Вы используете подпись в конце каждого электронного письма, чтобы предоставить получателю свой адрес и обязательную информацию, требуемую по закону. Вы также можете использовать подпись для передачи предложений, рекламной информации или других сообщений.
Настроить подпись
Вы можете настроить подпись в Outlook следующим образом:
- Вызовите команду TOOLS >> OPTIONS.
- Откройте вкладку ФОРМАТ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ и нажмите ПОДПИСИ, а затем НОВЫЙ.
- Введите имя для новой подписи. Оставьте параметр «Создать подпись без шаблона» (этот параметр больше не доступен в Outlook 2007) и нажмите «ДАЛЕЕ».
- Введите и отформатируйте текст для подписи. При желании вы также можете добавить логотип своей компании.
Обратите внимание, что получатель увидит форматирование только в том случае, если он установил HTML или RTF в качестве формата электронной почты. В случае электронных писем в текстовом формате, конечно, жирный шрифт и т.п. не видны.
Если у вас Outlook до версии 2003 включительно, выполните следующие действия:
- Щелкните FINISH, затем щелкните OK.
- На вкладке ФОРМАТ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ в разделе Подписи выберите учетную запись электронной почты, для которой должна использоваться новая подпись. Затем Outlook автоматически вставляет подпись в конце каждого нового электронного письма или каждого ответа и пересылки, которые вы отправляете через эту учетную запись.
- Закройте диалог.
Если у вас Outlook 2007, сделайте следующее:
- Щелкните "Сохранить".
- В правом верхнем углу диалогового окна в поле Учетная запись электронной почты выберите учетную запись, для которой новая подпись будет использоваться автоматически.
- Ниже вы выбираете имя подписи для НОВЫХ СООБЩЕНИЙ и ОТВЕТОВ / ПЕРЕСЫЛКИ.
- Закройте диалоговое окно, нажав ОК.
Поскольку Outlook копирует подпись в поле сообщения, вы все равно можете изменить ее перед отправкой электронной почты - например, вставьте прямой добавочный номер для важного клиента, в то время как обычная подпись содержит номер коммутатора.
Добавьте свою подпись к своей визитной карточке
Если вы создали цифровую визитную карточку со своими данными в Outlook, вы можете прикрепить ее к своей электронной подписи. Получатель визитной карточки может перенести контактные данные в свою адресную книгу двойным щелчком.
Важно: Outlook до версии 2003 отправляет визитную карточку в виде файла vCard, который также может быть прочитан другими почтовыми клиентами, помимо Outlook. Outlook 2007, с другой стороны, использует формат VCF, который правильно интерпретируется только в Outlook 2007 и предстоящем Outlook 2010.
Как добавить свою визитку в подпись в Outlook:
- Если вы еще этого не сделали, создайте новую запись со своими контактными данными в адресной книге.
- Вызовите команду TOOLS >> OPTIONS >> EMAIL FORMAT.
- Щелкните кнопку ПОДПИСИ.
- Если вы уже ввели подпись, выберите ее в верхнем левом поле. В Outlook до 2003 года вам нужно нажать кнопку «Изменить». Если вы еще не ввели подпись, сделайте это с помощью кнопки NEW.
- В Outlook 2003 или более ранней версии выберите vCard в поле «Добавить эту визитную карточку (vCard) в эту подпись». В Outlook 2007 в разделе «Изменить ПОДПИСЬ ПО УМОЛЧАНИЮ» щелкните ВИЗИТНАЯ КАРТА. Выберите свою контактную запись в адресной книге и нажмите OK. Затем автоматически создается файл VCF, и предварительный просмотр вставляется в подпись.
- Закройте все диалоги.
ПРАВОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
С 1 января 2007 года в Германии законодательно регулируется, какая информация должна быть включена в коммерческую корреспонденцию, в том числе в электронные письма:
- полное название компании, включая бизнес-форму
- место ветки с правильным написанием, которое можно вызвать
- компетентный местный суд
- номер торгового реестра
- идентификационный номер налогоплательщика
- имя управляющего директора, владельца или председателя совета директоров и наблюдательного совета
Строго говоря, еще и налоговый номер (многие компании выдают его только по запросу, чтобы избежать злоупотреблений)
Дополнительная информация, такая как номера телефонов и факсов, адрес электронной почты, веб-адрес, сведения об отделе и т. Д., Является добровольной. По закону обязательная информация должна быть «разборчивой» на экране и на распечатках. Эти требования регулируются:
- Торговый кодекс, HGB, раздел 37a
- Закон о GmbH (GmbHG), раздел 35a
- Закон об акционерных корпорациях (AktG), раздел 80
