Вам действительно нужны электронные письма пятилетней давности в вашем почтовом ящике или ваше расписание и список дел на 2008 год? Если нет, желательно вынести старый балласт из Outlook. Это снова сделает ваш Outlook быстрее - u
АВТОЗАГРУЗКА Outlook предназначена для этой цели: он перемещает старые данные в файл архива либо после запроса, либо автоматически. Как и личная папка, архив сохраняется в файле в формате PST, так что вы можете снова открыть архив в Outlook и получить доступ к электронной почте, встречам и задачам, которые в нем содержатся. Архив также можно разделить на несколько файлов, чтобы, например, вы могли иметь разные архивные файлы для 2008, 2009 и 2010 годов.
Кстати, также можно специально исключить отдельные электронные письма или встречи из архива.
Кстати, Outlook не архивирует контакты, потому что в этом нет смысла.
Стандартные настройки и индивидуальные настройки
Автоархивирование можно настроить индивидуально. Прежде всего, определите стандартные настройки: как часто архивируются, насколько «старыми» должны быть данные, чтобы их можно было заархивировать, в каком файле хранятся данные, следует ли удалять старые данные вместо архивирования?
Кроме того, вы можете выбрать настройки для отдельных модулей Outlook, например для электронной почты или для отдельных папок в почтовом ящике, которые отличаются от стандартных настроек. Таким образом можно, например, архивировать календарь встреч один раз в год, в то время как старые электронные письма передаются на аутсорсинг через шесть месяцев. Или сообщения электронной почты для определенного проекта постоянно остаются в Outlook, в то время как другие сообщения электронной почты архивируются через год.
Если вы все равно хотите установить разные настройки для каждого модуля Outlook, вы можете пропустить стандартные настройки. Если да, все равно прочтите следующий раздел, потому что здесь описаны все параметры настройки.
Изменить настройки по умолчанию
Вы определяете стандартные настройки для функции архивирования следующим образом:
- В Outlook до версии 2007 вызовите команду EXTRAS >> OPTIONS и откройте реестр MORE. В Outlook 2010 вызовите команду FILE >> OPTIONS и откройте вкладку ADVANCED.
- В Outlook до 2007 нажмите кнопку АВТО-АРХИВИРОВАНИЕ, в Outlook 2010 - НАСТРОЙКИ АВТО-АРХИВИРОВАНИЯ.
- Активируйте опцию АВТОАРХИРОВАНИЕ КАЖДЫЕ Х ДНЕЙ и укажите интервал, с которым должно выполняться архивирование.
- Если вас раздражает необходимость подтверждать диалоговое окно для каждого процесса архивирования, отключите параметр НАЧАТЬ АВТОАРХИРОВАНИЕ ПОСЛЕ ПОДТВЕРЖДЕНИЯ.
- Если вы помечаете электронные письма, которые вам больше не нужны, как просроченные в Outlook и не хотите их архивировать, активируйте опцию УДАЛИТЬ УСТАРЕВШИЕ ЭЛЕМЕНТЫ (ТОЛЬКО ПАПКА ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ).
- В любом случае активируйте опцию АРХИВИРОВАТЬ ИЛИ УДАЛИТЬ СТАРЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ.
- Если активировать параметр ПОКАЗАТЬ ПАПКУ АРХИВА В СПИСКЕ ПАПОК, Outlook автоматически откроет файл архива после архивирования и отобразит его в списке папок. Это означает, что вы можете продолжить немедленный доступ к архивным данным, но тогда вам придется отказаться от преимущества скорости передачи данных на аутсорсинг.
- В поле DELETE ELEMENTS IF OLDER THAN укажите, сколько лет должно быть данным, чтобы они были перемещены в архив (или полностью удалены).
- Если данные должны быть перенесены в архив, активируйте опцию ПЕРЕМЕСТИТЬ СТАРЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ В и выберите нужную папку с помощью ПОИСКА или введите имя нового файла архива, который Outlook должен создать, в поле рядом с кнопкой.
- Если вместо этого вы хотите безвозвратно удалить старые данные, активируйте опцию НАКОНЕЦ УДАЛИТЬ СТАРЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ. Чтобы все старые элементы были немедленно удалены, нажмите ПРИМЕНИТЬ НАСТРОЙКИ ДЛЯ ВСЕХ ПАПКИ, но помните, что это нельзя отменить.
- Закройте диалоги.
