Содержание
По телефону или системе видеоконференцсвязи можно проводить встречи с людьми, находящимися в других городах или даже странах. Это экономит время и деньги на дорогу. Однако есть некоторые технические, а также коммуникативные проблемы.
Телефонные и видеоконференции, естественно, подходят для встреч, на которых участники не собираются в одном месте. У вас есть дополнительные преимущества:
- Вас могут созвать в кратчайшие сроки.
- Людей можно добавить позже или для части собрания.
Помните об этом при телефонных и видеоконференциях.
- Тест техники (руководитель): Как лидер вы запускаете систему заранее и проверяете, установлено ли соединение, прежде чем присоединятся другие участники. В противном случае вы рискуете получить неровный старт, потому что сначала может потребоваться проверка звука или настройки.
- Тест техники (участники): Попросите всех участников заранее провести системный тест. В видеосистемах обычно есть ссылка для этого, которую вы отправляете участникам. В противном случае вы потратите первые несколько минут на решение технических задач участников.
- Вступление: При необходимости дайте краткое введение в технологию: как я могу высказаться? Как мне повернуть вверх / вниз? Как отключить микрофон / телефон? Какие еще варианты у меня есть, например Б. загружать файлы или показывать собственный экран?
- Устранение помех: Убедитесь (и участников) в отсутствии фонового шума. Это означает: закройте окна, выключите кондиционер или принтер, избегайте эха в комнатах, выключите смартфон.
- Говорящие паузы: Укажите участникам, что имеет смысл дать другим возможность отвечать дольше, чем на личных встречах. Если кто-то начинает говорить слишком быстро (чтобы говорить), может случиться так, что первые несколько слов не доносятся (например, из-за того, что человек нажимает кнопку разговора слишком поздно).
- Прямой подход: Если вы хотите обратиться к конкретному человеку, обращайтесь к нему по имени. Таким образом, человек знает, что он имел в виду, и вам не нужно повторять вопрос, потому что человек понял, что вы слишком поздно разговаривали с ним.
Как управлять конференц-связью
- Имя имя: Участники не видятся. Если участники еще не знакомы друг с другом, им следует указать свои имена в первых нескольких выступлениях. В противном случае остальные не узнают, кто говорит.
- Вербализация жестов / мимики: Другие стороны не могут видеть друг друга во время конференц-связи. Таким образом, вы также не видите мимику и жесты других людей. Вот почему важно четко понимать все, что вы хотите выразить.
Советы по особенностям видеоконференций
- Гарнитура вместо динамика: В случае видеоконференций на ПК проинформируйте участников, что они должны выключить громкоговоритель своего ПК и использовать гарнитуру. В противном случае будут эхо-эффекты, когда участник говорит, и его голос воспроизводится через громкоговоритель и улавливается микрофоном.
- Модерация речи: В некоторых системах одновременно может выступать только один человек; модератор должен предоставить им слово (читай: отпустите их микрофон). Это замечательно, потому что, когда несколько участников разговаривают друг с другом, быстро становится хаотичным. Кроме того, иногда бывают задержки по времени, что приводит к причудливому, потому что общение с задержкой по времени. Если техника позволяет вам говорить одновременно: посмотрите, достаточно ли дисциплинированы участники. Если нет, переключитесь на модерацию выступления.
