Использование Microsoft PowerPoint - советы и рекомендации для достижения успеха

Все, что вы должны знать об использовании PowerPoint!

Microsoft PowerPoint ценится миллионами пользователей во всем мире как часть пакета Office. В профессиональной среде в настоящее время стандартно совмещать лекцию с презентацией в PowerPoint. В частном порядке PowerPoint также можно использовать индивидуально для полезной и интересной подготовки конкретной информации.

Microsoft PowerPoint удобен в использовании и не требует пояснений с точки зрения навигации по меню и функций. Несмотря на это, пользователям важно подробно ознакомиться с различными функциональными областями программного обеспечения. Кроме того, полезны советы и рекомендации, позволяющие использовать весь потенциал PowerPoint. Если привлечь внимание аудитории с помощью визуально-стилистических приемов и понятной структуры, цели презентации могут быть достигнуты более эффективно.

Сделайте презентации PowerPoint профессиональными с помощью визуализаций

Несомненно, визуализация становится все более важной в нашем обществе. Благодаря дальнейшему развитию смартфонов и постоянной доступности Интернета, видео, анимированные изображения или изображения с высоким разрешением, а также звук и музыка находятся на расстоянии одного клика.

В связи с тем, что люди более интенсивно воспринимают и сохраняют визуальную информацию, использование визуализаций в Microsoft PowerPoint имеет важное значение. По сути, цель презентации в PowerPoint - целенаправленно донести факты и информацию до аудитории с помощью слайдов. Различные шрифты, выделение и цвета, а также разные размеры шрифтов показывают аудитории актуальность обсуждаемых вопросов.

В то же время понятно, что презентация, в которой представлены только тексты, не убеждает аудиторию. Чем больше текстов в презентации, тем она утомительнее. По этой причине PowerPoint имеет множество функций и стилистических приспособлений для:

• для продвижения интереса участников,
• для повышения внимания и
• вовлечь аудиторию.

Визуализации в PowerPoint - здесь вы найдете самые важные функции

Вы всегда вставляете текст в PowerPoint через вкладку «Пуск». В областях меню «Шрифт» и «Абзац» вы найдете наиболее важные параметры для эффективной индивидуализации текста.

Области меню «Шрифт и абзац» предоставляют вам профессиональные инструменты для настройки обычных текстов в PowerPoint.

Включите графику и SmartArt - это ваши варианты

В дополнение к обычным текстам в презентации имеет смысл использовать изображения и интеллектуальную графику, популярную в Microsoft для создания слайдов. Пояснительная графика подчеркивает тексты без слов и увеличивает их выразительность. Если вы представляете презентацию с техническими деталями или конкретным содержанием, тем более важно подкрепить информацию подходящей графикой и SmartArts.

Графика и SmartArts можно найти в Microsoft PowerPoint на вкладке «Вставка» в пунктах меню «Изображения» и «Иллюстрации».

Помимо прочего, у вас есть возможность:

• Вставьте изображения из личного фотоальбома в слайды или
• использовать скриншот.

В дополнение к графике Smart Art, в которой могут быть визуализированы списки, циклы или процессы, вы также найдете возможность интеграции диаграмм или трехмерных моделей в вашу презентацию в меню выбора «Иллюстрации».

Вставленные изображения также можно профессионально редактировать в PowerPoint. Вы можете сделать это, выделив встроенное изображение в программе. Вы автоматически попадете в область меню «Формат изображения». В этом меню выбора у вас есть опция:

• Чтобы исключить части изображения или
• Коренная адаптация цветов и макета изображения.

Шаблоны формата изображения, интегрированные в программное обеспечение, полезны для принятия и реализации предложений по адаптации.

Таким образом, в Microsoft PowerPoint доступно множество функций, с помощью которых вы можете использовать изображения, интеллектуальную графику или другие функции визуализации. Помимо возможности смены изображений, вы также получаете выгоду от возможности адаптации цветового оформления фольги, например, фона фольги. Целесообразно и перспективно потратить большую часть времени подготовки презентации на адаптацию визуализаций. В этом случае вместе с презентацией и риторическими навыками докладчика получается связная общая картина.

Кончик:

В текущей версии Microsoft 365 вы найдете интересную и революционную функцию для визуализации слайдов. Это встроенный инструмент «Идеи дизайна», который автоматически отображается справа в основных настройках PowerPoint. С помощью функции «Идеи дизайна» вы можете преобразовать простые текстовые слайды в четкие, графически анимированные слайды всего за несколько щелчков мышью. Аналогичная ситуация и со слайдами, которые содержат графики или таблицы.

Создавайте графику самостоятельно - вот как это работает

Графика или изображения доступны не для каждого продукта или каждой темы презентации или могут быть использованы без дополнительного уведомления из-за закона об авторском праве.

В таком случае PowerPoint предлагает возможность создавать графику самостоятельно. Различные инструменты, с помощью которых можно независимо создавать и редактировать графику, доступны в PowerPoint и могут быть выбраны на вкладке «Вставка».

Инструменты для создания собственной графики

Наиболее важные инструменты для создания собственной графики доступны с помощью «Фигур» и «Пиктограмм».

С помощью функции «Фигуры» вы можете, например, создавать собственные блочные стрелки или использовать стандартные формы. Пиктограммы в PowerPoint также предлагают вам готовые символы или реальных людей, которых вы можете вставить в презентацию. Таким образом, у вас есть возможность создавать свою собственную графику. Они соответствуют тематике вашей презентации и объясняют основные ключевые моменты. Таким же образом можно интегрировать в вашу презентацию текстовое поле или графику функции «WordArt».

Эффекты и анимация вдохнут жизнь в вашу презентацию

Визуализации делают каждую презентацию более профессиональной. Фотографии, символы, таблица или художественная графика вызывают интерес и делают лекцию осязаемой для аудитории. Это особенно верно, когда вы добавляете эффекты или анимацию к графике или слайду. Вы можете найти возможность интегрировать эффекты и анимацию в вашу презентацию на вкладках «Анимация» и «Переходы». Как правило, анимацию можно включать в отдельные текстовые части или графику. Напротив, обычно доступны переходы между двумя пленками.

Как оживить изображение с эффектом

Выделите изображение в презентации щелчком мыши.

Затем вы можете выбрать подходящий эффект в области меню «Анимация».

PowerPoint предоставляет вам множество вариантов эффектов и анимации.

Вы по-разному создаете переход между двумя слайдами на вкладке «Переходы».

Например, у вас есть выбор: затемнить слайд или отодвинуть его вверх и в сторону. В дополнение к продолжительности отображения вы также можете включить определенные звуковые эффекты и определить, должен ли переход запускаться щелчком мыши или каким-либо другим способом.

Эффекты и анимация, а также переходы между двумя слайдами являются важными элементами стиля в презентации. Если эти типы визуализации не используются чрезмерно, они привлекут внимание аудитории и увеличат интерес. Это особенно важно для длинных презентаций с большим количеством текста и сложной информации.

Используйте шаблоны и макеты для более эффективной работы с PowerPoint

По сути, вам нужен шаблон для создания презентации в PowerPoint. Вы выбираете это на первом шаге при запуске PowerPoint. После запуска программы запустите новую презентацию через вкладку «Файл» в пункте меню «Создать».

Помимо пустой презентации для использования доступны уже готовые презентации от Microsoft. Другой вариант - поиск онлайн-шаблонов и дизайнов, тематически связанных с вашей презентацией.

Готовые или внешние шаблоны - важный вариант оформления презентации. Другой вариант - временно сохранить лично оформленную презентацию в качестве шаблона. Затем это можно использовать в качестве основы для дальнейших презентаций PowerPoint.

Сохраните презентацию как шаблон или шаблон

Если вы хотите сохранить существующую презентацию в качестве шаблона, перейдите:

1. На вкладке «Файл» перейдите в пункт меню «Сохранить как».

2. Выберите место хранения, например жесткий диск или облачный диск, и сохраните презентацию как шаблон PowerPoint.

   

Новый шаблон сохраняется в выбранном пути хранения и сразу же становится вам доступен.

Отрегулируйте макет слайда - никаких проблем с мастером слайдов

Готовые шаблоны презентаций можно использовать только 1: 1 в самых редких случаях. На первом этапе адаптации пленки обычно необходимо отрегулировать цвета. Образец слайдов в PowerPoint играет важную роль в настройке и создании макетов слайдов. В нем можно:

• Формы и цвета, шрифты и размеры шрифтов, фон и заголовки и
• Базовая конструкция

универсально адаптированный. Использование фольгированного мастера сэкономит вам много времени и сил. Дело в том, что одним щелчком мыши можно применить все визуальные или текстовые изменения на слайдах для всей презентации.

В деловой среде шаблоны презентаций в большинстве случаев имеют корпоративный дизайн. Он содержит спецификации для дизайна пленки или, как правило, для цифровой или традиционной печатной продукции, а также определяет цвета, графику и шрифты.

Встраивая заполнители в свою презентацию, вы можете обеспечить включение графического изображения, например логотипа компании, в каждый слайд в определенном месте. Заполнители также полезны на титульных слайдах или в нижних колонтитулах для эквивалентного представления объектов или графики. Щелчком левой кнопки мыши можно показать или скрыть заполнители заголовков или заполнители для нижних колонтитулов.

Правильное использование PowerPoint - важно для успешной презентации

Структура меню в программе презентации в основном удобна для пользователя. Прежде всего, пользователи, которые работают с Microsoft Word, Excel или Outlook в дополнение к PowerPoint, найдут много общего в отношении вкладок, настроек в меню параметров и встроенной функции справки. Чтобы иметь возможность эффективно использовать различные функции и возможности программного обеспечения для презентаций, очень важно понимать структуру меню PowerPoint. PowerPoint структурирован практично, так что новые пользователи, усвоившие основные функции и параметры, также могут правильно использовать PowerPoint.

В частности, вы должны быть знакомы со следующими тремя областями управления PowerPoint:

Главный экран	Наиболее важная рабочая зона со следующим подразделением: Левый: Обзор всех созданных вами слайдов. Середина: Концептуальная область для настройки вашей презентации. Направо: Интеграция идей функционального дизайна
Вкладка "Главная"	На вкладке «Пуск» в Microsoft PowerPoint вы найдете наиболее важные инструменты, функции и параметры конфигурации для создания профессионального слайд-шоу в PowerPoint. Помимо прочего, во вкладке «Пуск» можно выбрать следующие функции: Установка шрифтов и размеров шрифтов. Включите абзацы и вставьте маркеры в списки форматирования. Функции «Найти, заменить и выделить», с помощью которых вы можете искать и заменять определенные термины в тексте.
Функциональные панели	Вы можете разместить необходимые функции по мере необходимости на нижней и верхней панели функций. Например, предварительно настроены следующие параметры: Функция автоматического хранения. Клавиши со стрелками «Вперед и назад», с помощью которых можно отменить изменения. Используйте значок «Экранная презентация», чтобы начать презентацию на проекторе. Функция поиска в PowerPoint. Функция исправления на нижней панели инструментов, с помощью которой систематически исправляются орфографические и символьные ошибки.

В дополнение к трем элементарным областям управления в PowerPoint вы найдете множество других областей меню и вкладок, в которых можно выполнять индивидуальные настройки.

В этом контексте следует особо упомянуть вкладку «Справка», в которой вы найдете обширную справку по вопросам о PowerPoint, а также учебные курсы и новости. Область справки структурирована тематически, и ее можно искать по ключевым точкам.

Интегрируйте тексты, звуки, видео и таблицы и впечатляйте свою аудиторию

Успешная презентация PowerPoint обычно состоит из текста, графики и видео, а также информационных таблиц. Многие презентации также содержат музыку или звуки. Правильное сочетание всех стилистических приемов впечатляет слушателей и подкрепляет ключевые идеи презентации.

В отличие от текстов, звуковые или видеофайлы вставляются в слайд-шоу с помощью вкладки «Вставка». В пункте меню «Медиа» вы можете использовать следующие параметры:

• Загрузите аудиофайлы с локального компьютера или подключенного облачного диска.
• Запишите аудиофайлы и сохраните их в презентации.
• Загружайте и вставляйте видео файлы со своего компьютера.
• Импортируйте видео из Интернета, например с YouTube, с помощью кода для встраивания.

После того, как аудиофайл или видео были вставлены в презентацию, у пользователей есть широкий спектр возможностей для редактирования медиафайла. Различные цветовые фильтры для видео или адаптации для звукового символа и аудиоформата полезны для встраивания мультимедийных файлов по отдельности в презентацию.

Кончик:

Помимо медиафайлов, вы можете оснастить слайды интеллектуальной и экономящей время функцией электронной почты. Таким образом, вы можете получить обратную связь от людей, просматривающих презентацию на ПК.

Добавляйте символы и формулы - быстро в PowerPoint

Помимо специальной графики и изображений, которые поддерживают или усиливают вербализацию, значки и специальные символы также могут помочь сделать презентацию более профессиональной. Кроме того, символы или смайлики преодолевают языковые и культурные барьеры, универсальны и понятны.

Вариант включения символов и специальных символов в презентацию также можно найти на вкладке «Вставка». В конце строки меню под записью «Символы» в презентацию можно интегрировать специальные символы и символы, а также формулы. .

Определенные специальные символы

Например, если вы ищете особого персонажа для презентации международным деловым партнерам, вы обычно найдете его в этой области меню.

То же самое и с научными формулами.

Уточняйте факты в PowerPoint с помощью таблиц - вот как это работает

Microsoft Office предлагает дополнительную ценность, заключающуюся в том, что многие функции в отдельных приложениях идентичны. В дополнение к другим инструментам это также относится к табличной функции программного обеспечения для презентаций. Это очень похоже на функцию в текстовом редакторе Word.

Помимо прочего, вы можете использовать кнопку, чтобы определить, сколько строк и столбцов нужно вставить в таблицу. Помимо создания таблиц в PowerPoint, пользователи Excel также могут выбрать параметр «Вставить электронную таблицу Excel» и встроить таблицу, созданную в Excel, в PowerPoint. Это работает в удобном для пользователя виде с гиперссылками и метками перехода.

Структурируйте, редактируйте, отправляйте презентации и защищайте контент

Понятная и профессиональная структура имеет решающее значение для успеха любой презентации. С точки зрения докладчика, при подготовке важно подчеркнуть ключевые сообщения и добавить ценность для аудитории. Кроме того, визуализации гарантируют подкрепление аргументов.В дополнение к «общей теме» и логической структуре, целесообразно представить заголовок содержательным образом на слайде. Заголовок обычно должен содержать основную идею следующего слайда. Также важны слова, которые будут привлекать внимание слушателя.

Структура презентаций - вот что важно

Презентация PowerPoint всегда должна начинаться с титульного слайда. Заглавный слайд дает аудитории представление о теме и структуре лекции. Следующий слайд должен быть показан как обзорный. Обзорный слайд обычно состоит из структурированного списка тем лекции. Обзорный слайд, как и оглавление книги, предназначен для создания напряженности в аудитории.

Основная часть презентации должна быть структурирована по ключевым сообщениям и разбита на разделы. Многие выступающие имели хороший опыт, когда поднимали основную тему и излагали ее на двух слайдах с аргументацией. На третьем слайде краткое изложение основного сообщения может быть связано с добавленной стоимостью аудитории. Соответствующие слайды можно найти на вкладке «Пуск» в разделе «Новый слайд». Пункт меню.

Кончик:

Используйте клавиши [Ctrl] и [M], чтобы быстро и легко добавить новый слайд в презентацию.

В качестве переплета и резюме рекомендуется предоставить один или несколько заключительных слайдов для презентации. Помимо обобщения содержания и фактов, основной целью является эмоциональное обращение к аудитории для достижения целей презентации. Таким образом можно задать импульс к покупке или убедить аудиторию.

Отправить и защитить презентацию

Если вы хотите отправить свою презентацию позже, у вас есть несколько вариантов. Самый простой способ - передать файл презентации прямо из PowerPoint. Это работает путем выбора кнопок «Поделиться» или «Экспорт» на вкладке «Файл».

Помимо прочего, у вас есть возможность конвертировать презентацию в файл PDF или XPS. Его можно сделать доступным для других по ссылке через облачный диск, например Microsoft OneDrive.

Если вы хотите убедиться, что в содержание презентации нельзя вносить никаких изменений, вы должны предоставить файлу защиту от записи или защиту паролем.

В разделе «Файл> Информация> Защитить презентацию» вы найдете различные варианты защиты от записи и шифрования паролей.

Если над презентацией работают разные люди, имеет смысл включить комментарии и комментарии с помощью вкладки «Обзор». Таким образом, командная презентация может быть скоординирована и улучшена в режиме онлайн, прежде чем она будет представлена клиентам на последнем этапе.

После обработки всех комментариев презентацию можно пометить как «окончательную». Это означает, что это последняя версия, которая больше не будет изменяться.

Совместимость с PowerPoint - эффективно используйте старые версии и форматы файлов

Не всегда необходимо или возможно использовать последнюю версию Microsoft PowerPoint. Многие версии PowerPoint, выпущенные на протяжении многих лет, все еще могут работать в Windows 10. Даже если в старых версиях нет новейших функций и возможностей, их можно использовать для создания профессиональных презентаций.

Кроме того, презентации, оформленные в формате PowerPoint * .ppt, также можно читать с текущей версией. И наоборот, презентации, созданные с помощью PowerPoint 365 и расширения файла * .pptx, могут быть сохранены с расширением файла * .ppt. Таким образом, прямая и обратная совместимость с PowerPoint всегда гарантируется.

В программе презентации в качестве дополнительного инструмента есть режим совместимости. Его можно выбрать на вкладке «Файл» в пункте меню «Информация». Одним щелчком мыши можно преобразовать презентацию, созданную в более старом формате файла * .ppt, в текущий формат файла * .pptx.

Кроме того, презентацию PowerPoint можно сохранить в других форматах, например, как автоматически запускающуюся презентацию в формате WMV.

Презентация - что нужно искать спикерам, чтобы убедить

Microsoft PowerPoint предлагает своим пользователям широкий спектр опций и функций для эффективного, быстрого и профессионального создания презентаций. Чтобы создать презентацию, которая произведет впечатление на аудиторию и привлечет внимание аудитории, вам понадобится план презентации в дополнение к знаниям программы. Это должно содержать четкую цель.

Например, в случае многих презентаций PowerPoint в профессиональной среде цель презентации - проинформировать аудиторию о свойствах продукта, а затем побудить их к покупке. Другие презентации служат исключительно для передачи информации. Без четкой и понятной цели презентации и профессиональной структуры лекция теряется в мелочах и перечислении фактов.

Даже с установленной целью презентации и структурированной структурой слайдов презентация может оказать негативное влияние на аудиторию. Это тот случай, когда оратор и его риторические навыки слабы. В этом случае профессиональный макет не может сохранить презентацию, поскольку производительность докладчика так же важна, как и содержание презентации.

Успешная лекция или презентация с поддержкой PowerPoint всегда включает в себя:

• Также достаточно времени на подготовку
• Дизайн отдельных пленок, которые накладываются друг на друга.

Визуализации, которые подкрепляют сказанное или текст на слайдах, эффективны. Таким образом, презентация становится для аудитории незабываемым впечатлением. Для докладчика логическая структура слайдов также дает дополнительную ценность. Он может представить более свободно и увереннее. Вместо того, чтобы сосредоточиться на содержании слайдов, он взаимодействует с аудиторией. Таким образом он может адаптировать свою презентацию индивидуально к потребностям аудитории.

Что спикеры должны спросить себя при оформлении презентации

Перед каждой презентацией спикеры должны сопереживать потребностям своей аудитории. Вопросы вроде:

• В чем нуждаются мои слушатели?
• Что действительно интересует публику?
• Как достичь цели презентации и какие факты действительно важны?

являются важными опорными точками, которые фокусируют презентацию на аудитории. Если докладчик добьется успеха благодаря живому стилю презентации и хорошему зрительному контакту, а также если он будет осторожно использовать свои жесты и мимику, а также голос, он завоюет аудиторию и достигнет целей презентации.

Резюме: любой, кто хорошо знает PowerPoint, может создавать профессиональные презентации.

С Microsoft PowerPoint пользователи получают новейшее программное обеспечение для создания информативных и интересных презентаций. Использование графики, видео, анимации и других стилистических приемов увеличивает внимание аудитории. Любой, кто знает самые важные советы и рекомендации, а также основные моменты визуализации, может эффективно использовать все интегрированные функции. В конечном итоге правильное сочетание профессионально созданных слайдов и риторических навыков докладчика решает, будут ли достигнуты цели презентации.