Различные пошаговые инструкции и советы
Многие виды деятельности в профессиональном или частном секторе излишни. Это относится как к ручной работе в ремесленном секторе, так и к задачам, выполняемым на ПК. Одно действие, которое постоянно повторяется, - это создание письма с помощью Microsoft Office. Расценки, сопроводительные письма для счета-фактуры или частные документы часто содержат одинаковые или похожие формулировки и идентичны с точки зрения текста, структуры и форматирования.
По соображениям эффективности имеет смысл автоматизировать написание этих сообщений, создав шаблоны в Outlook. Пользователи Microsoft Office особенно хорошо знакомы с работой с шаблонами из Microsoft Word или программы презентаций PowerPoint. В текстовом редакторе или программном обеспечении для презентаций шаблоны должны использоваться как стандартные. Специальные шаблоны или шаблоны облегчают создание презентаций или деловых писем. Вы можете действовать аналогичным образом в Microsoft Outlook, чтобы избежать дублирования при создании писем.
Пошаговые инструкции: создание шаблонов в Outlook
Чтобы создать шаблон в Outlook, сделайте следующее:
-
Откройте «Новое электронное письмо» на вкладке «Пуск» в Outlook и создайте его индивидуально с помощью текста и других стилистических приемов, чтобы его можно было использовать в качестве шаблона. У вас также есть возможность открыть новое письмо с помощью комбинации клавиш CTRL + N.
-
После того, как электронное письмо было создано, сохраните его, щелкнув вкладку «Файл» в пункте меню «Сохранить как» вместо того, чтобы отправлять сообщение, как обычно, через поле «Отправить».
-
Откроется окно, в котором вы сможете сохранить свое сообщение. Чтобы сохранить письмо как шаблон, важно выбрать правильный тип файла. Вы можете найти его, щелкнув диалоговое окно в разделе «Тип файла». Выберите в качестве типа файла запись «Шаблон Outlook». Шаблон Outlook всегда сокращается до расширения файла * .oft. Если вы настроили Microsoft Word в качестве редактора почты, формат OFT (шаблон Outlook) недоступен для выбора. Как вариант, вы можете сохранить почту в формате сообщения Outlook или файл в формате HTML. В этом случае его нельзя использовать в качестве шаблона в Outlook.
-
Нажав «Сохранить», вы сохраните новый шаблон в своей личной папке шаблонов. Вы должны выбрать подходящее, понятное описание в качестве названия для шаблонов. По умолчанию папку личных шаблонов можно найти в Windows в следующем месте: «C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates».
Важный: Если созданные электронные письма должны использоваться исключительно для повторной отправки, а не сохраняться в качестве шаблона, используйте функцию отслеживания в Microsoft Outlook.
Шаблон, который вы создали в Outlook, сразу же доступен для использования.
Создать новое письмо по шаблону - вот как это работает
Если вы хотите создать новое письмо из ранее созданного шаблона, вы можете использовать следующую схему:
-
Вместо того, чтобы открывать новое электронное письмо с помощью кнопки «Новое электронное письмо», перейдите к кнопке «Новые элементы» в меню. В разделе «Элементы» выберите поле: «Дополнительные элементы> Выбрать форму».
-
В следующем окне щелкните в поле «Выбрать форму» в списке поиска на опции «Шаблоны в файловой системе».
-
Затем открывается стандартная папка «Шаблоны». В этой папке вы найдете шаблоны Outlook с типом файла *.довольно часто аналогично другим шаблонам Office для Word, Excel или PowerPoint. Если ваш шаблон сохранен в другой папке, нажмите «Обзор» и выберите нужный шаблон.
-
На последнем этапе выберите нужный шаблон и нажмите «Открыть».
Ваш шаблон откроется в редакторе электронной почты Outlook. Вы можете индивидуализировать это перед отправкой и добавить быстрые модули. Помимо текстовых изменений, вы должны ввести получателей в поля Кому, Копия или Скрытая копия. Также важно ввести значимую тему и проверить сообщение на наличие орфографических и символьных ошибок перед отправкой. После того, как ваше электронное письмо, созданное на основе шаблона, будет заполнено, его можно будет отправить как обычно.
Шаблоны Outlook обычно не используются для электронной почты. Если в ваши задачи входит ежедневная отправка запросов на собрания с одинаковым или похожим содержимым эквивалентным получателям, шаблоны также могут быть полезны и сэкономить время.
Имеет смысл сделать повторяющиеся процессы и заказы более эффективными, создав шаблоны в Outlook. Вместо того чтобы писать одни и те же или похожие тексты несколько раз в день, шаблоны помогут вам сэкономить время и обеспечить аналогию с электронной почтой. Это особенно полезно в бизнес-контексте, например, с предложениями для клиентов и заинтересованных сторон.
Резюме и заключение: создавать и использовать шаблоны в Outlook эффективно и просто.
Чтобы избежать дублирования в повседневном рабочем процессе, целесообразно создавать шаблоны. Подобно Microsoft Word или PowerPoint, это также возможно в Microsoft Outlook всего несколькими щелчками мыши.
Вы можете сохранить шаблон в стандартной папке шаблонов всего за несколько шагов. Создание новых сообщений на основе шаблонов также выполняется всего несколькими щелчками мыши. Эта процедура гарантирует экономию времени, единообразие ответов на запросы и снижает количество ошибок при создании писем. Шаблоны Outlook также можно использовать для приглашений на собрания или встреч. Пользователи, которые специально используют шаблоны, более эффективны и профессионально используют функции Outlook.
