Совместимость Word: 4 совета и хитрости

Вы делаете это, если версии Office несовместимы

Практические компьютерные программы значительно упростили цифровой мир работы, а также личной жизни. Прежде всего, программа обработки текстов Microsoft Word. Регулярное дальнейшее развитие этого программного обеспечения не только приносит новые практические функции, но часто также приводит к проблемам совместимости. Но что они собой представляют и как с ними познакомиться?

1. Совместимость версий Word: что это значит?

Компания-разработчик программного обеспечения Microsoft регулярно выпускает новые пакеты Office. Это набор программного обеспечения, обычно используемого в офисе. Вы можете получить лицензии на использование последней версии, купив обновленные версии. По умолчанию в такой пакет входит программа обработки текстов Word, программа для презентаций PowerPoint и программа для работы с электронными таблицами Excel.

Начиная с исходной версии Word 2000, Microsoft выпустила Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 и 2022-2023. Нововведения означают, что с каждым разом управлять становится проще, хотя и с разными деталями. Еще одно важное изменение касается преобразования формата файла из Word 2003 в Word 2007 в формат файла на основе XML. XML означает «расширяемый язык разметки» - на немецком языке это означает что-то вроде «расширяемый машиночитаемый язык для создания текста». Другими словами: это язык, который понимают и Word, и ваш компьютер.

Указанные изменения не только означают изменение для пользователя, но также связаны с проблемами совместимости с Word. Но что именно происходит, когда вы открываете устаревший или новый файл Word и как можно решить проблемы?

2. Что происходит, когда я открываю несовместимые версии Word?

Существует две причины, по которым открываемый файл Word несовместим с версией Office, установленной на вашем компьютере: либо вы используете старую версию Word на вашем компьютере, либо полученный документ был создан в предыдущей версии. Возникающие проблемы всегда сопоставимы.

Если вы используете старую версию, у вас, вероятно, возникнут трудности с открытием файла, и некоторые функции будут отображаться неправильно или не отображаться вообще. С другой стороны, если вы используете более новую версию Word, чем автор документа Word, внесенные вами изменения - с более новой версией Word - могут не отображаться или отображаться неправильно.

Если вы собираетесь обмениваться документами с коллегами или друзьями, мы рекомендуем сохранить их в совместимом формате файла или работать в режиме совместимости. Это означает, что документ Word сохраняется в таком формате, что его можно без проблем открывать разными версиями программы.

Проблема с форматами файлов: DOC или DOCX?

Наиболее проблемными являются новые документы Word, которые следует открывать с помощью более старых версий программы Word 2000, Word XP или 2003. Потому что все версии младше 2003 сохраняются в оптимизированном формате файла. Вместо файла с расширением .doc Word 2007, 2010, 2016 и 2022-2023 создают файлы с расширением .docx.

За этим стоит изменение способа сохранения текстового файла. Файл .docx сохраняет изображения и текст, среди прочего, в форме данных XML, а затем сжимает их, как в папке ZIP.

Word распаковывает содержимое только при открытии таких документов. Это означает, что требуется меньше места для хранения - и, например, отправка по электронной почте становится более простой. Однако, если на вашем компьютере установлена более старая версия Word, вы не сможете открыть этот новый формат и, следовательно, не сможете получить доступ к текстовому и графическому содержимому.

Разные функции и форматирование: что добавлено, что потеряно?

Кроме того, разные версии Word отличаются функциональностью и стилями. Например, начиная с Word 2010 появились расширенные форматы нумерации, а с 2016 года пользователи могут отмечать комментарии в документе как завершенные.

Если вы используете старую версию, несовместимости невозможно избежать. Ваша программа Word неправильно интерпретирует определенные элементы, такие как шрифты, и может вообще не отображать их. Ниже приводится обзор дальнейшего развития функций Word с 1997 года.

характерная черта	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Формулы
Основные и второстепенные шрифты
Расширенные форматы нумерации
Комментарии можно пометить как выполненные
Смотрите изменения, внесенные соавторами в режиме реального времени

Это только часть функций, которые были добавлены из поколения в поколение. Например, в Office2022-2023 есть много других настроек, которые обеспечивают большую доступность.

Однако были добавлены не только параметры, но и элементы предыдущих версий. Если вы хотите и дальше пользоваться старыми функциями и постепенно привыкать к новым версиям Office, стоит прибегнуть к специальным приемам, с помощью которых можно избежать раздражающих диалоговых окон настройки.

3. Как мне узнать совместимость моего документа с другими?

Чтобы обеспечить совместимость документа с другими версиями Microsoft Office при написании текста, рекомендуется проверка совместимости. Прежде всего, вы получите информацию о том, поддерживаются ли используемые функции в более ранних версиях:

Вы проверяете совместимость, выполнив следующие четыре шага:

Щелкните вкладку «Файл» и выберите кнопку «Информация».

Выберите «Проверить наличие проблем».

В раскрывающемся меню выберите «Проверить совместимость» и, при необходимости, найдите соответствующую версию Office в разделе «Выберите версию для отображения».

Существующие проблемы совместимости перечислены в окне «Сводка».

Если здесь показаны несовместимости, у вас есть возможность заменить соответствующие функции на те, которые также отображаются в более старых версиях. Для уверенности проведите тест еще раз, пока не добьетесь желаемого результата.

4. Что делать, если версии Office несовместимы?

Помимо возможности исправления индивидуальных несовместимостей, существуют также более элегантные решения для совместимых файлов Word. Еще при создании документов можно обратить внимание на совместимость с предыдущими версиями. Однако иногда бывает необходимо загрузить дополнительную программу.

Пакет обеспечения совместимости для Microsoft Office 2000, XP и 2003

Для пользователей Microsoft Office 2000, XP или 2003 требуется так называемый «пакет совместимости». Как уже упоминалось, начиная с Word 2007 были разные форматы файлов. Чтобы открывать файлы .docx в более старых версиях Office, требуется дополнительный пакет.

Существуют аналогичные конвертеры, позволяющие открывать старые файлы Works в Word. По функциональности такие приложения-конвертеры очень похожи. Вы импортируете текстовый файл и получаете его в целевом формате. При открытии текстовых файлов .docx с помощью «пакета обеспечения совместимости» графика и текст файлов .docx иногда отображаются некорректно. Это также происходит при сохранении и редактировании текстового файла .doc в Word 2007 или более поздней версии.

Целевое хранилище в правильном формате: вот как это работает

С пакетом совместимости у вас есть конвертер, который позволяет вам получать доступ к документам .docx. И наоборот, если вы используете более новую версию Word, у вас могут возникнуть проблемы с доступом к файлам .doc. Файл .doc можно сохранить в формате .docx всего за несколько кликов:

Щелкните вкладку Файл.

Выберите «Сохранить как».

В раскрывающемся меню выберите .docx вместо файла .doc.

Щелкните по кнопке «Сохранить».

Создавайте документы Word для более старых версий

Если, с другой стороны, вы не являетесь соавтором, но создаете документ Word, а затем делитесь им с пользователями версий программного обеспечения старше 2007 года, у вас есть возможность установить совместимость перед его отправкой. Вы можете сделать это, выбрав «Word 97-2003» при сохранении. Пошагово действуйте следующим образом:

1. Зайдите в «Файл» в системном трее.

2. Нажмите "Сохранить как".

   

3. Выберите «Word 97-2003» вместо .docx.

   

4. Подтвердите ввод, нажав «Сохранить».

Вы можете не только выбрать один из двух описанных форматов файлов, но и выбрать один из следующих:

• Документ Word (.docx)
• Документ Word XML (.xml)
• Документ XPS (.xps)
• Документ Word 97-2003 (.doc)
• Расширение файла в Microsoft Word (.docm)

Это позволяет вам вручную определять, в каком формате файла вы сохраняете и делитесь текстовым документом в Word.

Режим совместимости: Word берет на себя настройку функций за вас

Однако в Word также есть режим совместимости. Этот режим автоматически обеспечивает совместимость при открытии документов, созданных в более ранних версиях Word. Потому что в режиме совместимости ни одна из расширенных и оптимизированных функций недоступна во время редактирования в новой версии Office.

Люди, которые вместе работают над документом, но используют разные версии Office, поэтому имеют доступ только к функциям, которые доступны даже в самой старой версии. Формат также остается неизменным при редактировании документа Word в другом поколении Office.

Режим совместимости обычно отображается в строке заголовка справа от заголовка документа. После активации вам не нужно беспокоиться о том, будет ли ваш файл Word по-прежнему совместим с версиями соавторов после редактирования. Word будет координировать различные версии Word за вас.

Заключение: решение проблем совместимости с правильными базовыми знаниями

С Microsoft Word полезно не только знать, как персонализировать Word, защищать собственные документы или активировать надстройки Word. Совместимость версий Word также может быть препятствием, которое можно преодолеть, обладая соответствующими знаниями практических шагов.

Это упрощает обмен данными с коллегами, а также друзьями, которые используют разные версии Office. В дополнение к режиму совместимости вы также можете использовать параметры ручной настройки в Word, чтобы независимо управлять функциями и используемыми форматами файлов.

Вопросы и ответы

В чем проблема совместимости в Word?

Когда люди - будь то рабочие или частные - работают вместе над текстовым документом, но не используют одну и ту же версию Microsoft Word, возникают проблемы с открытием файлов и с соответствующим отображением файлов. Версии Word:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 и 2022-2023

В чем разница между файлами .doc и .docx в Word?

Начиная с Word 2007, текстовые файлы больше не сохраняются с сокращением .doc, а с расширением .docx. За этим скрывается более сжатый и, следовательно, более компактный способ хранения информации. Технический термин - формат файла.

Как вы решаете проблемы совместимости?

Если файлы Word несовместимы, это можно решить вручную, используя различные варианты сохранения форматов. Или вы можете оставить решение проблем с отображением и доступ к файлам автоматическому режиму совместимости Word.

Как работает режим совместимости?

Режим совместимости Word деактивирует все функции, которые были недоступны в более ранних версиях. Это означает, что пользователи имеют доступ к файлу Word, включая все его редакции, независимо от используемого поколения Office. Шаблоны стилей также сохраняются и отображаются правильно.