Работа с программами Microsoft Office практична и эффективна. Но особенно в Microsoft Excel повторяющиеся рабочие шаги могут быть утомительными. Вы можете записывать и создавать так называемые «макросы» в Microsoft Excel и других программах Office, чтобы выполнять эти задачи быстрее и даже автоматически. Но что такое макросы? А как у вас получается создавать макросы в разных офисных программах?
Что такое макросы в Microsoft?
Проще говоря, макросы - это небольшие программы, которые существуют в космосе Microsoft Office.С помощью этих макросов можно автоматизировать так называемые «рутинные задачи». Это означает, помимо прочего, что выполнение повторяющихся задач в Microsoft Excel, требующих много времени, можно упростить с помощью макросов.
Термин «макро» происходит от греческого и означает «большой». Макросы в Microsoft называются так, потому что они считаются большими командами. Они, в свою очередь, объединяют несколько небольших команд из программ и выполняют их одновременно, как только дается указание сделать это. Первый шаг - найти конкретный процесс для вашего макроса, который вы хотите автоматизировать в Excel, Word или другой программе Microsoft.
Объединение и воспроизведение рабочих шагов: так работают макросы
Основным для макросов является то, что существует определенная последовательность рабочих шагов, которые выполняются одним и тем же образом снова и снова. С помощью макроса вам больше не нужно выполнять эти рабочие шаги по отдельности, вместо этого вы можете записывать их как фильм.Затем это фиксированное программирование можно воспроизвести с помощью определенной комбинации клавиш, чтобы ваши рабочие шаги выполнялись автоматически и объединялись с минимальными временными затратами.
Макрос основан на следующем функционале:
- Вы определяете конкретный рабочий процесс, который часто выполняется и должен быть автоматизирован. Макрос полезен, например, если вам нужно постоянно вставлять данные о сотрудниках, членах или друзьях в электронные таблицы.
- Теперь создайте макрос. При этом вы записываете рабочие шаги, которые обычно приходится выполнять вручную снова и снова. Таким образом, программа Office может позже получить доступ к этому руководству, а затем автоматически воспроизвести его.
- Затем у вас есть возможность запустить созданный макрос напрямую одним щелчком мыши или с помощью определенного сочетания клавиш. Это избавит вас от множества мелких рабочих шагов.
| Совет. Даже если вы давно не работали с программами Microsoft Office, макросы могут облегчить вашу работу. Потому что даже самые распространенные функции можно упростить с помощью больших команд. |
Для чего можно использовать макросы в Excel?
На первый взгляд тема макросов кажется довольно абстрактной. Но при ближайшем рассмотрении и на нескольких примерах быстро становится ясно, что небольшие программы могут быть полезны во многих областях. В программе Microsoft Excel, например, можно создавать макросы для следующих функций:
- Запрос данных из баз данных
- Перенос книг или листов
- Форматирование текста, ячеек или диаграмм
- Настройка содержимого ячеек, ссылок или формул
- Сортировка и фильтрация данных
- Создание таблиц, файлов PDF или графики
- Конвертация данных
Разнообразие больших команд показывает: почти все действия, которые возможны в Microsoft Excel, также могут быть автоматически воспроизведены в виде макроса. Но и в программе Microsoft Word специально назначенные макроклавиши предлагают широкий спектр возможностей.
Практично в повседневной жизни: примеры параметров макросов в Microsoft Word
В Microsoft Word, популярной программе обработки текстов, также есть возможность записывать действия и определять их как макрос с помощью определенной команды. Примеры приложений показывают, что большие команды могут быть полезны в повседневной жизни, например:
- автоматическая настройка даты или имени файла
- Скрыть отдельные элементы, например, все изображения в документе
- Вставьте имена, адреса или номера телефонов в соответствующие поля
- рассчитать среднюю длину предложений
- Исправьте часто искажаемые буквы
Независимо от того, используете ли вы программы Office в профессиональном или частном контексте: макросы могут снять с вас часть работы. Вы можете в любое время создавать индивидуальные команды, отвечающие вашим личным потребностям.
Как создать макрос в Excel?
Создание макроса работает по-разному. Люди, знакомые с языком программирования, могут создавать макросы в Microsoft в так называемых инструментах разработчика с VBA («Visual Basic for Applications»).
VBA - это язык программирования, используемый специально для Microsoft. Но даже пользователи, не знакомые с программированием, могут легко создавать макросы в Microsoft Excel или Word.Потому что запись происходит всего за несколько шагов - и экономит много работы благодаря продуманным макроклавишам на клавиатуре.
Создание макроса: как действовать
Даже без VBA вы можете легко записать макрос в программах Microsoft, таких как Excel. Для этого на вкладке «Вид» в ленте вы найдете пункт «Инструменты разработчика». В других версиях вкладка также может содержать свой пункт «Макросы». Как только у вас появится представление о том, какую функцию вы хотите, чтобы выполнял ваш макрос, сделайте следующее:
- На вкладке Вид в области Макросы нажмите Запись макроса.
- Откроется окно, в котором можно указать имя макроса. Это даст вам лучший обзор позже и может, например, указать, что делает макрос. Если вы не назовете макрос, имя макроса будет автоматически пронумеровано.
- В окне вы также указываете, какое сочетание клавиш должно быть у макроса. В соответствующем поле вы найдете предварительно определенные клавиши с обозначениями «клавиша выбора» и «клавиша команды» (например, CTRL), а также поле ввода для другой клавиши по вашему выбору. Позже одновременно нажмите все отображаемые макроклавиши, дав команду на использование макроса.
- Вы также можете выбрать, в какой области Excel должен быть доступен ваш макрос. Если вам это нужно только в рабочей книге, в которую вы ее записываете, нажмите «Эта рабочая книга». Если вы хотите иметь к нему доступ при каждом использовании Excel, выберите «Личная книга макросов».
- В белом поле у вас также есть возможность ввести краткое описание макроса. Это может быть полезно, если вы не очень часто пользуетесь Excel и хотите посмотреть, какие макросы вы уже создали и для чего они используются.
- Теперь нажмите «ОК». Ваш макрос начнет запись.
- Теперь выполните именно те шаги работы, которые макрос должен позже взять на себя.
- После того, как вы выполнили все рабочие шаги, просто нажмите на функцию «Остановить запись» на вкладке «Макросы».
После выполнения всех этих шагов запрограммированный вами макрос будет доступен в Excel. Теперь вы можете использовать команду в любое время, нажимая макроклавиши, и оптимизировать свои рабочие шаги. Для этого вам нужны только те макроклавиши, которые вы определили.
Для продвинутых: вкладка «Разработчик»
Если вы часто записываете макросы, рекомендуется интегрировать вкладку «Инструменты разработчика» в ленту. Вам больше не нужно проходить через карточку «Просмотр», вы можете получить прямой доступ к созданию макроса. В Office 365 выполните следующие действия:
- В Excel обратите внимание на зеленую полосу в самом верху над вкладками. В дополнение к символам сохранения или отправки файла по электронной почте вы также увидите три точки. (В других версиях Office значок также может выглядеть как тире со стрелкой вниз). Нажмите на эту маленькую кнопку.
- Теперь открывается серое окно, в котором вы выбираете текстовое поле «Дополнительные команды» внизу.
- В появившемся окне «Дополнительные команды» у вас есть возможность слева выбрать «Лента (настроить)» и «Панель быстрого доступа». Здесь нажмите на столбец «Лента (настроить)».
- С правой стороны теперь вы увидите обозначения разных вкладок. Некоторые из них отмечены синей галочкой - это те, которые отображаются вам в Excel. Теперь найдите «Инструменты разработчика» внизу списка и поставьте там еще одну синюю галочку.
- Теперь нажмите кнопку "ОК" в правом нижнем углу, чтобы сохранить изменения.
После выполнения этих шагов вы теперь можете найти Инструменты разработчика для Excel на своих основных вкладках. Процесс в Word или других программах Office работает точно так же. Нажав на вкладку, вы увидите параметры, необходимые для создания макросов: «Запись макроса».
Как создать макрос в Word?
Если вы хотите запрограммировать макрос в других программах Office, таких как Microsoft Word, LibreOffice или OpenOffice, вы можете сделать это аналогично Microsoft Excel. Это становится понятно на примере Word:
- Ориентируйтесь на своей ленте и выберите вкладку «Просмотр».
- Там вы найдете «Макросы» справа. Теперь одним щелчком мыши вы можете выбрать «Показать макросы» или «Записать макросы».
- При нажатии на "Запись макросов" открывается окно. Введите туда имя макроса, комбинацию клавиш и краткое описание.
- Начните запись макроса, нажав «ОК».
- Выбрав «Остановить запись», вы остановите программирование макроса и теперь можете использовать его в Microsoft Word.
В других приложениях Microsoft Office отдельные представления могут немного отличаться, но процесс в основном такой же. Это позволяет вам легко создавать макросы без использования VBA или любого другого языка программирования.
Как редактировать макросы с помощью Visual Basics?
Если вы записали макрос и используете его несколько раз, вы можете быть не полностью удовлетворены. Может быть, вы хотите добавить шаг или изменить некоторые команды.В таком случае можно снова отредактировать макрос впоследствии. Однако это немного сложнее, чем создание макроса, потому что для этого вам понадобится язык программирования Visual Basics (VB).
В Excel вы можете попробовать VB, щелкнув «Макросы» на вкладке «Разработчик» (показано выше), выбрав соответствующее имя макроса, а затем нажав «Изменить». Теперь открывается «Редактор Visual Basics». В нем вы видите команды и рабочие шаги, которые вы записали в виде макроса на языке программирования, т.е. в виде кода. Если кто-то хоть немного понимает английский, можно довольно быстро понять тексты VB и, возможно, удалить или заменить их. Однако, если у вас нет никаких знаний здесь, вы можете просто перезаписать свой макрос привычным способом.
Вывод: Создание макросов - без проблем с Microsoft Office
Если вы много работаете с программами Microsoft Office, вы можете многое упростить с помощью больших команд. После того, как все рабочие шаги собраны, их можно выполнить за короткое время при нажатии определенной комбинации клавиш.
Особенно практично: каждый пользователь Microsoft Office может самостоятельно записывать макросы. Это позволяет индивидуально определять, какие рабочие шаги должны выполняться автоматически для каждого пользователя. Это не только сэкономит вам много времени, но и сэкономит ненужную рабочую нагрузку.
