Функции автоматического заполнения в Excel: инструкция

Сохраняйте вводимые вручную данные в Excel с помощью функций автоматического заполнения.

Excel предлагает множество функций. Вам не нужно заполнять многие поля самостоятельно, Excel сделает это за вас. Различные варианты автоматического заполнения избавят вас от множества ручных записей, которые мы представим вам ниже.

Совет 1. Заполните пустые ячейки в таблицах Excel правильным содержимым

В некоторых таблицах Excel данные не записываются полностью, а только заполняются впоследствии. Подумайте о списке заказов, в котором новая дата вводится для заказа, только если есть новая дата доставки.

В столбце даты вы вводите каждую дату только один раз, в остальных строках она остается пустой. На следующем рисунке (см. Снимок экрана) показано, как может выглядеть такой список. Чтобы заполнить таблицу Excel, вы хотите ввести содержимое из ячейки выше во все пустые ячейки. Вам не нужно делать это вручную. Во всех версиях Excel выполните следующие действия:

1. Выберите диапазон ячеек, пустые ячейки которого должны быть заполнены, например диапазон B2: B15 из иллюстрации.

   

2. Вызовите команду GO TO. Вы можете сделать это во всех версиях Excel, используя комбинацию клавиш CTRL G.

3. В появившемся диалоговом окне нажмите кнопку СОДЕРЖАНИЕ.

4. Включите опцию BLANK.

5. Подтвердите свой выбор, нажав кнопку ОК.

6. Затем Excel выбирает все пустые ячейки в желаемом диапазоне. Оставьте этот выбор активным, не щелкая другие ячейки. Введите знак равенства и нажмите клавишу СТРЕЛКА ВВЕРХ. После этого вы увидите ссылку на ячейку выше в первой пустой ячейке диапазона.

7. Завершите ввод комбинацией клавиш CTRL ENTER. Затем Excel заполняет выбранные ячейки текущей формулой. Это заставляет Excel заполнять все пустые ячейки содержимым ячеек, которое находится непосредственно над ними.

На следующем рисунке (см. Снимок экрана) показано, как выглядит результат. Excel автоматически изменяет содержимое заполненных таким образом ячеек, если в ссылочную ячейку вводится другое значение.

Видеоурок: автоматическое заполнение ячеек в Excel

Совет 2: позвольте Excel вычислить линейные и экспоненциальные будущие значения

Вы можете использовать дополнительную функцию для расчета будущих значений на основе существующих значений. Для этого действуйте следующим образом:

Для этого создайте серию чисел с историческими значениями. Чем больше исторических значений вы введете, тем точнее будет результат.

Затем отметьте все введенные числа с прошлыми значениями и перетащите ручку копира правой кнопкой мыши в нужную ячейку. Теперь отображается контекстное меню.

Здесь вы найдете команды Excel Линейный тренд и Экспоненциальный тренд. При нажатии на желаемый тренд все ячейки заполняются рассчитанными числами.

Попробуйте сами, какой тренд больше подходит для ваших оценок: линейный или экспоненциальный.

Совет 3. Сделайте так, чтобы годы, кварталы и месяцы, дни и время указывались автоматически.

Вы также можете использовать параметры заполнения Excel, чтобы сделать календари отличными. Это также работает быстро и легко, не набирая много текста.

1. Чтобы добавить годы, введите начальный год.

2. С помощью маркера копирования перетащите год в нужную ячейку, щелкните появившийся смарт-тег и выберите параметр «Заполнить ряд данных».

3. Чтобы создать квартал, введите в ячейку Q 1 или Quarter 1. Используйте маркер копирования, чтобы перетащить запись в нужную ячейку. Excel распознает, что это кварталы, и заполняется только до четвертого квартала, после чего снова продолжается с первого квартала.

4. Если вы вводите название месяца в ячейку (например, февраль) и перетаскиваете его ручкой копира в нужную ячейку, названия месяцев автоматически заполняются до этой точки.