее также есть несколько недостатков: с одной стороны, вам нужно выйти из Word, чтобы подготовить данные. Кроме того, невозможно установить связь между Word и Excel, поэтому вам придется повторить процесс, если, например, изменились цены, элементы были удалены из программы или добавлены новые. Поэтому вам следует ознакомиться со второй, малоизвестной альтернативой, которая не имеет этих недостатков и для которой вам не нужно выходить из Word.
Вставить таблицы Excel как базу данных в Word 2007
Строго говоря, список, созданный в Excel, представляет собой не что иное, как таблицу базы данных: поля расположены в столбцах, а записи данных (записи списка) - в строках. Таким образом, вы также можете использовать интерфейс базы данных Word для доступа к таблицам Excel.
В Word 2007 панель инструментов базы данных была удалена из-за новой концепции работы. Поэтому сначала необходимо включить кнопку ВСТАВИТЬ БАЗУ ДАННЫХ на панели инструментов быстрого доступа для удобного вызова этой функции.
Действуйте следующим образом:
- Щелкните ленту правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите НАСТРОЙКА ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ ДЛЯ БЫСТРОГО ДОСТУПА.
- Затем установите запись «Все команды» в раскрывающемся меню ВЫБОР КОМАНД в открывшемся диалоговом окне.
- Найдите в списке «Вставить базу данных» и перенесите эту запись с помощью кнопки ДОБАВИТЬ в правый список со всеми предыдущими кнопками на панели быстрого доступа.
- Теперь закройте диалоговое окно Word Options, нажав OK.
Теперь вы вернулись в обычную рабочую среду Word и можете использовать только что созданную кнопку для импорта списка статей в книгу Excel в качестве базы данных в Word.
Вот точная процедура импорта списка статей как базы данных в Word 2007:
- Откройте документ, в который вы хотите импортировать список статей, и поместите курсор в нужную позицию для вставки списка статей.
- Нажмите только что добавленную кнопку ВСТАВИТЬ БАЗУ ДАННЫХ на панели быстрого запуска.
- В следующем диалоговом окне нажмите ИМПОРТ ДАННЫХ, а затем выберите файл Excel, из которого вы хотите импортировать данные.
- Диалоговое окно теперь содержит список листов в выбранном файле. Выберите название листа с вашими данными и убедитесь, что установлен флажок ПЕРВАЯ СТРОКА ДАННЫХ СОДЕРЖИТ ЗАГОЛОВКИ КОЛОНК. Подтвердите свой выбор с помощью OK.
- В диалоговом окне базы данных нажмите кнопку ЗАПРОСИТЬ ОПЦИИ, чтобы вставить в документ только определенные строки.
- На вкладке »Фильтровать записи данных« вы можете затем определить критерии, чтобы Word считывал только нужные строки из таблицы Excel.
- При желании вы можете использовать другие вкладки в диалоговом окне для определения критериев сортировки и выбора полей для импорта. Наконец, подтвердите свои настройки с помощью OK.
- Затем нажмите ВСТАВИТЬ ДАННЫЕ. Теперь вы можете ограничить количество записей данных для чтения. Установите флажок перед опцией ВСТАВИТЬ КАК ПОЛЕ, чтобы Word сохранил все параметры этого конкретного запроса. Вы можете прочитать текущий статус данных в любое время, просто обновив функцию поля с помощью клавиши F9.
- Наконец, подтвердите свои записи с помощью OK. Все строки из таблицы Excel, соответствующие параметрам запроса, теперь будут вставлены в текущую позицию курсора.
