Календарь Outlook: советы по организации встреч

Краткий обзор календарной функции Outlook

Видеоурок - максимально эффективно используйте календарь Outlook

Каждый день состоит из разных дат и задач. Хорошо продуманный тайм-менеджмент важен как в профессиональной, так и в личной повседневной жизни. Календарь в Microsoft Outlook может умело помочь пользователям в их усилиях:

• Планируйте свои задачи профессионально.
• Четко отображайте все встречи в календаре.
• Четко проинформируйте получателей о встречах.
• Организуйте каждый день эффективно, используя списки задач и напоминания.

Перейдите к календарю Outlook и его функциям, нажав кнопку календаря или значок календаря в области навигации.

Основные факты о календаре Outlook

Календарь Outlook впечатляет своей удобной навигацией по меню и многочисленными нововведениями, которых нет в других бесплатных цифровых или аналоговых календарях. Он помогает пользователям грамотно управлять своим временем, а также впечатляет своим взаимодействием с другими программами Microsoft, такими как Skype или OneNote.

Кроме того, у пользователей есть возможность общаться с другими людьми через Microsoft Exchange или общий доступ к календарю. Вы также можете использовать комбинацию функций электронной почты, списка задач и адресной книги для более эффективной работы.

В Outlook в основном различают два типа встреч:

• Регулярные встречи с четко определенным временем начала и окончания. Такие встречи можно планировать на несколько дней или на более короткий период времени.

• Мероприятия на весь день, для которых не указано время начала и окончания.

В стандартном представлении в Microsoft Outlook вы увидите в календаре следующие данные:

В левой части области навигации отображается календарь на текущий и следующий месяц. Этот вид чрезвычайно полезен, например, если вам нужен простой обзор следующих нескольких дней во время телефонного звонка. Если вы хотите отобразить период, превышающий неделю или месяц, вы можете отметить дни или недели в представлении календаря щелчком мыши. Если вы хотите видеть больше дней в предварительном просмотре календаря, у вас есть другой вариант настройки. Из-за корректировки в реестре Windows по умолчанию в предварительном просмотре календаря отображается больше дней.

Текущая дата обычно отображается в календаре Outlook жирным шрифтом. Текущая неделя выделена цветом для наглядности. Все дни с встречами, содержащиеся в календаре, выделены жирным шрифтом в маленьком календаре в обзорном меню слева. С помощью стрелок влево или вправо вы можете перемещать календарь как по месяцам, так и по году.

Какие различные представления календаря можно выбрать

Важной и актуальной функцией является возможность отображать различные представления календаря.

Дневной вид	В дневном обзоре вы можете четко отображать дневное планирование. У вас достаточно места для ввода новых встреч или отображения встреч с длинной строкой темы.
Рабочая неделя	Если вы хотите видеть встречи только на рабочую неделю, выберите представление календаря «Рабочая неделя». Выходные скрыты. Этот вид календаря особенно важен в профессиональной сфере.
неделя	Полная неделя с понедельника по воскресенье отображается в календаре «Неделя». Особенно при большом количестве встреч отдельные встречи кажутся небольшими, но четко организованы в одно и то же время.
месяц	Месячный просмотр необходим, когда нужно планировать целые дни. В обзоре месяца пользователи могут сразу увидеть, какие дни еще свободны. В то же время встречи в отдельные дни в этом представлении можно перемещать одним щелчком мыши.
Планировочный вид	В обзоре планирования вы можете видеть встречи на день, четко обозначенные отдельными флажками.

Другой вариант настройки представления в календаре Outlook можно найти в пункте меню «Просмотр».

В меню «Просмотр» среди прочего:

• Набор различных представлений календаря,

• Сделаны настройки цветного просмотра,

• Цвет календаря также изменился

• Шкала времени может быть скорректирована.

• Также можно определить сочетания клавиш для цветов.

Таким образом, встречам можно назначать определенные цвета и категоризировать их, не теряя времени. Подобно функции адресной книги в Outlook, можно создавать определенные представления календаря, которые точно соответствуют личным потребностям пользователя. Еще два совета по повышению профессионального уровня просмотра календаря в Microsoft Outlook касались увеличения области чтения и отображения навигатора даты. Включение области чтения особенно актуально на практике, чтобы иметь возможность просматривать важную информацию о встрече.

В стандартных настройках навигатора дат Microsoft Outlook выделяет жирным шрифтом все дни, для которых как минимум была введена встреча. Пользователи, которые уже посещают одну или несколько встреч в день, могут отключить выделение встреч жирным шрифтом в меню «Просмотр настроек». Эта мера способствует лучшему обзору. То же самое относится к просмотру месяца в календаре Outlook 2007. Это также можно изменить в настройках, удалив жирный текст из заголовков.

Пользователи Outlook 2007 будут видеть различное количество встреч, отображаемых в обзоре месяца, в зависимости от настроек по умолчанию для их уровня детализации. Это можно легко изменить, отрегулировав вид, используя меньший размер шрифта или изменив разрешение экрана. Вы также можете правильно установить календарные недели в Outlook 2007 с помощью помощника печати календаря перед печатью. Вы можете легко скачать помощник печати календаря.

Кончик: Вы можете распечатать календарный лист в любое время. Это особенно важно при приеме на прием, когда у вас нет доступа к электронным мобильным устройствам. Вы всегда можете распечатать календарь с помощью пунктов меню " Файл / Печать". Кроме того, Microsoft предлагает бесплатный инструмент, который можно использовать для профессиональной печати календаря. Помимо инструмента, вы можете в любое время использовать функцию печати в Microsoft Outlook, чтобы распечатать встречи, контакты или электронные письма с подписью. Также можно распечатать пустой календарный лист, в котором вы можете делать записи вручную.

Вопросы пользователей, на которые необходимо подробно ответить:

1. Как сделать календари похожими на Outlook 2010 в Outlook 2016?

Пользователи, которые много лет работали с Outlook 2010 и смущены новым внешним видом Outlook 2016, хотели бы вернуть знакомый вид. В Microsoft Office или Outlook нет кнопки, которая автоматически сбрасывает все настройки до версии 2010 года. По этой причине пользователи должны делать индивидуальные настройки:

Сделайте объект черным	Нажмите на: Просмотр / Просмотр настроек / Условное форматирование кнопок / Непрочитанные сообщения / Шрифт кнопки. В результате вы можете изменить цвет объекта с синего на обычный черный.
Отображать имя отправителя того же размера, что и тема	Для настройки перейдите в область меню "Условное форматирование«И размеры подбирайте индивидуально. В разделе «Имя и шрифт» выберите «Меньше», так как размер шрифта изменить невозможно.
Скрыть первую строку сообщения	Переключитесь на "мнение«И щелкните в меню« Предварительный просмотр сообщения ». Выберите« Выкл. »В меню выбора, чтобы скрыть первую строку сообщения.
Поместите панель навигации в область навигации	Чтобы изменить отображение, выберите: Вид / окно папки / параметры / компактная навигация

2. Что означает «бесплатно» в календаре Outlook?

Если вы создаете новую встречу в Outlook, вы можете классифицировать ее различными способами. В Outlook «бесплатно» означает, что вы в данный момент не запланированы. Эта информация особенно важна, если вы используете календарь с несколькими людьми в команде.

3. Как я могу отображать праздничные дни в Outlook?

Вы можете легко отобразить государственные праздники в Германии и других странах в календаре Outlook. Для этого перейдите в пункт меню «Файл» и выберите вкладку «Календарь» в разделе «Параметры». Откроется меню выбора, в которое вы можете включить глобальные настройки календаря.

Нажмите кнопку «Добавить праздники» и выберите страну, для которой вы хотите показать праздники в календаре. При двух щелчках по «ОК» в календаре отображаются все соответствующие праздники.

Вы можете удалить отдельные праздники из календаря, сначала выведя список в меню «Просмотр». Затем вы можете удалить отдельные записи, например, праздники, которые не актуальны для вашего штата. Вы также можете найти дополнительную информацию об отображении государственных праздников в Outlook на страницах справки Microsoft. Отобразить праздники в Outlook или выбрать другие страны, для которых отображаются праздники, несложно.

Информация: Как и в случае с государственными праздниками, вы также можете импортировать в Outlook школьные каникулы вашего штата или лунный календарь с фазами луны.

4. Могу ли я автоматически отклонять приглашения на встречу и встречу?

Во многих случаях возникает поток запросов о встрече, особенно в повседневной работе. Профессионально управляемый календарь с тщательно заполненными элементами календаря в Outlook может помочь вам автоматически отменять встречи, которые совпадают с обещанными встречами. Эта полезная функция экономит время, и ее можно включить или отключить в настройках календаря. Вы также можете использовать учетную запись электронной почты в настройках Outlook, чтобы определить, в какой календарь следует ввести новую встречу.

5. Как я могу изменить индивидуальное посещение на серийное?

В повседневной практике случается, что серии встреч, например встречи, нужно менять один раз. В этом случае в последней версии Outlook не нужно удалять и перезапускать всю повторяющуюся встречу. Также нет необходимости информировать других участников по электронной почте. Для повторяющихся встреч Outlook предлагает вам возможность изменить встречу или всю серию встреч.

В более старых версиях Outlook вам приходилось удалять серию встреч, поскольку все встречи, включая предыдущие, менялись при их изменении. Один из способов предотвратить этот хаос встреч - разделить серию встреч на две серии событий. Это работает, завершая старую серию и создавая новую серию. Если вы хотите закрыть серию встреч в Outlook 2007 на раннем этапе и в то же время сохранить исключения, вы можете сделать это, изменив поле темы исключения.

Дополнительная загрузка: Благодаря функции серии встреч в старых версиях Outlook можно назначать встречи только в первый, четвертый и последний рабочие дни месяца. Если вы хотите быть более гибким и определять повторяющиеся встречи для других рабочих дней, это возможно, объединив функции Microsoft Outlook и Microsoft Excel. Как вы можете с пользой использовать преимущества и комбинацию Outlook и Excel, бесплатно загружаемый "Серийный прием в каждый сотый рабочий день месяца" приближает вас.

В более новых версиях Outlook у вас есть возможность более четко дифференцировать дни серии. Последовательные встречи могут быть назначены в определенные дни, а также в одиннадцатый рабочий день месяца.

Совет при приеме на работу: Пользователи, которые хотят удалить несколько серий встреч одновременно, за один шаг, не должны вручную редактировать весь календарь и удалять каждую серию встреч по отдельности. Используя ключевое слово «Серия встреч», которое вы можете ввести в поле поиска Outlook, вы сразу увидите список всех серий встреч. Таким образом вы можете спокойно редактировать или удалять их. Также можно удалить только будущие встречи и оставить текущую серию встреч в календаре.

Создавайте новые встречи в календаре - просто и удобно

Создать новую встречу в Outlook легко и понятно. Для этого нажмите кнопку «Новая встреча» в меню «Новая» в календаре.Если вы работаете с несколькими календарями одновременно, важно проверить, сохраняется ли новая встреча в правильном календаре. Вы также можете создать «новую встречу» или другие элементы, например задачу или сообщение электронной почты, прямо из календаря.

После нажатия кнопки «Новая встреча» открывается диалоговое окно, в котором вы можете ввести всю важную информацию и сведения о расписании.

Помимо прочего, у вас есть возможность пригласить других необходимых участников на встречу непосредственно через Outlook.

В области меню «Параметры» вы можете настроить отображение встречи в вашем календаре. В разделе «Тип серии» вы можете преобразовать новую встречу в повторяющуюся, которая должна начинаться заново, например, каждую неделю или каждый месяц. Как и в адресной книге, у вас есть возможность в календаре Outlook классифицировать встречу по цвету или с определенным именем и пометить ее как «частную». Кроме того, важные встречи могут отображаться с высоким уровнем важности, чтобы о них никогда не забыть.

Для встречи или встречи всегда предоставляйте:

• Заголовок,

• Определите начало и конец встречи или выберите «Весь день», если встреча длится рабочий день и

• Введите место встречи. Для онлайн-встреч через Skype или Zoom вы найдете достаточно места на открытом пространстве, чтобы ввести данные доступа для встречи. Если Zoom или другая служба видеотелефонии и Outlook связаны, встреча Outlook создается автоматически для собрания Zoom.

• Если вы назначаете встречу для нескольких участников, у вас есть возможность запросить ответ на запрос или исключить обратную связь. Если вы запросите подтверждение участия, у вас всегда будет обзор того, какие из запрошенных участников приняли или отказались. Как правило, в Outlook есть следующие варианты ответа на запрос:

  • Принять запрос,
  • Принять заявку с бронированием,
  • Отменить запрос.

• Всегда позволяйте Outlook напоминать вам о встрече. Для этого используйте кнопку «Напоминание» в меню «Параметры». По умолчанию Outlook устанавливает значение напоминания за 15 минут до встречи. Напоминание, которое можно назвать «электронным узлом», гарантирует, что вы никогда не забудете о встрече. Если вы связали Outlook с конечными устройствами, такими как смартфоны или часы, вы получите автоматическое напоминание на нескольких устройствах одновременно.

На последнем шаге сохраните новую встречу с помощью кнопки «Сохранить и закрыть». Если вы хотите перенести встречу на другой день, вы можете легко сделать это, щелкнув мышью и переместив ее. Эта простота и удобство в использовании гарантируют, что вы всегда сможете профессионально вести свой календарь Outlook и адаптировать его всего несколькими щелчками мыши.

Практический совет: Дни рождения или особые годовщины можно автоматически переносить из контактов в Outlook. У этого есть два преимущества перед вводом вручную в календаре:

1. Вы сохранили день рождения прямо с контактом
2. Вы можете создавать и распечатывать списки дней рождения.

Outlook также автоматически переносит день рождения в календарь без необходимости добавлять запись вручную.

Поделитесь своим календарем в Outlook

Прежде всего, в профессиональной среде и так же в частной жизни в семье может быть полезно поделиться своим собственным календарем Outlook. Таким образом, встречи могут быть временно или общими для других.

Вы можете легко поделиться своим календарем Outlook с помощью всего нескольких щелчков мышью:

1. Нажмите на кнопку: «Поделиться календарем.

   

2. Выберите «Добавить» и выберите в адресной книге контакт, с которым вы хотите поделиться своим календарем. Закройте выбор, нажав «ОК».

3. Затем в разделе «Авторизация» вы можете установить уровни авторизации для вашего контакта. Например, если вы выберете опцию «Может отображать все сведения», ваш контакт получит право просматривать ваш календарь в деталях.Ваш контакт сможет изменять встречи в календаре, только если вы выберете «Может редактировать». Например, секретарю будет предоставлен полный доступ к календарю, чтобы его можно было вести профессионально и эффективно. Наконец, нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.

4. Ваш контакт получит ссылку с приглашением. Он может просматривать или изменять календарь в зависимости от предоставленных полномочий.

Ваш календарь могут видеть только люди, получившие от вас разрешение. В бизнес-среде и при работе с Microsoft Exchange может быть важно, чтобы вся организация имела доступ к общедоступному календарю. Во всех остальных случаях владелец календаря лично указывает, как другие люди имеют доступ к встречам и событиям.

Важный: Если вы работаете с более старой версией Microsoft Outlook, а не с Exchange Server, может быть сложно предоставить доступ к календарю внешним людям. В этом случае может быть полезно создать календарь через Google или Apple iCloud. В Outlook 2003 также можно сохранить календарь как веб-сайт. На следующем этапе календарь должен быть размещен в интерактивном режиме в виде HTML-страницы в интранете или Интернете для совместного использования.

Создать новый календарь в Microsoft Outlook

Вы можете создавать новые календари в Microsoft Outlook так часто, как хотите, и управлять ими одновременно. Таким образом можно разумно разделить профессиональные, деловые и другие встречи. Вы можете создать новый календарь в Outlook, нажав «Открыть календарь / Создать новый пустой календарь».

Чтобы сохранить календарь, на следующем шаге необходимо присвоить уникальное имя. Ваш новый календарь будет отображаться вместе со всеми другими календарями в меню календаря Microsoft Outlook в левом нижнем углу.

Импорт календарей - всего несколько шагов к успеху

Вы также можете импортировать общедоступный или общий календарь с помощью кнопки «Открыть календарь». Вы можете импортировать календари из адресной книги, списка комнат или из Интернета и просматривать или обрабатывать содержащиеся в них данные. Если вы хотите открыть календарь, которым пользуется другой человек, это также возможно в этой области меню. Чтобы использовать общий календарь, вам нужно название календаря. Он будет отправлен вам по электронной почте вместе с указанием пути к хранилищу, когда он будет выпущен. Если общий календарь другого пользователя больше не может быть закрыт, вы можете использовать дополнительные параметры настройки.

Некоторые пользователи описывают проблему, возникающую при импорте данных календаря. Рядом с вашим собственным календарем отображается (2). Это не значит, что это другой календарь. Скорее, он уведомляет пользователя о 2 непрочитанных записях календаря.

Кончик: Если вы хотите наложить календарные представления нескольких календарей, отметьте все календари в меню отображения в левом нижнем углу Outlook с помощью галочки. Затем Outlook покажет вам полное представление, в котором записи календаря выделены разными цветами. Если вы хотите изменить шкалу времени для ясности, это также возможно с помощью всего нескольких щелчков мышью в настройках Outlook. Одноразовое изменение сетки времени для встречи также может быть выполнено одним щелчком мыши.

Соедините два разных календаря

На практике ведение слишком большого количества разных календарей не очень перспективно. Даже если вы перекрываете календари в представлении, возникают дублирование и неправильные записи. Если вы хотите объединить несколько календарей и их встречи в один календарь, вы можете сделать это, скопировав встречи из одного календаря в другой.

Как синхронизировать календарь Outlook

В то время как несколько лет назад люди работали исключительно с персональным компьютером, сегодня, естественно, ввести электронную почту или новые встречи, используя все существующие конечные устройства. Планшет, смартфон, цифровые часы, такие как Apple Watch, или ноутбуки, и цифровые помощники, такие как Siri и Alexa, предлагают различные варианты сохранения встреч в календаре Outlook и их синхронизации за доли секунды.

Если вы используете учетную запись электронной почты Outlook.com или Outlook на своем iPhone, iPad или устройстве Android, календарь Outlook можно синхронизировать без каких-либо проблем. Использование календаря Google или другого программного органайзера в Outlook также не вызывает проблем, если они переносятся правильно.

Синхронизация календаря Outlook с Android

Большинство пользователей мобильных телефонов или планшетов Android по умолчанию используют Календарь Google на своем устройстве. Чтобы интегрировать это в Outlook, необходимо выполнить следующие шаги:

1. Перейдите в свою учетную запись Google в Интернете и откройте календарь, который хотите интегрировать с Outlook.

2. В Google перейдите в область меню «Настройки моего календаря», а затем скопируйте ссылку в записи «Общедоступный адрес в формате iCal» в буфер обмена.

3. Теперь откройте в Outlook меню: «Открыть календарь / Из Интернета».

   

4. Во вновь открывшемся диалоговом окне введите ссылку на Календарь Google.

   

5. После передачи данных встречи из Календаря Google и Outlook автоматически синхронизируются.

Синхронизация календаря Outlook с Apple

Вы можете легко синхронизировать свой календарь iCloud с Outlook на своем ПК, загрузив бесплатную программу для Windows iCloud для Windows. После настройки у вас есть различные варианты настройки.

Если вы установите флажок «Почта, контакты, календарь и задачи», календарь iCloud будет интегрирован в Outlook. С этого момента вы найдете это как отдельную запись календаря в Outlook. Также переносятся все контакты, задачи и предыдущие встречи.

Используйте приложение Outlook на мобильных устройствах

С Android и iOS вы также можете использовать версии Microsoft Outlook для смартфонов и планшетов. Мобильные версии доступны бесплатно для обеих операционных систем.

• Ссылка для скачивания Android
• Ссылка для скачивания iOS

После загрузки вы можете использовать Outlook как обычно на планшете или смартфоне. Синхронизация существующих календарей работает либо через мастер импорта, либо напрямую при настройке учетной записи электронной почты с помощью мастера установки. Кроме того, новые календари можно добавлять в Outlook вручную в любое время.

Более эффективные практические советы для календаря Outlook

Активируйте ссылки И в расширенном поиске с помощью реестра

Чтобы можно было найти несколько условий поиска в функции поиска Outlook, которая также включает в себя календарь, необходимо внести изменения в реестр. Это важно, потому что Outlook по умолчанию выполняет поиск по ссылкам ИЛИ. Реестр Windows называется реестром. Он хранит информацию и настройки для Windows и таких программ, как Outlook.

Подробнее о ссылках И: Как активировать ссылки И в расширенном поиске с помощью реестра

Показать календарь на рабочем столе

Если вам нужно действовать быстро и в то же время вам нужно четкое представление календаря, вы можете использовать программу «Не забудьте» для Outlook. С помощью программного приложения вы можете отображать свои встречи и задачи из Outlook прямо на рабочем столе в виде календаря.

Альтернативным приложением, которое также отображает ваши встречи на рабочем столе без открытия Outlook, является бесплатный инструмент DeskTask от Carthago Software. Приложение запрашивает встречи и задачи на следующие несколько дней из Outlook и четко отображает их на рабочем столе.Не запуская Outlook, у вас есть хороший обзор всех предстоящих встреч.

Архивировать календарный год за годом

Архив календаря интересен как для профессиональной, так и для частной работы. В архиве вы в любое время можете узнать, когда была встреча в предыдущие годы. Это особенно важно для важных запросов от властей или других учреждений. Многие пользователи по умолчанию архивируют свой календарь в конце года и используют для этого следующие инструкции.

Совет: используйте Outlook «Сегодня»

В модуле электронной почты Outlook 2007 и 2010 вы можете использовать кнопку «Outlook сегодня» для отображения последних сообщений. Чтобы попасть на экран «Сегодня» одним щелчком мыши из модуля «Календарь» Outlook, откройте расширенную панель инструментов.

Совет: используйте чистые напоминания, если Outlook показывает напоминания дважды

Пользователи, которым приходится согласовывать множество встреч, получают преимущества от напоминаний Outlook. В некоторых случаях напоминания в Outlook будут отображаться дважды и втрое, что раздражает и может отвлекать. Пользователи Microsoft Outlook могут немедленно исправить эту ошибку с помощью простой команды Windows. Внутренний список программы обычно можно удалить с помощью команды "cleanreminders". В результате удаляются повторяющиеся воспоминания. То же самое применимо, если Outlook показывает напоминания о встречах, которые были в прошлом.

Форматировать календарь в соответствии с правилами DIN

Если Microsoft Outlook неправильно отображает календарные недели в календаре, это может быть связано с неправильной настройкой. Календарь отображается в версии для США, а не в соответствии с DIN 1355 / ISO 860. Вы можете изменить настройки в параметрах календаря в Outlook.

Установите основные рабочие часы и повторяющиеся встречи в календаре Outlook

Outlook предлагает широкий спектр функций для повседневной работы. Практическая функция - это установка основного рабочего времени. В то же время одним из недостатков является то, что вы можете устанавливать основные рабочие часы только на еженедельной основе. Во все более гибком мире работы это не очень эффективно, особенно для фрилансеров и маргинальных сотрудников, занятых неполный рабочий день. Одна возможность ввести разные часы работы предлагается серией встреч, которые вы можете создавать и редактировать индивидуально. При таком подходе можно без проблем отображать фактическое рабочее время в Outlook.

Вывод: календарь Outlook - профессиональное планирование для каждого пользователя

Функция календаря в Microsoft Outlook поддерживает пользователей множеством способов. С одной стороны, календарь в Outlook впечатляет своей простотой структуры, ясностью и удобством использования. С другой стороны, встречи можно разумно планировать и отображать в различных представлениях календаря. С помощью различных настроек и параметров можно индивидуализировать календарь в Outlook и адаптировать его к личным обстоятельствам.

В функциях расписания и календаря есть различные и актуальные для практики функции. От

• Цветовое оформление помещений закончено
• Автоматический ответ на конфликты расписания до
• К табличным представлениям

Есть много способов сделать повседневную жизнь более эффективной с помощью Microsoft Outlook.

Благодаря функциям календаря и профессиональному планированию собраний Microsoft Outlook гарантирует, что совместная работа возможна в любое время. Таким образом, функция календаря в Microsoft Outlook предлагает как частным пользователям, так и компаниям любого размера широкий спектр возможностей для конкретного планирования встреч и индивидуального доступа к календарям и встречам.

Пользователи, которые знают советы и рекомендации, касающиеся меню и параметров настройки Microsoft Outlook, могут наилучшим образом использовать Outlook и оптимально планировать свои встречи. С помощью Microsoft Outlook также можно синхронизировать календари, назначать серии встреч и интегрировать мобильные устройства. В эпоху оцифровки Microsoft Outlook гарантирует, что встречи и задачи структурированы наилучшим образом, чтобы вы могли работать профессионально.