Как использовать подписи электронной почты в качестве информационного и рекламного носителя

Вы используете подпись в конце каждого электронного письма, чтобы предоставить получателю свой адрес и обязательную информацию, требуемую по закону. Вы также можете использовать подпись для передачи предложений, рекламной информации или других сообщений.

Настроить подпись

Вы можете настроить подпись в Outlook следующим образом:

Вызовите команду TOOLS >> OPTIONS.
Откройте вкладку ФОРМАТ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ и нажмите ПОДПИСИ, а затем НОВЫЙ.
Введите имя для новой подписи. Оставьте параметр «Создать подпись без шаблона» (этот параметр больше не доступен в Outlook 2007) и нажмите «ДАЛЕЕ».
Введите и отформатируйте текст для подписи. При желании вы также можете добавить логотип своей компании.

Обратите внимание, что получатель увидит форматирование только в том случае, если он установил HTML или RTF в качестве формата электронной почты. В случае электронных писем в текстовом формате, конечно, жирный шрифт и т.п. не видны.
Если у вас Outlook до версии 2003 включительно, выполните следующие действия:

Щелкните FINISH, затем щелкните OK.
На вкладке ФОРМАТ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ в разделе Подписи выберите учетную запись электронной почты, для которой должна использоваться новая подпись. Затем Outlook автоматически вставляет подпись в конце каждого нового электронного письма или каждого ответа и пересылки, которые вы отправляете через эту учетную запись.
Закройте диалог.

Если у вас Outlook 2007, сделайте следующее:

Щелкните "Сохранить".
В правом верхнем углу диалогового окна в поле Учетная запись электронной почты выберите учетную запись, для которой новая подпись будет использоваться автоматически.
Ниже вы выбираете имя подписи для НОВЫХ СООБЩЕНИЙ и ОТВЕТОВ / ПЕРЕСЫЛКИ.
Закройте диалоговое окно, нажав ОК.

Поскольку Outlook копирует подпись в поле сообщения, вы все равно можете изменить ее перед отправкой электронной почты - например, вставьте прямой добавочный номер для важного клиента, в то время как обычная подпись содержит номер коммутатора.

Добавьте свою подпись к своей визитной карточке

Если вы создали цифровую визитную карточку со своими данными в Outlook, вы можете прикрепить ее к своей электронной подписи. Получатель визитной карточки может перенести контактные данные в свою адресную книгу двойным щелчком.
Важно: Outlook до версии 2003 отправляет визитную карточку в виде файла vCard, который также может быть прочитан другими почтовыми клиентами, помимо Outlook. Outlook 2007, с другой стороны, использует формат VCF, который правильно интерпретируется только в Outlook 2007 и предстоящем Outlook 2010.
Как добавить свою визитку в подпись в Outlook:

Если вы еще этого не сделали, создайте новую запись со своими контактными данными в адресной книге.
Вызовите команду TOOLS >> OPTIONS >> EMAIL FORMAT.
Щелкните кнопку ПОДПИСИ.
Если вы уже ввели подпись, выберите ее в верхнем левом поле. В Outlook до 2003 года вам нужно нажать кнопку «Изменить». Если вы еще не ввели подпись, сделайте это с помощью кнопки NEW.
В Outlook 2003 или более ранней версии выберите vCard в поле «Добавить эту визитную карточку (vCard) в эту подпись». В Outlook 2007 в разделе «Изменить ПОДПИСЬ ПО УМОЛЧАНИЮ» щелкните ВИЗИТНАЯ КАРТА. Выберите свою контактную запись в адресной книге и нажмите OK. Затем автоматически создается файл VCF, и предварительный просмотр вставляется в подпись.
Закройте все диалоги.

ПРАВОВЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

С 1 января 2007 года в Германии законодательно регулируется, какая информация должна быть включена в коммерческую корреспонденцию, в том числе в электронные письма:

полное название компании, включая бизнес-форму
место ветки с правильным написанием, которое можно вызвать
компетентный местный суд
номер торгового реестра
идентификационный номер налогоплательщика
имя управляющего директора, владельца или председателя совета директоров и наблюдательного совета

Строго говоря, еще и налоговый номер (многие компании выдают его только по запросу, чтобы избежать злоупотреблений)
Дополнительная информация, такая как номера телефонов и факсов, адрес электронной почты, веб-адрес, сведения об отделе и т. Д., Является добровольной. По закону обязательная информация должна быть «разборчивой» на экране и на распечатках. Эти требования регулируются: