Текст и быстрые части - автоматизация текста в Outlook

Как лучше всего работать с быстрыми частями в Outlook

Концепция электронной почты в Outlook не обязательно должна быть индивидуальной для каждого случая. В профессиональной и частной среде подобные или сопоставимые электронные письма постоянно создаются. Например, электронное письмо, сопровождающее предложение, обычно содержит аналогичные текстовые компоненты. Ответ на запрос также не является конкретным и должен быть изменен с точки зрения количества или продукта. Сходство в концепции писем принципиально разумно и содержит преимущество, которое не следует недооценивать. Этого можно добиться, если вы будете больше работать с готовыми текстовыми модулями. В текущей версии Outlook 365 текстовые модули и их функции доступны в виде быстрых модулей, которые отличаются от других программ и версий Outlook.

Видеоурок: Как создавать и использовать текстовые модули в Outlook

Создание быстрой детали в Outlook - 5 основных шагов к автоматизации

Вы можете быстро разработать быстрый компонент в программе Microsoft Outlook:

1. Откройте новое письмо через вкладку «Файл». На следующем этапе напишите конкретный текст, который вы хотите сохранить как быструю часть.

2. Выделите текст в Microsoft Outlook и скопируйте его. Для этого вы можете использовать комбинацию клавиш Ctrl + C как ярлык или ярлык.

   

3. На следующем шаге, не снимая выделения с текста, перейдите на вкладку «Вставка» и перейдите в меню «Текст».

   

4. При нажатии на «Быстрые детали» открывается новое окно выбора, в котором вы можете «Сохранить выбор в каталоге быстрых деталей».

   

5. После нажатия на «Сохранить выбор в быстром каталоге запчастей» открывается другое окно опций. Здесь у вас есть возможность предоставить дополнительную информацию о текстовом модуле.

   

Помимо прочего, вы можете:

• Присвойте значимое имя текстовому модулю.
• Выберите категорию или создайте новую категорию, например «Предложения» или «Контракт».
• Вставьте описание, чтобы проинформировать коллег о содержании текстового модуля.
• В параметрах выберите, как текст должен быть вставлен как быстрая часть.

Щелкнув «ОК», вы сохраните быструю часть и можете вставить ее в новое письмо в любое время.

Вставьте быструю часть в электронное письмо - вот как это работает

Строительный блок, добавленный к новому электронному письму, имеет много преимуществ. Включение текстовых модулей в электронное письмо позволяет сэкономить время и эффективно. Кроме того, исходящие сообщения похожи по содержанию и форматированию. Это особенно важно в профессиональной среде, при запросе или предложении.

У вас есть две альтернативы для встраивания созданного текстового модуля в электронное письмо:

Альтернатива 1: вставьте текстовый модуль, например автотекст

Быстрая часть с именем «Текстовый модуль 1» автоматически отображается как вариант для вставки, как только вы вводите первые несколько символов имени быстрой части в тексте.

Строки «Текст» достаточно, чтобы Outlook нашел быструю часть. Быстрая часть вставляется щелчком по клавише Enter. Это сэкономит вам много времени на создание электронной почты.

Альтернатива 2: интегрировать быстрый компонент вручную

В дополнение к автоматизированному варианту вы также можете вручную интегрировать быстрый компонент. Это работает без особых усилий, если открыть новое электронное письмо и с помощью курсора перейти к месту в тексте, куда вы хотите вставить текст.

На следующем шаге переключитесь на вкладку «Быстрые части» на вкладке «Вставка». Щелкните элемент меню, чтобы отобразить все быстрые части, которые можно вставить.

После щелчка по желаемому быстрому компоненту он появится в тексте вашего электронного письма.

Упорядочивайте, редактируйте и удаляйте быстрые части

Со временем становится неизбежным необходимость изменения или удаления независимо разработанных быстрых строительных блоков. Части текста, включенные числа или проценты могут измениться. Чтобы изменить или удалить текстовый модуль, выполните следующие действия:

1. На вкладке «Вставка» перейдите к пункту меню «Быстрые части».

2. Откройте меню «Быстрые части» и щелкните модуль, который вы хотите изменить. Откроется новое меню выбора, в котором вы можете редактировать текстовый модуль.

   

3. Помимо прочего, у вас есть возможность редактировать свойства текстового модуля. Вы можете изменить название блока или описание. В разделе «Организовать и удалить» вы попадаете в «Организатор модулей», в котором вы можете редактировать все сохраненные текстовые модули и при необходимости удалять их.

   

4. Нажатие на «Закрыть» сохраняет все изменения, внесенные в ваши личные текстовые модули. Изменение текстовых модулей возможно только в более новых версиях Outlook. В Outlook 2007 или 2010 нет официального способа впоследствии редактировать быстрые части. Благодаря уловке, в которой вы сохраняете текстовый модуль под другим именем, вы все равно можете редактировать и адаптировать его.

Таким образом, функции «Быстрые части» и «Автотекст» содержат важные параметры для частичной автоматизации создания текстов. Использование обеих функций идеально подходит для деловых писем, в которых должно использоваться специальное или обычное приветствие, например "Уважаемый". Персональные приветствия также могут быть сохранены как автоматический текст.

Это похоже на приглашение, повторяющиеся пожелания на день рождения или юбилеи или часто задаваемые вопросы. Сокращения и формулировки можно в любой момент создать в виде быстрых строительных блоков. Таким образом, подписи также могут быть встроены при замене реальной подписи. Для писем и деловых писем, которые нужно писать дословно, также есть модуль.

Помимо функции быстрых частей, содержащейся в Outlook, компании и деловые люди используют инструмент повышения производительности Text Expander от Smile. С помощью этого платного приложения деловые письма и электронные письма можно сделать еще более профессиональными в отношении автотекста. С Text Expander вы можете работать как на Windows, так и на Mac.

Кончик:

Для того, чтобы постоянно держать в поле зрения ваши быстрые строительные блоки, имеет смысл и практиковать сортировку их по понятным категориям.

Заключение

Создавать быстрые детали в Microsoft Outlook несложно. Вы можете сохранить новый блок за 5 простых шагов. Распределение понятных категорий, четкие названия модулей и четкое описание важны для эффективного включения быстрых модулей в электронные письма. Эта процедура для повторяющихся писем сэкономит вам много времени на зачатие. Кроме того, эта процедура гарантирует, что ответы на предложения или запрос будут отправлены одинаково.