Чтобы вы всегда знали текущее статус-кво после делегирования задач через Outlook, вы можете указать, что хотите получать отчет о состоянии для переданных задач. Это также может иметь смысл, особенно с обширными задачами.
Как преобразовать задачу в запрос задачи позже
Если при вводе задачи вы уже знаете, что хотите ее делегировать, создавайте не задачу, а запрос задачи. Однако всегда будет так, что вы ввели задачу в свой планировщик задач, а позже захотите передать ее кому-то другому. В Outlook это работает так:
- Щелкните правой кнопкой мыши задачу в планировщике задач и вызовите команду Назначить задачу на. Или вы можете открыть задачу. В Outlook до версии 2003 вы затем вызываете команду Действие - назначить задачу на; в Outlook 2007 или более поздней версии нажмите кнопку Назначить задачу[1].
- Затем введите адрес электронной почты человека, которому вы хотите передать задачу, напишите короткое сообщение и измените срок выполнения (чтобы у вас еще было время просмотреть результат).
- Убедитесь, что у вас есть два варианта Сохраните обновленную копию этой задачи в моем списке задач а также Отправить мне отчет о статусе, как только задача будет выполнена включены. В противном случае задача не появится в вашем планировщике задач; кроме того, вы не получите автоматического уведомления о завершении задачи.
- Отправьте запрос задачи.
Эти настройки следует выполнить в любом случае.
Чтобы делегированные задачи всегда отображались в вашем планировщике задач и вы получали уведомление, когда задача выполнена, я рекомендую вам активировать два параметра в Outlook. Тогда вам не всегда нужно помнить об активации параметров из шага 3 из предыдущего раздела при делегировании:
- В Outlook до 2007 вы звоните Инструменты - Параметры - Параметры задачи в Outlook 2010 и более поздних версиях команда Файл - Параметры - Задачи.
- В Outlook до 2007 отключите два параметра Обновлять назначенные задачи в списке задач а также Отправлять отчет о состоянии, когда поставленные задачи выполнены а.
В Outlook 2010 и более поздних версиях включите следующие параметры:
Пополнять мой список дел копиями задач, которые я назначаю другим людям а также Отправить отчет о статусе, когда я выполнил поставленную задачу. - Закройте диалоги.
Вот как вы можете отобразить статус завершения в вашем планировщике задач
В списке занятий (просмотреть Простой список) столбец отсутствует % завершенныйчто в представлении Список деталей появляется. Если вы часто делегируете довольно обширные задачи и ваши сотрудники регулярно документируют в Outlook, какой процент задач они уже выполнили, то я рекомендую вам использовать % завершенный также в представлении Простой список вставить. Это лучший способ быть в курсе последних событий. Для этого действуйте следующим образом:
- Выберите представление в планировщике задач Простой список.
- Щелкните правой кнопкой мыши один из заголовков столбцов, например, на Тема заданияи вызвать команду Выбор поля на.
- Перетащите кнопку % завершенный из диалога при нажатой левой кнопке мыши на строку с заголовками столбцов. Например, перетащите кнопку за заголовок Подлежит исполнению в. Красные стрелки указывают, где будет вставлена кнопка в качестве заголовка нового столбца. Как только кнопка окажется в желаемом положении, отпустите кнопку мыши.
- Если вы не хотите вставлять больше столбцов, закройте диалоговое окно Выбор поля.
