Вложение электронной почты - вам нужно знать эти советы

Как отправлять файлы в виде вложений по электронной почте

Откройте вложение электронного письма - вот как это работает

Вы можете сказать, что письмо содержит вложение, по скрепке в заголовке. В Microsoft Outlook изображение скрепки отображается прямо перед именем. Двойным щелчком по электронной почте вы можете увидеть прикрепленные файлы в верхней части. Их можно открыть еще одним двойным щелчком. Также можно предварительно просмотреть файл в Microsoft Outlook и других распространенных программах электронной почты. В качестве альтернативы вложение можно сохранить на жестком диске перед просмотром.

Чтобы иметь возможность открывать вложение электронного письма, необходимо установить программу, которая может отображать конкретное расширение файла вложения. Например, если вы хотите открыть файл docx, вам потребуется последняя версия Microsoft Word или бесплатная программа, такая как Open Office или LibreOffice. Если вы откроете вложение в другом программном обеспечении, неизбежно возникнут ошибки форматирования.

Общие расширения файлов	Оригинальная программа	Альтернативное ПО
Док, док	Microsoft Word	Открытый офис, LibreOffice
RTF (форматированный текст)	Microsoft WordPad	Microsoft Word, Открытый офис
ODT (формат открытого документа)	Открытый офис, LibreOffice	Microsoft Word
XLSX, XLS	Майкрософт Эксель	Открытый офис, LibreOffice
ODS (формат открытого документа)	Открытый офис, LibreOffice	Майкрософт Эксель
PDF (формат переносимых данных)	Adobe PDF Reader	Многие текстовые процессоры
EXE (исполняемый)	Майкрософт Виндоус
MPG, MPEG, MP4	Видеопрограммы всех видов
MP3	Музыкальные программы всех видов

Вложения в сообщениях электронной почты - как отличить настоящие сообщения электронной почты от спама

Представьте себе электронное письмо, которое якобы пришло от вашей местной энергетической компании. При ближайшем рассмотрении он содержит странные символы и одновременно вложение с файлом с расширением файла GIF.webp (Graphics Interchange Format). Неизбежно возникает вопрос: является ли это сообщение авторизованным или спам-сообщением с прикрепленными вредоносными программами?

Даже если письмо выглядит странно из-за своего форматирования, скорее всего, это не спам. Причина странного вида в том, что ваша почтовая программа не получила сообщение в правильном формате. По этой причине электронное письмо отображается неправильно и с необычными специальными символами. Время от времени возникают неправильные электронные письма от надежных отправителей:

Если почтовая программа отправителя неправильно обрабатывает данные или
Для отправки не используются системы Windows.
При передаче сообщения в ваш почтовый ящик произошли ошибки.

В любом случае следует объективно проверять электронную почту надежных отправителей. Если отправитель, тема и номер клиента совпадают с вашими личными данными, электронное письмо не должно содержать угрозы. Однако, если вы заметили неработающие ссылки или необычные адреса для ответов, безопаснее связаться с отправителем и обсудить проблему лично.

Интегрируйте вложения в электронные письма - это ваши варианты

Если вы отправляете электронные письма получателям и хотите отправить важные файлы, документы или фотографии, это легко сделать. Сначала составьте текст сообщения электронной почты, введите адрес электронной почты получателя в поле адреса и вставьте тему. Наконец, вы найдете пункты меню в Microsoft Outlook в строке меню в разделе «Вставить»:

Добавить файл.
Добавить элемент.

Оба пункта меню содержат разные функции.

В пункте меню «Прикрепить файл» у вас есть возможность прикрепить все типы документов, которые находятся на вашем жестком диске или в облачном хранилище. Если вы хотите интегрировать календарную запись или визитную карточку Outlook в электронное письмо, вы можете сделать это с помощью записи «Добавить элемент» Перед отправкой убедитесь, что вы выбрали правильный файл. Щелкнув на «Отправить», получатель получит вложение к электронному письму в дополнение к тексту электронного письма.

В Thunderbird вы можете отправить вложение аналогичным образом. Хотя структура меню отличается от структуры в Microsoft Outlook, параметры вложения эквивалентны. Вы также можете выбрать почтовое вложение, используя символ скрепки справа. На следующем шаге вы можете отправить электронное письмо с вложением.

Важный:

В общем, электронные письма никогда не следует отправлять без сообщения, даже если важно только вложение к электронному письму. Это выглядит непрофессионально и не очень ценит получателя. В то же время письмо без сообщения или темы может быть классифицировано как спам и временно сохранено в папке для спама. Благодаря защитным мерам письмо с важными вложениями может быть потеряно.

Вот как сохранить надежное вложение на жестком диске

Если вы получили письмо с надежным вложением, вы можете сразу открыть его в целевой программе или временно сохранить на жестком диске. Для этого действуйте следующим образом:

В Microsoft Outlook щелкните «стрелку вниз», которая видна справа от вложения. Откроется поле с несколькими вариантами. Выберите вариант «Сохранить как» и определите папку, в которой необходимо сохранить вложение. Другие важные параметры - это быстро распечатать файл или просмотреть его, что позволяет просматривать содержимое, не открывая файл физически.
После сохранения в структуре личных папок вложение становится доступным для дальнейшей обработки.

Кончик:

Если вы не можете увидеть, открыть или сохранить вложение, это может быть связано с неправильными настройками защиты данных. Пользователи операционной системы Windows 7 должны, в частности, проверить свои настройки. Клиенты, использующие адрес электронной почты Telekom в Windows 7, сообщили, что проблема возникла после того, как Telekom переключил доступ к их серверу электронной почты на зашифрованное соединение для передачи данных. В этом случае настройка в параметрах Интернета Windows 7 не позволяла сохранять зашифрованные файлы.

Решение для изменения настроек защиты данных заключается в настройках Internet Explorer. В Windows 10 он был заменен браузером Microsoft Edge.

Изменить настройки конфиденциальности в Internet Explorer

В Internet Explorer щелкните кнопку меню (зубчатое колесо), затем щелкните Свойства обозревателя.
В следующем окне перейдите на вкладку «Дополнительно» и отключите параметр «Не сохранять зашифрованные страницы на диск» в области «Безопасность». Закройте окно, нажав «ОК».

В результате должно быть возможно без проблем сохранять вложения электронной почты. Эта ошибка не должна возникать у пользователей Windows 10 и Microsoft Edge.

Отправка больших вложений - на это нужно обращать внимание

Вы можете использовать вложения электронной почты для передачи файлов с большими объемами данных. Поставщик вашего адреса электронной почты указывает ограничение в отношении разрешенного размера электронного письма или отдельного прикрепленного документа. В платных контрактах на электронную почту можно отправлять 50 или до 100 мегабайт данных. Провайдеры бесплатных адресов электронной почты ограничивают размер вложений 10, 20 или 25 мегабайтами. Как правило, указанных порядков бывает достаточно для:

Текстовые файлы,
небольшие видео или
Музыкальные файлы

таким образом из почтового ящика в почтовый ящик в виде почтового вложения.

В принципе, электронные письма с вложениями не должны становиться слишком большими. В основном это связано с техническими причинами. Максимальный размер сообщений электронной почты в международном масштабе составляет 5 МБ. Это понятно, если учесть, что электронные письма разбиваются почтовой программой на пакеты по 256 КБ каждый.

Маршрутизатор, который подключен между конечным устройством и провайдером, уменьшает размер пакетов до менее 1,5 КБ. Это означает, что вложение размером 10 МБ состоит из более чем 100 отдельных пакетов. Они отправляются отдельно и собираются получателем в правильном порядке. Электронные письма с большим объемом данных во вложении к письму также классифицируются системой как вирусная почта или спам-почта и перемещаются в папку для спама. Во избежание этого размер вложения к электронным письмам обычно не должен превышать 5 МБ.

Также важно, чтобы получатель также имел возможность получать файлы большего размера со своей учетной записью. Если это не так, электронное письмо будет возвращено с сообщением об ошибке от поставщика, информирующим вас о том, что лимит отправки был превышен.

Есть несколько альтернативных вариантов отправки больших файлов и объемов данных:

Отправьте несколько писем с вложениями, не превышающими лимит провайдера.
Сохраните вложения электронной почты в облачном хранилище, таком как Dropbox или OneDrive, и отправьте только ссылку. После этого получатель может загрузить файл самостоятельно.
Сожмите файлы. Для этого идеально подходят такие программы, как WinZip или WinRAR. Вы конвертируете вложение в ZIP-файл и можете уменьшить его размер на 50-80%.
Сохраняйте большие файлы с помощью файлового хостера, такого как transfernow.net, и позвольте получателю получить их. Сюда можно передать от 4 до 20 гигабайт.

Примечание для пользователей Gmail:

Если размер вложения превышает 25 МБ, документы будут доступны на Google Диске. Затем они могут быть вызваны через доступ к Google Диску. Эта процедура гарантирует, что также будут транспортированы вложения электронной почты, размер которых превышает разрешенный.

Шифровать личную информацию во вложениях - это ваши варианты

Вы можете профессионально зашифровать конфиденциальную информацию или данные с помощью Microsoft Outlook. Прежде чем ваши данные могут быть эффективно зашифрованы, вы должны сначала подать заявку на соответствующий сертификат шифрования в Центре управления безопасностью Microsoft. Шифрование Outlook имеет криптографическую структуру. На практике это означает, что и отправителю, и получателю требуется цифровой сертификат, чтобы использовать параметр шифрования в Outlook. Цифровой сертификат может быть бесплатным или платным. Его можно запросить в центрах сертификации и затем заранее отправить получателю зашифрованного сообщения. С помощью цифрового сертификата последний может расшифровать как вложение, так и содержимое электронного письма.

Помимо программного шифрования с помощью цифровой подписи, документы можно защитить паролем. Например, если вы создаете файл Word в Microsoft Word, у вас есть возможность защитить его паролем в любое время. Получателю нужен пароль для чтения отправленного файла. Вы также можете использовать этот метод для защиты файла от несанкционированного доступа. Вы можете получить доступ к меню в Microsoft Word в разделе:

Файл> Информация> Защитить документ.