Знакомо ли вам это: вы пишете важный документ, и вам приходит в голову что-то, что вы хотели бы записать как задачу в Outlook. Как только вы войдете в Outlook, взгляните на электронные письма - и вы окажетесь вне рабочего процесса. Wi
Одно из основных правил в тайм-менеджменте: «Запишите это». Вы должны немедленно записывать идеи и задачи, иначе вы их забудете или вам придется посвятить часть своей концентрации их запоминанию. Можно записать на листе бумаги или во втором документе Word, но затем вам придется перенести задачи в Outlook, что потребует дополнительных усилий.
Опыт показал, что быстрый переход в Outlook для выполнения задачи - не лучшая идея. И тогда есть большой риск, что вы «бегло» заглянете в почтовый ящик. Часто он не останавливается на фразе «Я быстро посмотрю, ответил ли коллега Мейер». Многие офисные работники открывают больше электронных писем, могут сразу отвечать на них, открывать связанный веб-сайт и т. Д. Как выяснила Microsoft в ходе расследования, такое прерывание может быстро добавить от 15 до 20 минут. И когда они возвращаются к документу, над которым работали раньше, часто требуется еще 5-15 минут, прежде чем они снова смогут возобновить обсуждение. Чем сложнее ход мыслей, с которым вы только что столкнулись, тем больше времени потребуется, прежде чем вы сможете продолжить продуктивную работу.
Это проще: вы можете добавить кнопку в Word, Excel и другие программы Office, которые можно использовать для быстрого создания задачи в Outlook из соответствующей программы без необходимости переключаться в окно Outlook. Другими словами: вы остаетесь в привычной среде и уменьшаете риск отвлечься.
В Word и Excel до версии 2003 добавьте кнопку Создать задачу Microsoft Office Outlook на одной из панелей инструментов (только в PowerPoint и Publisher из Office 2007). В Office 2007 вы интегрируете соответствующую кнопку в панель быстрого доступа. В Office 2010 также можно создать собственную вкладку или группу на вкладке и вставить туда кнопку. Onenote по умолчанию имеет кнопку для задач Outlook.
Кнопка "Вставить" в Word / Excel до 2003 г.
Добавьте значок на панель инструментов Word и Excel, с помощью которого вы можете создать задачу в Outlook из соответствующей программы.
Вы делаете это следующим образом:
- Вызов команды в Word или Excel Инструменты → Настроить на.
- Открыть реестр Команды.
- Выбрать в окне Категории опция Все заказы конец.
- Тогда посмотри в окно Команды Вход TaskCreate (в Word) или Создать задачу Microsoft Office Outlook (в Excel).
- Перетащите эту запись с помощью мыши на одну из панелей инструментов Word или Excel и поместите ее в то место, где должен появиться значок.
- Закройте диалог.
Кнопка "Вставить" в Office 2007
В Word, Excel, Powerpoint и Publisher 2007 вы можете установить значок только на панели быстрого доступа. Для этого действуйте следующим образом:
- Нажмите на кнопку на панели быстрого доступа Word (или нужной программы) Настроить панель быстрого доступа и позвони Больше команд на.
- Под Выбрать команды выбирать Команды не на ленте (Office 2007) или Команды не на ленте (Office 2010).
- Прокрутите алфавитный список команд, чтобы найти запись. Создать задачу Microsoft Office Outlook.
- Выберите эту запись и нажмите Добавить кчтобы добавить значок на панель быстрого доступа.
- Используйте кнопки со стрелками, чтобы переместить запись в желаемое положение.
- Если вы не хотите вносить дальнейшие изменения в панель быстрого доступа, закройте диалоговое окно.
- Повторите шаги с 1 по 6 для других программ Office, из которых вы хотите создавать задачи Outlook.
Кнопка "Вставить" в Office 2010
Самый простой способ - добавить кнопку на панель быстрого доступа, как в Office 2007. Кроме того, в текущей версии Office также можно интегрировать кнопку в ленту меню. Однако сначала вы должны создать свою собственную вкладку или группу внутри существующей вкладки.
Создать задачу
Как только вы нажмете значок в Word или Excel Создать задачу Microsoft Office Outlook в Outlook откроется новое окно задачи, даже если Outlook в данный момент не запущен. Outlook указывает в качестве темы имя документа, редактируемого в данный момент в Word или Excel; документ также связан с задачей. Если задача не имеет ничего общего с документом, над которым вы сейчас работаете, просто удалите значок документа из окна задачи и введите другую тему.
Если текущий открытый документ еще не имеет имени в Word, появляется сообщение о том, что вы должны сначала сохранить документ, прежде чем вы сможете создать из него задачу. Подтвердите это сообщение с помощью Ok, сохраните документ (или переключитесь на ранее сохраненный документ), а затем снова щелкните значок Создать задачу Microsoft Office Outlook.
Excel, с другой стороны, не предлагает вам сохранить, если вы щелкнете значок в пустой таблице. Это также применимо, если вы еще не сохранили изменения в текущей таблице. Это тоже не проблема, потому что данные из таблицы сохраняются не вместе с задачей, а только ссылка на таблицу.
