Советы экспертов по работе с Outlook
Microsoft Outlook - одна из самых популярных программ для общения, которую ежедневно используют миллионы людей во всем мире. Outlook должен помочь, помимо прочего, сделать письменное общение по электронной почте более эффективным и профессиональным. Для этого в Outlook есть множество функций. Функция сортировки - незаменимая опция для повседневной работы.
Сортировка и адресная регистрация электронных писем, вложений и информации важны как в Outlook, так и в целом для аналоговой офисной связи. Реестры и папки необходимы в офисах, например, для хранения автономных документов на основе понятных критериев. Хорошо продуманная структура папок и функция сортировки в Outlook также гарантируют, что важная информация и сообщения электронной почты будут доступны всего за несколько щелчков мышью.
Как использовать функцию сортировки в Outlook
Некоторые пользователи Outlook получают сотни писем в день. При таком большом количестве информации сложно отслеживать вещи и выбирать правильный вид. Очень важно иметь возможность автоматически отображать сообщения в соответствии с определенными критериями. Встроенная функция сортировки Microsoft Outlook может помочь вам сортировать сообщения эффективно и ориентированно на пользователя. Вы можете использовать функцию сортировки следующим образом:
-
Перейдите в любую папку. Над электронными письмами, содержащимися в каталоге, вы найдете функцию сортировки и фильтрации Microsoft Outlook.
-
Помимо прочего, вы можете фильтровать сообщения по следующим критериям:
- Прочитанные или непрочитанные сообщения.
- По приоритету.
- По дате начала или срока.
- По размеру.
- По теме.
- Отправителем.
- По типу.
- По растениям.
- По счету.
Кроме того, в диалоговом окне «Сортировка» можно определить, должен ли всегда отображаться самый новый или самый старый элемент вверху.
Множество опций выбора, которые вы можете распознать при активации с помощью галочки, позволяют вам упорядочивать содержимое папки определенным образом. Таким образом, вы можете сразу увидеть, какие задачи, информация и сообщения важны и должны быть обработаны. Настройки функции фильтра говорят сами за себя и могут быть изменены за секунды.
Как сортировать и структурировать Outlook - 2 важных совета эксперта
Помимо важной функции сортировки в Microsoft Outlook, вы можете профессионально структурировать коммуникационную программу всего за несколько изменений. Здесь вам могут помочь два важных совета эксперта:
Совет эксперта 1: создавайте папки для хранения сообщений электронной почты в соответствии с темой
В почтовом ящике с сотнями сообщений легко потерять все из виду. Использование функций «Сортировка» и «Поиск» в Outlook может помочь быстрее отображать электронные письма, которые вы ищете. При этом обе функции не являются панацеей, когда речь идет о структурированной работе с Outlook. Чтобы создать структуру в Outlook, важно работать с системой личных папок. Личные папки полезны, потому что их можно использовать для сортировки и хранения сообщений электронной почты по темам.
Вы можете легко создать личную папку в структуре папок вашего почтового ящика. Это работает путем щелчка правой кнопкой мыши в области, где должна быть создана личная папка. В появившемся диалоговом окне выберите «Новая папка» и присвойте имя. В результате папка принадлежит вашей системе личных папок и отображается в вашем представлении.
Хорошо продуманная структура папок и система папок делают работу с Outlook профессионально и являются частью перспективной организации офиса.
Совет эксперта 2: классифицируйте электронные письма в Outlook
Вы не сортируете сообщения электронной почты в Microsoft Outlook исключительно с помощью встроенной функции сортировки. Кроме того, категории могут помочь вам классифицировать ваши электронные письма и организовать почтовый ящик. Например, вы можете назвать категории в соответствии с отделами или именами клиентов или уточнить статус обработки с помощью категории. Такие ключевые слова, как «выполнено» или «платеж подлежит оплате», являются параметрами сортировки, которые помогут вам лучше организовать работу.
Чтобы создать новую категорию, перейдите в область меню «Категории» на вкладке «Главная» и выберите «Все категории» в раскрывающемся меню. В диалоговом окне нажмите кнопку «Создать». После того, как вы ввели имя для своей новой категории, подтвердите процесс, нажав OK. В результате вы можете разделить свои электронные письма на определенные категории и более точно визуализировать их с помощью цветовой кодировки.
Функция сортировки в Outlook может помочь организовать электронные письма на профессиональном уровне.
Функция сортировки в Microsoft Outlook - важный инструмент в вашем распоряжении. Это помогает индивидуально сортировать и отображать электронные письма во входящих или в других папках. Выбор категорий гарантирует, что сортировка может быть проведена согласно плану.
Кроме того, имеет смысл настроить понятную структуру папок, чтобы организовать входящую связь в Outlook. Функция категорий в Outlook необходима, если вы хотите сегментировать электронные письма по тематической области. Все параметры, вместе взятые, эффективны для того, чтобы в любой момент можно было сортировать, хранить и находить сообщения электронной почты в Outlook.
