Персонализируйте Outlook - советы и настройки

Вы можете использовать эти советы, чтобы персонализировать свой Outlook

Как пользователь программного обеспечения, важно выполнять личные настройки и постоянно настраивать программу. Это относится к Microsoft Outlook, а также к другим приложениям, которые регулярно используются в профессиональной или частной обстановке.

Конкретные настройки в Outlook важны для того, чтобы всегда можно было видеть, кто написал электронное письмо и с какого устройства оно было отправлено. Кроме того, каждый пользователь Outlook хочет иметь возможность использовать программу эффективно и функционально.

Основная персонализация настольной версии Microsoft Outlook начинается с установки. Для использования Outlook требуется учетная запись Microsoft. Microsoft Outlook должен быть подключен к учетной записи Microsoft во время первоначальной установки. Настройки можно просмотреть и изменить в любое время, перейдя на вкладку «Файл», а затем щелкнув пункт меню «Учетная запись Office».

Мобильная версия Microsoft Outlook для планшетов и смартфонов бесплатна и не требует индивидуальной настройки для учетной записи Office.

Персонализируйте Outlook - практичные варианты, которые экономят время

В дополнение к учетной записи Office, которая недоступна в настольной версии, существуют другие параметры для персонализации Microsoft Outlook. Вам доступны следующие параметры и функции для персонализации программного обеспечения в отношении инициалов, вашего имени и других настроек. Помимо основного вида области чтения или ссылок на рабочем столе, доступно множество других функций и опций.

Например, вы можете выбрать одновременное отображение папки «Входящие» и календаря. Если вы работаете с Outlook много часов в день и используете большой монитор с высоким разрешением, имеет смысл оставить два окна Outlook открытыми рядом друг с другом. Таким образом, текст лучше представлен и отделен от других функций. Например, вы можете открыть календарь или адресную книгу и почтовый ящик в следующем поле. Такая персонализация обзора дает вам лучший обзор и позволяет работать более эффективно.

Аналогичная ситуация и со стандартной папкой для вложений. Папка загрузки Windows 10 обычно предлагается в качестве папки по умолчанию.

Персонализируйте панели инструментов и ссылки - вот как это работает

В Outlook в стандартной комплектации есть две панели инструментов с кнопками для важных функций:

• Стандартная панель инструментов.
• Расширенная панель инструментов.

Состав стандартной панели инструментов зависит от соответствующего модуля Outlook. Как и во всех других программах Office, его можно персонализировать, добавив дополнительные кнопки для команд меню на панели инструментов. По сути, вы можете настроить каждую панель инструментов в Outlook и адаптировать ее под свои нужды. Это полезно для того, чтобы работать более эффективно и целенаправленно.

Аналогичная ситуация и с ярлыками, которые можно встроить на рабочий стол Windows или в меню «Пуск» для запуска определенного модуля Outlook. Пользователи, которые работают с несколькими профилями в Outlook, могут использовать команду в командной строке, чтобы решить, с каким профилем следует запускать Outlook. Если вы хотите чаще вызывать Outlook с теми же параметрами запуска, рекомендуется настроить соответствующий ярлык на рабочем столе.

Вкладка "Файл": персонализируйте автоматические ответы и спокойно отправляйтесь в отпуск

Помощник вне офиса в Outlook важен для беспрепятственного общения. Если вы не можете отправлять или получать какие-либо сообщения в течение определенного периода времени, функция «автоматических ответов» является целевой и эффективной. Если вы получите электронное письмо, отправитель будет автоматически проинформирован о том, как долго вы будете недоступны и кто заменит вас. Функция персонализированных «автоматических ответов» гарантирует, что клиенты, заинтересованные стороны или коллеги всегда будут информированы об отсутствии, например, из-за отпуска.

Персонализировать шрифты в Outlook несложно

Один из самых популярных вариантов персонализации в Outlook - это настройка шрифтов по умолчанию. У всех разные пожелания относительно внешнего вида своих сообщений. По этой причине имеет смысл персонализировать шрифты или другие стилистические приемы. Внедрить изменения несложно. Если вы работаете без шаблона, шрифт можно легко настроить на вкладке «Сообщение» в меню «Текст».

Если используются шаблоны формата, шаблон необходимо изменить один раз. Кроме того, в зависимости от используемой версии Outlook существуют различные параметры меню для изменения шрифта в шаблонах.

Кончик:

В зависимости от настройки вы будете получать электронные письма либо в текстовом, либо в формате html. Если вы хотите быстро переключиться в формат HTML, чтобы просмотреть подробную информацию об электронном письме, вы можете сделать это с помощью сочетания клавиш ALT + SHIFT + H.

Персонализируйте параметры просмотра в Outlook - настройте Outlook так, как вы хотите

Помимо стандартного представления в Outlook, у вас есть другие практические варианты разделения экрана и отображения писем. Например, окно предварительного просмотра в Outlook предлагает уникальную возможность. Содержимое электронных писем, выбранных в папке «Входящие», отображается здесь в компактной форме, и вам не нужно открывать электронное письмо двойным щелчком.

Пользовательские представления можно в любой момент сбросить в Outlook. Это можно сделать вручную или альтернативно с помощью команды Windows. В то же время вы можете расположить окно предварительного просмотра индивидуально и, например, отображать его справа или под списком сообщений.

Несмотря на удобный просмотр в окне предварительного просмотра, некоторые пользователи из принципа решили отключить предварительный просмотр в Outlook. Фоном для этого является риск того, что вирус или вредоносная программа автоматически захватят вашу систему до того, как будет открыто вредоносное письмо. Если вы хотите быть в безопасности, вы можете отключить окно предварительного просмотра, предотвратить загрузку внешних изображений и контента или разрешить отображение электронных писем HTML только в текстовом формате.

Воспользуйтесь готовыми вариантами просмотра и настройте область навигации - вот как это работает

Пользователи первых версий Outlook оценили множество готовых вариантов просмотра, которых больше нет в Outlook 2010 или текущей версии Outlook 365. Например, вы могли отображать только непрочитанные сообщения в текущей папке. Также была полезна опция ограничения периода отображения и, например, в первую очередь отображения сообщений электронной почты за последние семь дней. Несмотря на отсутствие предварительных настроек в более поздних версиях, любимые представления можно определять и сохранять в Outlook 2010 и более поздних версиях.

В принципе, также рекомендуется адаптировать область навигации Outlook к вашему личному стилю работы. Помимо прочего, вы можете отображать и скрывать панель навигации, использовать сочетания клавиш для быстрого перехода в другое меню или указать другую начальную папку. Как и в папке «Входящие», вы также можете включить область чтения для своих заметок. В этом случае Outlook показывает содержимое выбранной в данный момент заметки в нижней половине окна.

Настройте функции календаря, задач и встреч в соответствии с вашими потребностями

Вы также можете персонализировать календарь в Outlook и, среди прочего, установить порядок цветовых категорий для отметки встреч. Чтобы создать встречу, щелкните поле «Ярлык» в диалоговом окне встречи и выберите соответствующий цвет. Вы можете автоматически удалять приглашения на собрание из вашего почтового ящика, как только вы на них ответите. Эта опция активирована в Outlook по умолчанию и может быть деактивирована или активирована.

В любом случае вам следует расширить ссылку на файловую систему в панели навигации. С помощью полезных ссылок вы можете интегрировать папки на жестком диске или файлы, которые требуются регулярно. С помощью этих ярлыков вы устойчиво персонализируете Outlook.

Определите правила для автоматизации Outlook

Outlook предлагает возможность использования правил и макросов для автоматизации Outlook. Правила следует настраивать в Outlook. Вы определяете все правила в Outlook на вкладке «Файл» в пункте меню «Правила и уведомления».

Включить уведомления на рабочем столе в Outlook

Если вы хотите получать информацию о входящих сообщениях электронной почты из Outlook, вы можете просто активировать уведомление на рабочем столе. Как это сделать:

1. В Outlook до версии 2007 вы вызываете команду «Инструменты, правила и уведомления». В Outlook 2010 перейдите в раздел «Управление файлами, правилами и уведомлениями».

2. Выберите правило и нажмите «Изменить правило», а затем «Изменить настройки правила».

3. Нажмите «Далее», чтобы перейти к диалоговому окну, в котором вы можете выбрать действия.

4. Здесь вы активируете опцию «Показывать уведомление на рабочем столе» (а также «Не применять никаких дополнительных правил», если эта опция еще не активирована).

5. Затем нажмите «Готово».

Правила персонализированы в том смысле, что они выполняются только по вашему указанию, а не автоматически. Чтобы запускать правила вручную, снимите флажок перед названием правила в «Правилах сообщений».

Вы также можете использовать правила для автоматической сортировки своего почтового ящика. В этом случае письма, соответствующие определенным критериям, относятся к заранее определенным категориям. Автоархивирование - одна из важнейших функций Outlook, основанных на правилах. В принципе, его можно специально адаптировать. Имена архивов могут быть изменены при необходимости, чтобы избежать дублирования и поддерживать обзор. Также можно запускать макросы для автоматического перемещения сообщения электронной почты, содержащего предварительно определенное ключевое слово.

Сохраняйте ясность в Outlook - насколько это просто

Кроме того, вы можете выбрать настройки для отдельных модулей Outlook, например для электронной почты или для отдельных папок в почтовом ящике, которые отличаются от стандартных настроек. Например, интересна функция «Журнал», с помощью которой вы можете отслеживать такие элементы, как сообщения электронной почты или собрания в Microsoft Outlook. Вы также можете отслеживать другие файлы Microsoft Office, например документы Word. Несмотря на свою добавленную стоимость, функция журнала требует большого объема памяти. Если вы не хотите использовать функцию журнала или больше не хотите ее использовать, рекомендуется отключить ее. В результате файл PST остается управляемым с точки зрения его размера.

Таким образом, ясность имеет решающее значение для успеха в Outlook. Входящие, календарь, адресная книга и другие функции поддерживают повседневную работу только в том случае, если они представлены эффективно и понятно. Для этого вы можете использовать мышь, чтобы вручную настроить ширину столбцов в табличных представлениях, например, в календаре встреч.

Персонализируйте почтовый ящик, входящую и исходящую почту - какие настройки имеют смысл

Помимо настройки представления, одним из наиболее важных шагов является настройка папки «Входящие» в Outlook и адаптация дизайна. В Outlook у вас есть возможность в папке «Входящие» определить, как часто следует получать сообщения электронной почты. Вместо того, чтобы вызывать сообщения каждые 15 минут, имеет смысл увеличить промежуток времени, чтобы иметь возможность работать дольше без помех.

В принципе, можно сказать, что важно использовать Outlook в качестве рабочего инструмента и не позволять Outlook прерывать вашу работу. Любой, кто работает сосредоточенно на задаче, должен устранять все виды помех или сводить их к минимуму, насколько это возможно, чтобы способствовать эффективной работе. К разрушающим факторам могут относиться входящие сообщения электронной почты или уведомления на рабочем столе при получении сообщений электронной почты. Персонализация временных интервалов, звуковых сигналов и уведомлений в почтовом ящике важна для каждого пользователя Outlook.

Пользователи Outlook, которые хотят изменить время ожидания сервера в учетных записях POP3, должны выполнить этот тип персонализации в реестре, поскольку система предоставляет время ожидания сервера до 10 минут.

Адаптируйте и автоматизируйте квитанции о прочтении - это экономит ваше время

Если входящие сообщения содержат уведомления о прочтении, это повышает осведомленность. Если вы получаете подтверждения о прочтении одновременно, например, в случае последовательной почты, вы можете отключить отображение в Outlook или, как вариант, автоматически отправлять подтверждения о прочтении. Оба варианта могут быть полезны для того, чтобы меньше отвлекаться от рабочего процесса в течение дня. В более старых версиях Outlook 2000, 2003 и 2007 квитанцию о прочтении необходимо отключить другим способом в параметрах истории.

Персонализируйте визитки и автоматически сохраняйте вложения - почему это важно

Пользователи Outlook ценят возможность прикреплять к электронным письмам визитные карточки с информацией об отправителе. Индивидуально оформленные визитные карточки с правильной контактной информацией важны для того, чтобы получатели могли общаться с вами профессионально и без помех. Также интересно использовать опцию «Follow-up», чтобы персонализировать тему сообщения красным цветом. Важные сообщения читаются получателем быстрее, потому что они отображаются в определенном цвете.

Если вы получаете большое количество сообщений с вложениями, например, документов счетов или чертежей, ежедневно или еженедельно, вы можете использовать бесплатный инструмент автосохранения до Outlook 2007. Для текущей версии Outlook 365 средство извлечения вложений Outlook - это альтернативный внешний инструмент, с помощью которого вложения автоматически кэшируются в соответствии с правилами.

Удалите или сверните избранные папки и настройте панель быстрого доступа

Microsoft Outlook отображает папку избранного на панели навигации над папкой электронной почты. Если эта папка не используется, ее можно удалить или свернуть в версии Outlook 2007. В Outlook 2007 и во всех последующих версиях есть два проверенных способа минимизировать папку. Таким образом вы сэкономите место и обеспечите ясность в структуре папок.

Панель быстрого доступа в Outlook и других программных приложениях Microsoft Office ценится пользователями за то, что она поддерживает эффективную работу. Эту панель быстрого доступа можно персонализировать всего несколькими щелчками мыши. Для этого нажмите на значок на панели быстрого доступа: «Линия / стрелка вниз».

В результате открывается окно выбора, в котором вы можете интегрировать дополнительные функции в панель быстрого доступа. Поставьте галочку напротив одной из команд, чтобы добавить соответствующую кнопку на панель. И наоборот, снимите галочку напротив команд, для которых на панели не должно быть кнопок.

QuickSteps - максимально используйте эффективных помощников в Outlook

QuickSteps, поставляемые как Smarttools, начиная с версии Outlook 2010, необходимо адаптировать, прежде чем их можно будет использовать в первый раз, чтобы их можно было использовать эффективно. Вы можете найти QuickSteps на вкладке «Пуск».

В дополнение к готовым быстрым действиям, таким как «Групповая электронная почта» или «Готово», можно добавить другие отдельные быстрые действия, которые персонализируют и упрощают работу с Outlook.

Адаптация форматов печати к вашим требованиям экономит время и деньги

Outlook предлагает широкий спектр параметров и функций для настройки формата печати документа. Особенно, когда за одним компьютером работают несколько сотрудников, это может привести к проблемам и опечаткам. Чтобы свести к минимуму количество ошибочных распечаток, перед повторной печатью полезно сбросить формат печати до значений по умолчанию. Это можно сделать всего несколькими щелчками мыши в настройках Outlook.

Персонализируйте панель дел и область навигации, чтобы сосредоточиться на том, что важно

На панели дел в Microsoft Outlook обычно отображается навигатор по датам, а также текущие встречи и задачи.

В этом случае персонализация означает расстановку приоритетов для важных вещей, чтобы важные встречи и задачи никогда не забывались.

Если у вас мало места на экране или вы хотите вывести электронную почту на передний план, вы можете свернуть панель навигации в Outlook. В этом случае кнопки, которые вы используете для выбора различных модулей Outlook, имеют форму значков.Это гарантирует, что будет больше места для чтения электронной почты. Настройки можно изменить по желанию.

Это также относится к популярным и практичным уведомлениям на рабочем столе. Их максимальная продолжительность составляет 30 секунд. Если вы хотите увеличить отображение за пределами этого максимального диапазона, вам необходимо вмешаться в реестр для этого типа персонализации.

Отображение таблиц в Outlook по отдельности - так вы сохраните ясность

Microsoft Outlook - это:

• Во входящих,
• В календаре
• В адресной книге и
• Для других функций

структурирован как таблица. Таблицы гарантируют четкое представление. Табличные представления, например в папке «Входящие», можно настроить вручную с помощью мыши в зависимости от ширины столбцов.

Персонализировать интегрированные навигационные программы

Microsoft Outlook предлагает вам возможность открыть карту улиц в Microsoft Bing Maps для контакта с помощью кнопки «Назначить». Это отобразит адрес контакта. Отображение карты улиц можно выбрать, как только вы ввели почтовый адрес контакта в Outlook.

Создавайте или изменяйте формы - вот как вы правильно персонализируете

Работа с формами в инструментах разработчика Microsoft Outlook не является повседневным явлением.

Например, если вы хотите создать форму для задачи, Outlook дает вам возможность персонализировать форму в инструментах разработчика. Когда вы добавляете поля в форму, Outlook автоматически помещает поле ввода и метку вместе. Как только вы позже щелкнете по одному из двух элементов, будет выбран только этот элемент. Чтобы перемещать оба элемента одновременно, имеет смысл соединить оба элемента друг с другом. Это делается с помощью «Группы».

Резюме и заключение: персонализируя Outlook, вы экономите время и работаете более продуктивно.

Подобно тому, как каждый выбирает предметы интерьера по своему вкусу, Microsoft Outlook также должен быть специально разработан и индивидуализирован для каждого пользователя. Функции программного обеспечения должны быть адаптированы к соответствующему пользователю и его потребностям. Персонализированные строки меню, индивидуально адаптированный почтовый ящик и другие настройки программного обеспечения важны для того, чтобы иметь возможность работать максимально эффективно и результативно.