Как эффективно использовать папки, функции и параметры в Outlook

Инструкции и полезная информация по работе с Outlook

Многие пользователи описывают Microsoft Outlook как удобный. Вы цените набор функций и множество возможностей общения по электронной почте. Другим нужен Outlook в первую очередь для личной организации и использования интегрированного календаря и его разнообразных решений.

Помимо личных предпочтений в использовании, важно:

• Общая структура папок,
• Функциональная навигация по меню.
• Зона для чтения и
• Наиболее важные функции, такие как функция поиска или функция «Сортировка»

понять и применить.

Видеоурок: как искать файлы и электронные письма в Outlook

Папка и структура папок в Microsoft Outlook

Известная пословица гласит: «Порядок - это половина дела». Эта метафора применима к аналоговому офису с лотком для бумаги и хорошо продуманной организационной системы, а также к Microsoft Outlook. В Outlook электронные письма всегда хранятся в папках. Папку «Входящие» можно охарактеризовать как наиболее известную и наиболее важную папку для хранения электронной почты, поскольку каждое входящее электронное письмо проходит через эту папку. Все папки в Outlook отображаются в левой части главного окна.

Создать новую папку можно всего несколькими щелчками мыши. Для этого перейдите к тому месту в системе личных папок, где необходимо адаптировать новую папку. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите запись «Новая папка».

После того, как вы присвоили значимое имя, вы можете перемещать тематически подходящие сообщения электронной почты в папку. Используя папки, вы можете точно классифицировать сообщения электронной почты и гарантировать, что их можно будет найти в структуре. Например, папки могут быть названы по отделам, именам клиентов, датам или другим конкретным критериям.

В принципе, для личных папок верхнего предела нет. В рамках хорошо продуманной системы заказов также имеет смысл не создавать слишком много папок, чтобы все было понятно.

Показать структуру меню и письма

В основном, когда дело доходит до просмотра и чтения электронной почты, Microsoft Outlook находится в:

• также область папок
• разделил зону для чтения.

Вы также можете отобразить область задач.

В Outlook вы также найдете вкладки, в которых функции Outlook упорядочены по темам. Вкладка «Пуск» дает вам доступ, например, к «Быстрым действиям» или к области меню «Удалить».

На вкладке «Просмотр» вы можете указать, как и в каком размере окна должны отображаться письма, а также отображать область папок и область просмотра.

С помощью всего лишь нескольких настроек на вкладке «Просмотр» вы получите специальный центр сообщений, адаптированный к вашим пожеланиям и потребностям.

Сортировать папки или создавать избранное - вот как это работает

Вкладка «Папка» предлагает вам все возможности для индивидуальной сортировки структуры папок, независимо от размера папки, создания подпапок или отображения папки как избранной.

Вы также можете использовать для папок

• Установите автоматическое архивирование,
• При совместном использовании в группах назначьте права доступа к папке и
• Укажите свойства папки.

Вы также можете использовать комбинацию клавиш CTRL + SHIFT + P для создания новой папки поиска. Папка поиска - это виртуальная папка в Outlook, которая содержит представление всех элементов электронной почты, соответствующих определенным заранее заданным критериям поиска.

Функция поиска в Outlook - как правильно пользоваться поиском

В текущей версии Microsoft Outlook вы найдете функцию поиска в верхней панели функций рядом с лентой в поле поиска. Помимо ввода одного или нескольких условий поиска в функцию поиска, вкладка «Поиск» содержит дополнительные параметры и параметры настройки.

Microsoft Outlook предлагает вам возможность поиска в вашей структуре папок и во всех сохраненных сообщениях электронной почты в соответствии с различными критериями.

Помимо прочего, вы можете:

• Искать в текущем почтовом ящике или глобально в Outlook или
• Включите вложения в поиск.

Текущая функция поиска предлагает условия поиска, четко показывает, какие ключевые слова вы уже искали, и дает вам возможность использовать инструменты поиска.

Таким образом, функции «Сортировка» и «Поиск» в Outlook предлагают вам все возможности для профессионального хранения сохраненных сообщений электронной почты в Outlook и, при необходимости, их повторного поиска с помощью мгновенного поиска в соответствии с критериями.

Резюме: легко настроить Outlook специально и ориентированный на пользователя.

Как коммуникационная программа Microsoft Outlook является гибкой и адаптируемой. Вы можете организовать Outlook, используя личные папки и систему отдельных папок. Функции «Поиск» и «Сортировка» позволяют сохранять сообщения электронной почты, ориентируясь на пользователя, и находить их снова, используя определенные критерии.

Кроме того, вы можете отображать сообщения по отдельности в области чтения Outlook и определять, как область чтения и область папок должны отображаться на вкладке «Просмотр». С помощью всего лишь нескольких настроек можно адаптировать Outlook к вашим потребностям и эффективно работать с коммуникационным программным обеспечением.