Диалоговое окно «Очистить почтовый ящик» дает вам различные варианты уменьшения размера вашего почтового ящика.
Несмотря на все улучшения за последние годы, одно не изменилось в Outlook: почтовый ящик продолжает расти, даже если вы регулярно удаляете электронные письма, которые больше не нужны. Даже автоматическое сжатие личной папки (файла PST) не дает постоянного решения.
Вы можете контролировать размер файлов Outlook с помощью функции «Очистить почтовый ящик», которую можно вызвать через меню «Дополнительно»:
С помощью этих параметров вы можете очистить свой почтовый ящик в Outlook.
-
Сначала используйте кнопку «Показать размер почтового ящика», чтобы перечислить требования к хранилищу отдельных папок. После этого вы увидите, какие папки занимают особенно много места, и сможете их удалить.
-
Вы также можете искать старые записи во входящих. Для этого введите соответствующее значение в поле «Искать элементы старше … дней» и нажмите «Искать». В списке, который затем выводится, выберите все или отдельные элементы и удалите их.
-
Если вы хотите, чтобы старые элементы были заархивированы, нажмите «Автоархивировать». Файлы архива сохраняются в папке «C: \ Documents and Settings \ YOUR_NAME \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook».
-
Вы также можете оставить папку «Удаленные» пустой (или просмотреть ее текущее использование памяти).
- Если есть конфликты назначений с некоторыми элементами, они сохраняются в папке «Конфликты». Вы можете отобразить его размер в диалоговом окне «Очистить почтовый ящик»; вы также можете оставить здесь пустую папку.
Как найти и удалить электронные письма, которые занимают много места в хранилище
С помощью функции, встроенной в Outlook 2010, вы можете отображать все особенно большие сообщения электронной почты из всех папок в почтовом ящике. Затем вы можете удобно удалить ненужные вам "космические" файлы (если это имеет смысл, заранее сохраните файловые вложения в сообщениях электронной почты на жестком диске).
Чтобы отследить особенно большие электронные письма, выполните в Outlook 2010 следующие действия:
- Перейдите к команде «Файл, Инструменты для очистки», а затем «Очистка почтового ящика».
- Активируйте опцию «Искать элементы размером более … килобайт» и введите значение, например 500 или 1000 килобайт.
- Щелкните «Поиск».
- Откроется диалоговое окно «Расширенный поиск», в котором отображаются сообщения электронной почты, соответствующие критерию поиска. Здесь вы можете удалять или открывать электронные письма, чтобы сохранить содержащиеся в них файловые вложения на жестком диске.
- Как только вы закончите удаление писем, которые вам больше не нужны, закройте диалоговое окно.
- Затем очистите папку «Удаленные» и дайте личной папке сжаться.
