Вставить подпись в Word: вот как

Как создать цифровую подпись

Подписи необходимы во многих контекстах. В то время как жизнь становится все более оцифрованной, как в частном, так и в профессиональном плане, возможности регистрации на ПК или смартфоне кажутся ограниченными. Microsoft Word предлагает различные способы, позволяющие сэкономить время и бумагу, для вставки подписей. Но: не каждая альтернатива имеет такой же правовой статус, как ручная подпись.

Зачем вообще вставлять подпись в Word?

Кто не знает этой проблемы? Вы получаете документы и контракты для подписания по электронной почте, и теперь вам нужно кропотливо распечатать и подписать, а затем отправить их обратно в виде отсканированного изображения. Этот процесс можно упростить благодаря Word. Если у вас нет принтера или вы хотите сэкономить бумагу ради окружающей среды, есть альтернативы подписи.

Но что на самом деле означает подписать - и эквивалентна ли цифровая подпись ручной подписи? Своей подписью вы заявляете о намерениях в самом широком смысле этого слова. Будь то договор купли-продажи, договор аренды, трудовой договор или гарантия. Только с вашей подписью он становится юридически обязательным.

Однако это не единственная причина для добавления подписи. Подписи также придают документам больше профессионализма и четко определяют авторство. Кроме того, подписи защищают от мошенничества: ваша ручная подпись уникальна и, следовательно, защищена от подделки. Он также позволяет надежно идентифицировать вас в долгосрочной перспективе. Но применимо ли это также к цифровой подписи?

Безопасность прежде всего - что такое цифровая подпись?

Регламент eIDAS (Электронная идентификация и доверительные услуги) определяет требования к действительности и надежности электронных подписей в ЕС. Эта «услуга электронной идентификации и доверительные услуги» определяет три уровня: простую, расширенную и квалифицированную электронную подпись. Поскольку частное использование в основном ограничивается первыми двумя уровнями безопасности, следующие пояснения относятся только к этому.

Подпись на планшете курьера - это такая же простая электронная подпись, как вставка отсканированного изображения с ручной подписью в документ. Последний работает без проблем в Word, но подходит не для всех вопросов. Третье лицо также может вставить скан вашей подписи.

Расширенная электронная подпись предлагает гораздо большую защиту, потому что здесь также используется цифровой сертификат. Он четко подтверждает вашу личность - в отличие от сканирования подписи вручную. Сертификат выдается доверенной третьей стороной и состоит из идентификатора и PIN-кода. После подписания файл пересылается в зашифрованном виде и с этого момента больше не может быть изменен.

Подпишите вручную: классический и надежный на бумаге или планшете

Существуют различные варианты добавления подписи к документу Word вручную.

Отсканируйте подпись и поместите ее в Word: вот как это работает

Вы вставляете свою подпись в документ Word с помощью сканера или приложения для сканирования для смартфона или планшета:

Подпишите свою подпись на листе бумаги.

Используйте приложение или принтер для сканирования подписи.

Вызовите сканирование на своем компьютере и используйте функции редактирования изображения в Word, чтобы обрезать изображение до нужного размера.

Сохраните отредактированное изображение вашей подписи как файл изображения.

После нажатия на «Вставить» выберите кнопку «Изображения», а затем «Это устройство». Откроется новое окно, в котором вы увидите структуру папок вашего компьютера. Найдите файл изображения с вашей подписью и поместите его в нужное место, нажав «ОК» в конце диалогового окна.

Хорошо знать: С Mac можно сканировать и сохранять подпись в PDF-файлах, которые затем также можно перенести в Word.

Создайте профессиональную линию подписи для подписи

Чтобы подпись выглядела более профессионально, вы также можете работать с линией подписи. Потому что это может быть отмечено именем, датой и должностью или должностью подписавшего. Для этого действуйте следующим образом:

1. Перейдите на вкладку «Вставка» на ленте Word.

2. Щелкните «Строка подписи» в правой части ленты и выберите «Строка подписи Microsoft Office» в раскрывающемся меню.

   

3. Введите имя, фамилию и должность подписывающего лица, а также его адрес электронной почты, если применимо, и примечание в полях диалогового окна.

   

4. Сделайте выбор, установив или сняв галочку для автоматического добавления времени подписи и утверждения комментариев.

5. Нажмите «ОК», чтобы подтвердить свои записи.

Теперь этот документ можно распечатать и подписать назначенное лицо. Однако есть также способ поставить цифровую подпись в строке подписи.

Цифровая подпись - интеллектуальное и безопасное решение

Чтобы добавить цифровую подпись в документ Word, используйте стандартные функции Word или параметры расширения.

Подпишите строку подписи изображением или функциями от руки

Если есть строка подписи, подпись может быть вставлена двумя разными способами. Либо вы вставляете изображение, либо отсканированную подпись, либо подписываете вручную с мобильного телефона или планшета. Обратите внимание, что это возможно только в Word для Microsoft 365. Чтобы добавить файл подписи, действуйте следующим образом:

Если вашего имени еще нет под строкой подписи, введите его в поле «Имя, фамилия».

Нажмите «Выбрать изображение» и выберите вариант «Выбрать изображение для подписи».

Найдите нужный файл в нужном месте.

Подтвердите свой выбор, щелкнув «Выбрать» левой кнопкой мыши.

Подпись вручную через тачпад

С другой стороны, ручная подпись также может быть добавлена в строку подписи с тачпада:

Щелкните параметры чернил на планшете или смартфоне.

Поставьте свою подпись вручную в отведенном для этого месте в строке подписи.

Поскольку обычно вы не хотите изменять подписанный документ, рекомендуется сохранить весь документ как файл PDF после его подписания. Это также защищает его от незаконного изменения.

Кончик: Если, с другой стороны, вы предпочитаете цифровую подпись с отметкой времени и, следовательно, еще большую безопасность, все, что вам нужно сделать, это дважды щелкнуть строку подписи, чтобы переслать ее в различные центры сертификации, такие как GlobalSign. Они действуют как своего рода орган, который выдает вам временный сертификат для цифровых подписей. Сертификат можно сравнить с цифровым идентификационным документом, и в некоторых случаях за него взимается плата. Однако он также позволяет вставлять расширенную электронную подпись в соответствии с правилами eIDAS.

Используйте надстройки Word для электронных подписей: вот как это работает

Надстройки Word также упрощают цифровую подпись документа. Надстройки обычно являются бесплатными вариантами расширения для Microsoft Word. Преимущество перед приложением, т. Е. Мобильным приложением для вашего мобильного устройства, заключается в простой реализации в существующей программе Word. Надстройка - это просто инструмент, который доступен вам для всех будущих задач в области текстового дизайна с помощью Word.

Две надстройки «DocuSign» и «AdobeSign» идеально подходят для подписания важных документов. Вы можете использовать Adobe для отправки электронных подписей на всех трех уровнях безопасности. Кроме того, это расширение для Word позволяет добавлять комментарии и назначать определенные отрывки специально для адресата.

Тогда он знает, где требуется его подпись, а где он должен оставить строку подписи пустой. Создатель документа одновременно отслеживает, кто из подписавших уже подписал, а чья подпись еще не поставлена. Обе надстройки безопасны, а также экономят время и бумагу.

Подписание в Word: Office превращает ручку и бумагу в соревнование

В Word у вас есть множество возможностей сделать тексты более привлекательными и профессиональными. Вы можете форматировать текст или отображать шаблоны заголовков в оглавлении. Вы также можете обеспечить последовательный внешний вид, добавив ссылки. Списки и специальные символы также могут быть вставлены для иллюстрации, но также и для правильного с научной точки зрения представления - например, из областей математики или иностранных языков. И последнее, но не менее важное: Word помогает проверять расстановку переносов, шрифты и гарнитуры.

Еще один способ профессионально оформить документы - добавить подписи в Word. Подпись придает вашему документу серьезность, но также имеет юридически обязательный характер. Независимо от того, является ли это договор купли-продажи, договор аренды или трудовой договор, подпись выражает ваше согласие с содержанием документа. Таким образом, цифровая подпись в Word представляет собой важный шаг на пути к более современному, эффективному и экологически безопасному дизайну различных процессов координации как в частной, так и в профессиональной жизни.

часто задаваемые вопросы

Как мне вставить подпись в Word?

Вы вставляете подпись в Word, помещая ее на лист бумаги, отсканировав и вставив как изображение в нужное место в документе Word. Если у вас есть сенсорная панель, вы можете подписывать с помощью рукописного ввода Word. Однако это работает только с Microsoft Word 365. Другой способ - подписать строку подписи сертифицированной цифровой подписью, если это необходимо. Word также можно обновить с помощью полезных расширений - так называемых надстроек - таких как AdobeSign от Adobe.

Что такое линия подписи?

Строка подписи - это специальная строка для подписи, которую вы можете персонализировать, указав имя, фамилию, профессиональную должность и другие данные подписавшего. Изображение подписи может быть вставлено в строку, подписано вручную с помощью тачпада или сертификатом.

Безопасны ли подписи на компьютере?

Электронные подписи, которые вы делаете на ПК, планшете или смартфоне, имеют юридическую силу в различной степени в зависимости от требований, которым они соответствуют. Регламент ЕС по eIDAS определяет три уровня безопасности. В то время как для приема посылки почтальоном требуется только простая электронная подпись, для важных вопросов, таких как заключение договоров, требуется по крайней мере усовершенствованная, если не квалифицированная электронная подпись. В Word вы можете вставить расширенную подпись только после покупки соответствующего сертификата.