Уменьшите размер книг Excel

Как уменьшить размер файла Excel и удалить ненужное содержимое

Во времена все больших носителей информации и более быстрых подключений размеры файлов больше не играют той роли, которую они играли несколько лет назад. Тем не менее, вы должны делать файлы Excel как можно меньше. Тогда они не только быстрее сохраняются и отправляются, но и работают быстрее.

Если вы редактируете таблицы Excel в течение длительного периода времени и добавляете их снова и снова, они быстро вырастают до размеров, которые могут значительно ограничить работу с ними.

Есть несколько способов уменьшить размер файла расчета. Мы представляем здесь самые важные. Прежде чем что-либо делать, сделайте резервную копию своей книги, чтобы не потерять данные, если что-то пойдет не так.

Совет 1: удалите лишние клетки

Обычно в размер файла включаются только фактически используемые ячейки. Если, например, вы использовали диапазоны ячеек для временных вычислений, они все равно считаются используемыми. Это также применимо, если вы удалили контент.

Чтобы проверить, какая область Excel будет использоваться, используйте комбинацию клавиш CTRL END. Затем Excel перейдет в правый нижний угол используемой области.

Если правый нижний угол находится намного ниже и / или справа от фактически используемых ячеек, вы должны удалить лишние строки или столбцы. Для этого выделите линии и удалите их комбинацией клавиш CTRL MINUS. Затем повторите это для столбцов.

Повторите шаги, описанные для всех листов в соответствующей книге. После удаления закройте папку, сохраните изменения и снова откройте их. Используйте CTRL END, чтобы проверить, было ли удаление успешным.

Совет 2: удалите ненужное форматирование

Некоторые списки содержат большое количество пустых строк - еще одна причина чрезмерных размеров файлов. Это может произойти особенно после импорта списков из других программ. Это не только раздражает, но также может привести к неверным результатам в некоторых оценках. Есть несколько методов удаления таких пустых строк из ваших списков.

Вариант 1. Удалите пустые строки в диалоговом окне «Содержание».

Во всех версиях Excel используйте CTRL G, чтобы открыть диалоговое окно GO TO.

Щелкните СОДЕРЖАНИЕ.

Затем появляется другое диалоговое окно. Выделите параметр ПУСТО.

Подтвердите свое определение с помощью ОК.

Полностью стереть пустые ячейки

Все пустые ячейки теперь отмечены. Теперь вы можете полностью удалить эти ячейки без каких-либо проблем, чтобы удалить ненужное форматирование или другие вещи. Следуй этим шагам:

В Excel 2007 или более поздней версии активируйте вкладку ПУСК и щелкните в группе ИЗМЕНИТЬ на УДАЛИТЬ, а затем на УДАЛИТЬ ВСЕ.

Если вы используете версии до Excel 2003 включительно, вызовите команду УДАЛИТЬ в меню ПРАВКА и команду ВСЕ в меню ветвления.

После удаления закройте папку, сохраните изменения и снова откройте их.

Видео с инструкцией: Удаление ненужного форматирования в Excel

Вариант 2. Удалите пустые ячейки с помощью фильтра Excel

1. Сначала выберите всю область данных вашего списка, включая заголовки столбцов.

2. Вызовите команду ДАННЫЕ - ФИЛЬТР - АВТОФИЛЬТР (Excel до версии 2003) или ДАННЫЕ - ФИЛЬТР (Excel с версии 2007).

3. Первая строка вашего списка будет снабжена небольшими стрелками списка для параметров фильтра.

   

4. Таким образом, Excel фильтрует список. Щелкните мышью по стрелке списка столбца, в котором вы хотите найти пустые ячейки.

5. Теперь вы можете выбрать запись (ПУСТО), используя критерии фильтра. В Excel 2003 вы найдете это как отдельную точку фильтрации. Для Excel 2007 и 2010 вы найдете запись (ПУСТО) в разделе ВЫБРАТЬ ВСЕ.

6. Щелкните ОК.

При необходимости повторите это в других столбцах, пока не будут видны только пустые записи данных (и соответствующие числа во вспомогательном столбце).

Теперь выделите эти записи и нажмите клавишу DELETE, чтобы удалить их. Сделайте разметку в ячейках самостоятельно и не используйте для разметки номера строк в столбце координат.

Затем вы можете использовать параметр (ВСЕ) в списке автофильтров, чтобы отобразить полный список с удаленными пустыми строками. После удаления восстановите исходный порядок записей, снова отсортировав список по номерам во вспомогательном столбце.

Если вы мешаете включенным фильтрам, вы можете снова выключить их, используя ДАННЫЕ - ФИЛЬТР - АВТОФИЛЬТР.

Совет 3: импорт и экспорт макросов

Третьей причиной больших таблиц могут быть макросы, которые они содержат. Вы должны удалить те, которые не требуются, экспортировать все остальные, а затем снова импортировать их. Для этого действуйте следующим образом:

Вызовите редактор Visual Basic с комбинацией клавиш ALT F11. Там вы найдете Project Explorer, который вы видите на картинке.

Щелкните один за другим макромодули правой кнопкой мыши и выберите команду УДАЛИТЬ. Подтвердите запрос на экспорт, нажав ОК.

Когда все макросы будут удалены и экспортированы, вернитесь в Excel, закройте файл, сохраните изменения и откройте его снова.

Затем снова вызовите редактор Visual Basic с помощью ALT F11. Выберите проект текущей папки в Project Explorer. В меню ФАЙЛ вызовите команду ИМПОРТ ФАЙЛА и импортируйте все необходимые макросы один за другим.

Совет 4: уменьшите размер файла сводных таблиц

Сводная таблица может значительно увеличить размер файла. Это связано с тем, что исходные данные, на которых основана сводная таблица, также копируются в отдельную скрытую память, так называемый «сводный кеш». В конечном итоге сводная таблица затем обращается к этому сводному кешу, а не к фактическим исходным данным.

Поэтому вам всегда нужно нажимать кнопку «Обновить», чтобы обновить сводную таблицу, если что-то изменилось в исходных данных. Потому что это единственный способ обновить сводный кеш. На практике вы можете использовать это, чтобы уменьшить размер файла сводных таблиц.

Уменьшите размер файла сводных таблиц

В сводных таблицах есть параметр, который очищает сводный кеш при сохранении файла. Сама сводная таблица сохраняется.

Щелкните правой кнопкой мыши сводную таблицу и выберите в контекстном меню запись «Параметры сводной таблицы».

Откройте вкладку «Данные» и снимите флажок «Сохранить исходные данные с файлом». Для этого установите флажок «Обновлять при открытии файла.

Теперь сводный кеш удаляется при сохранении файла - фактическая таблица данных, конечно же, сохраняется.

Размер файла значительно уменьшается и снова почти достигает размера файла без сводной таблицы.

Совет 5: уменьшите или удалите графику и изображения

Фоновые изображения, логотипы или вставленные изображения часто не нужны и занимают много места для хранения. Поэтому не включайте фоновые изображения в таблицу. Добавьте логотип компании только на одной стороне. Не вставляйте изображения в исходном размере, а уменьшайте их. Excel предлагает такую функцию: нажмите на картинку. В пункте меню «Формат» в группе «Настроить» есть функция «Сжать изображения». Обычно, когда вы уменьшаете и удаляете графику, вы должны быть осторожны, чтобы не удалить любую необходимую графику.

Совет 6: удалите ненужные формулы

Многие сложные формулы также влияют на размер файла Excel. Поэтому попробуйте удалить ненужные формулы из книги Excel. Бывают случаи, когда у вас есть набор данных, и вам не нужны содержащиеся в нем формулы, лучше заменить эти формулы значениями. Для этого следуйте инструкциям ниже:

1. Откройте файл Excel и нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать весь лист / набор данных. Затем нажмите клавишу F5.

2. Откройте опцию Go To и нажмите «Special».

3. Выберите формулы и нажмите ОК. Теперь вы выбрали все ячейки, в которых есть формула.

4. Затем преобразуйте выбранные формулы в значения: нажмите комбинацию клавиш Ctrl + C, чтобы скопировать выделенные ячейки.

5. Затем перейдите на вкладку «Главная» и в группе «Буфер обмена» нажмите «Вставить».

6. Затем щелкните значок «Вставить значение». Все ячейки с формулами теперь преобразованы в значения.

Совет 7. Преобразуйте тип файла в двоичный формат (XLSB)

Для обширных вычислений рекомендуется сохранение в формате .xlsb. Это сохраняет файл в двоичном формате. Он будет намного меньше, и доступ будет быстрее. Обычно это не причиняет вам вреда. Подробный тест рекомендуется для внутреннего программирования и специальных приложений.

Часто задаваемые вопросы: уменьшение размера файлов книг Excel

1. Почему мой файл Excel такой большой?

Как правило, рабочий лист с более чем 100 000 строк и множеством столбцов требует много памяти.Чем больше данных и графики вы вставляете в электронную таблицу Excel, тем больше и медленнее будет становиться файл с течением времени. Поэтому проверьте, нельзя ли немного уменьшить количество пикселей вставляемых изображений или они вам действительно нужны. Сводные таблицы и неправильное форматирование также могут увеличить размер файла.

2. Как уменьшить размер графиков в Excel?

Отметьте вставленный рисунок в таблице с помощью щелчка мыши, чтобы в Excel 2010 и Excel 2007 вкладка «Инструменты изображения» отображалась в полосе меню. В Excel 2003 вместо этого появляется панель инструментов «Графика». Теперь щелкните значок «Сжать изображения».

3. Как сжать файл Excel?

Вы можете легко сжать файл Excel, используя опцию «Zip File». Для этого щелкните правой кнопкой мыши файл Excel, который вы хотите сжать. Теперь нажмите на опцию «Отправить», а затем выберите опцию «Сжатая папка».