Презентации редко создаются и воспроизводятся на одном компьютере. Скорее всего, презентация должна быть отправлена коллегам, начальству или клиентам. Затем это часто демонстрируется с помощью другого компьютера или ноутбука.
Проверьте документ перед отправкой
Перед отправкой электронной копии презентации PowerPoint вы должны просмотреть презентацию на предмет данных или личной информации, которые могут храниться в самой презентации или в свойствах документа. Поскольку эта информация может раскрывать детали, которые не должны быть общедоступными, рекомендуется удалить эту скрытую информацию.
PowerPoint предлагает вам инструмент, который выполняет часть работы за вас:
- Щелкните вкладку начинать на Информация.
- Нажмите кнопку в средней области Проверить наличие проблем - проверить документ.
- Теперь вы увидите список элементов, которые можно проверить.
Настройте параметры просмотра документов
- По умолчанию диалоговое окно Обзорный документ все флажки, кроме одного, отмечены.
- Также ставим галочку впереди Внешнее содержимое слайда. Если за пределами слайда есть текстовое поле, оно будет удалено.
- Помимо прочего, PowerPoint проверяет, содержит ли презентация комментарии, и при желании также удаляет личную информацию, которая была сохранена в документе, например имя пользователя, создавшего презентацию.
- Любые забытые заметки в области заметок презентации также можно удалить.
- После того, как вы выбрали все подходящие для вас варианты, нажмите Проверять.
- Теперь вам будут показаны все найденные элементы, и вы можете решить для каждого варианта, хотите ли вы использовать кнопку Убрать все хочу удалить.
- Когда закончите, нажмите Заключить.
Осторожно: ссылки с Excel
Экзамен в PowerPoint 2010 может многое, но не может гарантировать, что вся внутренняя информация будет удалена.
Всегда проверяйте вручную, есть ли в презентации диаграмма, которая при открытии показывает больше информации, чем требуется. Это имеет место, например, если диаграмма была создана в Excel, а затем либо как связанная Объект диаграммы Microsoft Excel или с опцией вставки Используйте целевой дизайн и вставьте книгу соответственно. Сохранить исходное форматирование и встроить книгу вставлен в PowerPoint.
Если вы отметите такую диаграмму и нажмете редактировать данные Щелкните, чтобы открыть весь файл Excel и ознакомиться с другими таблицами данных Excel, которые вы, возможно, не захотите выпускать.
В случае связанных файлов этот риск обычно существует только тогда, когда средство просмотра открывает презентацию на компьютере, на котором она была создана. Только тогда действительно активна ссылка на Excel. Как только он открывается на чужом компьютере, появляется сообщение о том, что связанный файл недоступен.
Но будьте осторожны, когда вы упаковываете презентацию на компакт-диск, ссылки сохраняются вместе с ним. Подробнее об этом читайте в следующем выпуске.
Так вы обнаруживаете ссылки на Excel и удаляете лишние данные
Вы не всегда создаете все слайды в презентации, однако, если вы отвечаете за завершение презентации, есть простой способ узнать, не включили ли ваши коллеги связанную диаграмму.
Вот как это делается:
- Щелкните вкладку начинать на Информация.
- Вы найдете опцию внизу справа Редактировать ссылки на файлы.
- Теперь вы увидите все ссылки в файле, и вы также можете удалить отдельные ссылки, если хотите.
В случае встроенных книг удалите ненужные листы данных.
