Excel: полезные советы и рекомендации для пользователей

Воспользуйтесь этими советами, чтобы быстро решить проблемы с Excel

Наши советы по Excel помогут вам отслеживать многие возможности программы Excel. Многим пользователям требуется только управляемое количество функций на работе и в личной жизни. Часто встречаются сокращения для наиболее распространенных. Также существуют хитрости для настройки и редактирования таблиц Excel, которые экономят время и нервы.

10 лучших советов по использованию Excel

1. Вы можете легко добавить новые строки в книгу Excel, выделив строку, над которой вы хотите вставить другую. После щелчка правой кнопкой мыши вы можете выбрать «Добавить строку».
2. Аналогично это работает со столбцами: выберите столбец, перед которым вы хотите вставить новый. Щелкнув правой кнопкой мыши, выберите «Вставить ячейки».
3. Если вы создаете накладные или счета-фактуры в Excel, вы можете использовать формулу для ввода места и даты, как в письме.
4. Если вы хотите распечатать таблицу Excel, заранее проверьте предварительный просмотр разрывов, нажав кнопку, чтобы увидеть, где программа вставляет разрывы.
5. Чтобы сэкономить время при отправке циркулярных электронных писем или информационных бюллетеней, вы можете создавать электронные письма с помощью функции Excel.
6. С легкостью добавьте в документ снимок экрана из Excel или вашего браузера.
7. Вы можете просматривать и сохранять в буфере обмена самый разнообразный контент.
8. Создавайте ярлыки папок. Таким образом, у вас будут под рукой папки, с которыми вы работаете.
9. Вы можете выделить повторяющиеся значения на листе, выделив его, перейдя в «Правила выделения ячеек» в разделах «Главная» и «Условное форматирование» и выбрав «Повторяющиеся значения». Введите желаемый цвет и подтвердите нажатием «ОК».
10. Вы можете создавать свои собственные диаграммы, отмечая интересующие вас данные и затем выбирая соответствующую диаграмму Excel в разделе «Вставить».

Другие важные советы по Excel

В зависимости от того, для чего вы используете свою программу, существует множество других советов и приемов Excel, которые упростят ваши задачи. Например следующее:

• Если вы редактируете очень обширные таблицы в книге, вам не всегда нужно делать перерасчеты для всех областей. Тогда вы легко сможете проводить расчеты только для определенных подобластей.
• Если вы хотите, чтобы пароли были сгенерированы, вы можете создать их либо в виде последовательности букв, либо из букв и цифр.
• Используйте Excel для изучения словарного запаса с помощью нескольких простых команд и формул.
• Вы можете удалять константы, но при этом сохранять формулы в ячейках.
• Всего несколькими щелчками мыши вы можете разделить список на константу.
• Если вы не хотите часто щелкать вперед и назад во время работы, вы также можете прочитать содержимое ячеек с помощью Excel.
• Вы можете использовать несколько команд и формул, чтобы добавить премию или скидку к любому числу в вашем списке.
• Если вам непонятны отношения формулы в таблице, вы можете их отобразить.
• Если вы предпочитаете работать с сантиметрами и миллиметрами вместо точек и пикселей, вы можете преобразовать единицы измерения в Excel.

Важные сочетания клавиш для Excel

Вы можете часто использовать сочетание клавиш для часто используемых функций Excel. Это можно использовать быстрее, чем функции, которые вам нужно ввести в первую очередь. Microsoft создала ряд сочетаний клавиш для Excel, чтобы упростить вашу работу.

Небольшая подборка лучших сочетаний клавиш

• Если вы хотите иметь возможность добавлять новые строки и столбцы в свой список Excel, для этого также есть сочетания клавиш: Выделив строку или столбец, нажмите CTRL и +.
• Чтобы вставить разрыв строки, дважды щелкните в том месте, где вы хотите, чтобы он отображался, и нажмите Alt и Enter. Вы также можете вставить разрыв строки с помощью формулы.
• Если вы хотите вставить диаграмму, есть сочетание клавиш: Alt и F1.
• Чтобы быстро отформатировать ячейку, щелкните по ней и нажмите Ctrl и 1.
• Используйте Ctrl и клавиши со стрелками, чтобы перейти к целевому краю листа (стрелка вверх, заголовок и т. Д.).
• Используйте Ctrl и S, чтобы быстро сохранить таблицу в промежутке между ними.

Шаблоны Excel для справки

В Excel у вас есть все возможности для настройки ваших документов так, как вы хотите. Однако это требует времени, и многие процессы в деловом мире в любом случае стандартизированы. Поэтому существуют шаблоны Excel, которые можно использовать для экономии времени при форматировании.

Какие есть шаблоны?

В самом Excel вы найдете целый ряд полезных шаблонов - будь то для счетов-фактур, составления бюджета, кредитных расчетов, отчетов о продажах, отчетов о расходах или записей артериального давления. Вы можете получить шаблоны для учета рабочего времени и для любого календаря. Пакет Office365 также предоставляет вам большое количество шаблонов для загрузки - от книг рецептов и приглашений до контрольных списков. Вы также найдете предварительно отформатированные документы для различных презентаций. Если предложения вам недостаточно, вы найдете шаблоны для загрузки на многочисленных сайтах в Интернете.

Советы по Excel: разные счета

Как только вы проведете несколько вычислений в таблице, для этого можно будет использовать матричную формулу. Например, если вы хотите определить общую сумму от продажи разных предметов в разном количестве и по разным ценам, существует несколько методов расчета: вы умножаете количество предметов на соответствующую цену, и вы получаете индивидуальные цены, которые вы затем сложите. Или вы можете использовать матричную формулу и пропустить этап расчета. Это особенно удобно, когда купюры запутанные и разнообразные.

Решение проблем в Excel: полезные советы

Несмотря на удобство использования приложений, в Excel также могут возникать частые проблемы и сбои. Они мешают бесперебойной работе, и вы должны избавиться от них как можно скорее.

Эти проблемы могут возникать чаще.

• Пробел уничтожает формулы и, таким образом, искажает результаты или вызывает сообщения об ошибках. Вы можете удалить пробелы с помощью всего нескольких команд: Выберите таблицу Excel и нажмите Ctrl + H. В строке «Искать» вставьте пробел, оставив строку «Заменить на» пустой. При нажатии на «Заменить все» все пробелы удаляются из таблицы.
• Если ссылки и макросы в таблице не работают, когда вы открываете их, вы должны нажать «Активировать контент» в предупреждении безопасности под строкой меню. Делайте это только в том случае, если файл получен из надежных источников!
• Если вы видите зеленый угол в ячейке, в которой вы не можете найти ничего плохого, возможно, форматирование неправильное. Отформатируйте ячейку или выберите желтый восклицательный знак и нажмите «Игнорировать ошибки», если форматирование не важно для таблицы.

Типичные ошибки в Excel

Ошибки, которые Excel отображает относительно часто, например:

• ##### - столбец слишком узкий
• #ФАМИЛИЯ? - если текст не распознается в функции

• #СВЯЗЬ! - если ссылка на ячейку недействительна
• #ЦЕНИТЬ! - формула хочет выполнить расчет с двумя ячейками с разным форматированием
• # DIV / 0! - он был разделен на ноль или пустая ячейка
• Круговая ссылка - текущая ячейка ссылается на себя в соответствии с вашей формулой

Есть советы Excel для всех задач

Советы, которые подходят для вашей работы с программой Excel, могут сэкономить вам много времени - будь то на работе или в личной жизни. Однако, прежде всего, вы можете быть уверены, что всегда найдете решение своих проблем благодаря поддержке Microsoft и многочисленным справочным службам в Интернете.

Вот еще статьи о советах и проблемах в Excel:

• Применять математические функции только к отфильтрованным результатам списка Excel

• Сортировать список по дням рождения