Управление списками адресов на вашем компьютере практично. Однако иногда полезно иметь под рукой распечатанную адресную книгу. Различные подходы не обязательно должны быть взаимоисключающими.
Просто используйте Word, чтобы записать свои адреса на бумаге - независимо от того, сохранили ли вы их в Outlook, Excel или другом источнике данных.
Все, что вам нужно сделать, это использовать функцию слияния писем и составить «каталог» или «каталог». Поскольку команды слияния почты в каждой версии Word очень разные, вот лишь основные процедуры:
- Создайте новый документ Word и запустите функцию слияния писем:
В Word 2010, 2007 НАЧАЛО ПЕЧАТИ СЕРИИ ПОЧТЫ - НАЧАЛО ПЕЧАТИ СЕРИИ,
в Word 2003, 2002 / XP через ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА И ПОЧТУ - СОЗДАНИЕ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОГО ПИСЬМА или ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЙ ПОМОЩНИК ПЕЧАТИ
или в Word 2000 с EXTRAS SERIES PRINT. - Теперь важно объявить текущий документ как «каталог» или «каталог»:
В Word 2010, 2007 выберите пункт КАТАЛОГ в меню кнопки НАЧАТЬ НЕПРЕРЫВНУЮ ПЕЧАТЬ,
в Word 2003, 2002 / XP активируйте опцию КАТАЛОГ в области задач ПЕЧАТЬ СЕРИИ
а в Word 2000 выберите СОЗДАТЬ КАТАЛОГ в диспетчере слияния. - Затем действуйте как с обычным документом слияния почты, подключив источник данных (файл Excel, адресная книга Outlook и т. Д.), А затем вставив поля слияния, которые будут составлять записи для вашей печатной адресной книги.
Особенность каталога / каталога заключается в том, что Word не запускает новую страницу для каждой записи в источнике данных. Вместо этого все записи данных выводятся непосредственно одна под другой - как раз то, что нужно для вашей печатной адресной книги. Но имейте это в виду при настройке полей слияния почты в документе Word.
Вы также должны добавить пустой абзац под последним полем слияния, чтобы между каждой записью оставался пробел.
Также полезно отсортировать записи по фамилии:
В Word 2010, 2007 выберите ПОЧТЫ-НЕПРЕРЫВНАЯ ПЕЧАТЬ-РЕДАКТИРОВАТЬ СПИСОК ПОЛУЧАТЕЛЕЙ и нажмите СОРТИРОВАТЬ в появившемся диалоговом окне. Затем вы можете выбрать поле имени в качестве первого критерия сортировки.
В Word 2003, 2002 / XP перейдите к «Шагу 5 из 6» на панели задач «Слияние», где нажмите «ИЗМЕНИТЬ СПИСОК ПОЛУЧАТЕЛЕЙ». Затем щелкните заголовок столбца поля имени, по которому нужно выполнить сортировку.
В Word 2000 откройте МЕНЕДЖЕР ПЕЧАТИ СЕРИИ для сортировки, нажав кнопку ЗАПРОС ОПЦИИ. В следующем диалоговом окне перейдите на вкладку СОРТИРОВКА ЗАПИСЕЙ, чтобы указать соответствующее поле имени в качестве ключа сортировки. (pbk)
